成果をあげない人ほど働き､｢忙しい｣と嘆くワケ
長く職場にいて、たくさん仕事をするほうが、高く評価される時代が続いていましたが、これからは生産性が重視されていくでしょう（写真：PeopleImages／iStock）
「すぐ行動に移せない」「人に時間を奪われる」……多くの人が時間を無駄にしたことへの悩みを抱きがちだ。そんな人たちに向けて、30年間、起きている時間すべてを時間割に落とし込み、労働時間は半分・収入を数倍にした経営コンサルタントの藤井孝一氏が、カンタンかつ画期的な時間管理術を提案。今回は生産性をあげるためのちょっとした工夫を、藤井氏の著書『すぐ動けない人のための時間割仕事術』から一部を抜粋・再構成してお届けする。
「重要でないこと」は意外と多い
「いつも時間がない人」の共通点は、とてもシンプルです。「忙しい、忙しい」と言っていても、よく精査してみると、大したことをやっていないということはよくあります。
例えば、探しものをする人は少なくないと思います。大塚商会の調査によると、ビジネスパーソンは年間約150時間、労働時間の実に1割近くを探しものに費やしているそうです。
「あの資料はどこにしまったっけ」とか「連絡先はどこだっけ」とか、「ふせんが見つからない」とか「あの言葉はなんだっけ。検索してみよう」という具合です。さらには「今日、何、着ていこう」と悩むこともあると思います。
ネット検索していて、関係ない別のことにどんどん深入りしていくのも、広義の探しものに含まれます。
資料やデータをちゃんと整理しておく。ムダなネットサーフィンはしない。着ていく服は前日に決めておく。それだけでよけいな探しものに時間をとられなくてすみます。
また段取りが悪いのも、やるべきことを増やす一因になります。よく「二度手間」といいますが、1回ですむことを二度も三度もやっていれば、時間も足りなくなるでしょう。気づけば「いつも時間がない人」になってしまいます。
よく、忙しくて時間がない人は、仕事ができる人と勘違いされがちです。しかし、そんなことはまったくありません。やるべきことが増えれば、作業効率は下がるからです。
ピーター・ドラッカーは「成果をあげていない人のほうがよく働いている」と言っています。理由は、成果のあがらない人ほど、仕事に求められる時間を過小評価しがちだからです。また、彼らは複数の仕事を同時進行しようとするからです。
性質の異なる作業を同時にいくつもこなそうとすると効率が落ちます。しかし、ビジネスパーソンの典型的な1日を考えると、朝から上司に報告したり指示を仰いだり、取引先のメールに対応し、資料をつくり、その間に会議や打ち合わせに参加し、クレーム対応をし、部下の相談にまで乗ったりしています。
こういう人は、一見できるビジネスパーソンに見えますが、一つひとつの仕事の効率は決してよくありません。ミシガン州立大学の実験でも、複数の仕事を同時にこなそうとする人は、一つの仕事に専念する人よりも生産性が25％も低かったそうです。
また、内閣府の調査「ワーク・ライフ・バランス社会の実現と生産性の関係に関する研究」によれば、1人当たりの労働時間が10％減少すると、1時間当たりの労働生産性は25％高まる、と報告されています。
つまり作業量が減れば、生産性はあがる。
作業量が増えれば、生産性は下がるのです。
考えてみれば、当たり前ですよね。やることが多くなって、忙しくなれば、それだけ集中力が落ちます。脳の働きも下がってきて、後半になればなるほどパフォーマンスが落ちてきます。
さらに自分のキャパシティを超えてくると、ストレスがたまって、体調がくずれる。どんどん生産性が低くなるので、成果も出なくなるというわけです。あれもこれもやろうと思って、仕事量を増やしてしまうと、一つひとつの成果も低くなっていくだけです。
少ないことを集中してやったほうが、より早く仕事は終わるのです。だから作業量はできるだけ減らしたほうがいいのです。
「仕事が多くて」と自慢げに言う人を見たら･･･
長く職場にいて、たくさん仕事をするほうが、高く評価される時代が続いていましたが、これからはそういう時代ではないのです。「いやあ、仕事が多くてね」と自慢げに言う人を見たら、「いやあ、仕事をこなす時間が遅くてね」と言っているのと同じだと思いましょう。
これからの世の中は、生産性がとても重要になってきます。どれだけたくさんの量の仕事をこなしたか、ではなく、どれだけ短時間に質の高い仕事ができたか、生産性に評価のポイントが移っていくでしょう。要するに、できるだけ働かずに、成果をあげられる人が高評価を得るのです。
しかし現状ではあいかわらず、長時間働いて、実は成果もそれほどではない、生産性が低い人が幅をきかせている職場もあります。自分の職場がまだ旧態依然として、そういう人たちがたくさんいるなら、彼ら彼女らを反面教師にして、そうはならない方法論を学んでいく勉強の場にしてしまうのもいいでしょう。
生産性が低い人の特徴は、全体を俯瞰するプランがなく、ゴールも設定されていないことです。サラリーマンの仕事でも、だいたい「いつまで」という期限は決まっています。でも、「これだけの時間内にこれだけの仕事をやる」ということを意識して、時間を使っている人はあまりに少ない気がするのです。
冷静に考えたら、毎日仕事に割ける時間は決まっているはずです。だからその時間を意識して、プランを立てる必要があります。
今の私の場合、仕事に割く時間は1日に最大でも7時間と決めています。それは自分の人生の中で色々とやりたいことがある中で、仕事に費やせる時間がどれくらいかを計算して出した数字です。週に直すと最大35時間くらいが仕事に割ける時間です。それ以上は絶対に働かないという気持ちでいます。ただ、残念ながら実際にはオーバーすることもあります。
それでも目安としては、そういう�猴住�〞を設定して仕事をしています。そうすると、効率よく仕事が進みます。
お金でも、使うときは上限を定めて、「この予算内でやりましょう」と決めるはずです。それなのに、時間は無限に使えると思ってしまうのは不思議です。お金も時間も同じです。だから、締め切りを決めて、自分で時間を管理し、決めた時間内に決めた仕事を終わらせるプランをつくることです。それが、生産性の高い仕事をする上で不可欠だと思います。
�狢腑肇�〞の時間帯を意識する
生産性があがらない人で、意外に盲点になっているのが、自分のコンディションを意識していないことです。私は集中して一人で仕事をするのは午前中と決めています。午前中が一番集中できる時間帯だからです。
午後は集中力が切れるので、人に会ったり、出かけたりする仕事を入れます。自分のコンディションに応じて、そうした配分を上手にしておかないと、生産性はあがりません。
よくあるのが、「この企画書、書くのがしんどいな」とか「報告書をつくるのがたいへんだな」など、ある程度エネルギーを使う仕事を抱えているとき、つい後回しにしてしまうことです。
午前中は何となくやりたくないので、ネットを検索したり、メールを書いたり、グズグズしていて、お昼は、ランチのあとぼーっとウトウトし、夕方くらいに、せっぱつまって重い腰をあげるというパターンがよくあると思います。
サラリーマン時代の私もそうでした。
午前中は前の晩の飲み会でクタクタで、全然仕事をする気が起きません。お昼すぎは、ひたすら睡魔との戦い。ようやくエンジンがかかりだすのは夕方ですが、夜にはまた飲み会が入っていて、「ほとんど仕事をする時間がないっ!」という、まるで生産性ゼロの状態でした。自分のコンディションを見ながら時間配分するのが、生産性をあげるには大事です。
刺身でいえば、午前中は私にとって�狢腑肇�〞です。その時間は集中して仕事をする時間にあてています。午後のぼーっとする時間は�狎嵜�〞です。そこはデスクワークをしても能率があがらないので、人に会いに行くか、さっさとスポーツジムに行きます。
夕方から夜は、多少疲れてはきますが、締め切り効果も効くので�狠罐肇�〞といえます。翌日の段取りを考えたり、メールを返したり、インプットをするなどに適しています。
そんなふうに1日の中で自分のコンディションがどのように変化するのかを考えながら、上手に時間配分していくことが大事です。
