Excelのイライラを我慢する？ うっかり上書き防止、起動時の時短など、カンタン解消する使い方
作成した見積書や企画書などにデータを入力、修正、追記することで業務の基盤を支えてくれる。
Excelの見積書や企画書に記録したデータを修正、追記で、効率よく作業をする際に多用するのが「Ctrl」＋「S」などのショートカットだ。
しかし、間違ったデータをつい上書きし、
「しまった！」
と思ったことが、一度や二度はあるのではないだろうか？
筆者ももちろん、ある。それも一度や二度どころではない。
今回は、そんなときに役立つ方法を紹介しよう。
●バックアップファイルを作成する方法
1つの対策としては「バックアップを作成する」を設定して運用してみよう。
バックアップを作成するファイルを開き、「名前を付けて保存」画面の「ツール−全般オプション」で「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れる。
「ツール−全般オプション」で開いた画面で「バックアップファイルを作成する」にチェック
バックアップファイルを作成する方法を使えば、うっかり上書きをしても一回だけなら、元に戻せる。
しかし、バックアップファイルを作成する方法にも不便な点がある。
・ファイルごとにいちいち設定しなければならない
・二回上書き保存をしてしまったら、最初のファイルまではさかのぼれない
・バックアップファイルは「.xlk」という拡張子で保存され、そのままでは利用できない
・不要になったバックアップファイルをいちいち削除するのは面倒
・不要なバックアップファイルを放置しておくとハードディスクの容量を圧迫させる
そんな折、便利で超カンタンな“うっかり上書き防止法”を発見した。
現在は、この方法を採用している。
●コピーを簡単に作成して保存するワザ
通常はファイルを開くとき、ファイルをダブルクリックして開く。
しかし、この方法では、
・ファイルを右クリックする
・メニューから「新規」を選んで開く。
ファイルを右クリックして「新規」を選択
この場合、「新規」といっても、真っ白なExcel画面が開くわけではない。
指定したファイルがコピーされた状態で開くのだ。
ファイル名は、指定したファイルの末尾に「1」が付加される。
ファイル名の末尾に「1」が付加される
この状態で編集し、追記などを行う。
ここで、うっかり「Ctrl」＋「S」を押して保存しても心配は無用だ。
この場合は、上書き保存ではなく、「名前を付けて保存」画面が開くからだ。
つまり、新しい名前を指定して保存することになるので、オリジナルのファイルは変更されない。
もし上書き保存したい場合は、オリジナルのファイル名で保存をすればよい。
コピーで開いたファイルは、不要だと思えば、閉じる際に「保存しない」を選択すれば破棄される。
「Ctrl」＋「S」などショートカットを多用する人には、ミスを防げる技だ。
なお、この方法はWordやPowerPointでも利用できる。
このほかにもExcelの「ちょっとした不満」を解決する設定を紹介しよう。
●新規画面を開くときのテンプレート一覧がうっとうしい
Excelの新規画面を開くとき、テンプレート一覧画面が表示される。
この画面にイラっとしたことはないだろうか？
筆者はテンプレートを使用することがない。
そのため、すぐに真っ白な新規画面が開けないので、イラッとしていた。
テンプレート一覧の画面が表示されるのが煩わしい
テンプレート一覧画面は、設定でスキップすることができる。
「ファイル−オプション」でExcelのオプション画面を開く。
「基本設定」の一番下「このアプリケーションの起動時にスタート画面を表示する」のチェックを外す。
これだけで、テンプレート一覧が表示される画面をスキップして、すぐに新規画面を開くことができるようになる。
オプション画面で設定できる
テンプレート一覧をスキップするのは、ほんの1秒程度のことかもしれない。
しかし、この僅かな時間が「イライラ」の原因にもなる。
WordやPowerPointでもこの設定が可能だ。
●以前のバージョンのように初期値でシートを3枚用意したい
以前のExcelでは、新規ブックを開くと、シートは3枚用意されていた。
しかしExcel 2013からはシートは1枚だけとなった。
筆者の場合、複数のシートを使うことが多い。
例えば
・1シート目に台割を作成
・2シート目にその備考を記載する
といった具合だ。新規シートを開くには「＋」ボタンを押せばよいだけなのだが、それが煩わしい。
そこで、新規ブックがシート3枚の状態で開く設定にして使っている。
「ブックのシート数」で任意の数字を設定する
Excelは、ほんの少しの変更で自分好み、快適な使い勝手になる。
少しのイライラでも、我慢して使うのではなく、設定を少し変えて快適にする。
そのほうが、時短にもなり、ストレスを減らすことができるのだ。
内藤由美
