そのまま使える！「英文メール＆資料」書き方帳【後編】
定型の文面で書いてしまいがちな英文メール。日本語と同様、ちょっとした気遣いで相手の印象も大きく変わってくる。身近なシチュエーションごとの丁寧な文例を一挙公開。
■応用編-2
【案内・招待・お知らせ】
日時、場所などの情報は箇条書きで具体的に記す。We would be delighted if you could come〜は「あなたがもし来てくださると私たちは嬉しいです」と相手を招待したい場合によく使われる。
▼忘年会
会社の忘年会が12月14日（月）、10階のレストランで開かれます。ぜひ参加しておいしい食べ物と飲み物を楽しみましょう！
日にち：12月14日（月）
時間：18時〜21時
場所：10階のレストラン
連絡先：広報チーム（内線xxxx）
The firm will organize the year-end party on December 14 （Mon） at the 10th floor restaurant. Please come by to get some good food and drinks!
Date: December 14 (Mon)
Time: 18:00-21:00
Location: Restaurant（10th floor）
Contact: Public Relations Team（ext. xxxx）
▼先輩とランチ
来週、一緒にランチはいかがですか？ 近況をお聞かせいただれば幸いです。ご都合の良い日にちをお聞かせください。
Would you be available for lunch sometime next week? It would be really nice to catch up. Please let me know what days would work for you.
▼オフィス移転
2016年３月をもちまして東京オフィスが恵比寿から六本木に移転することをお知らせいたします。4月1日からの新しい住所と電話・FAX番号は以下となります。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
This is to inform you that the Tokyo office will relocate from Ebisu to Roppongi as of March 2016. Please note our new mailing address and phone/fax numbers below, effective from April 1, 2016. We apologize for any inconveniences caused, and look forward to serving you from our new office.
【催促】
at your earliest convenienceは、「ご都合がつきしだい」と、早めに対応してほしいことを伝える表現。そのほかにもtouch base with〜は「〜（相手）から情報を聞く」という意味で、直接でない丁寧な表現。
▼返事
詳細な手順につきましては後ほどお電話でご連絡いたします。ご質問や気になる点などございましたら、その際にお知らせください。
We will call you shor tly to follow up with the detailed instructions. If you have any questions or concerns, please let us know then.
▼資料送付
貴社のサービスに関する追加資料の依頼についてご連絡差し上げました。状況をご確認いただけませんでしょうか。
I'm e-mailing you to follow up on our request for additional details on your services. Would you please check on the status as soon as possible?
▼予定確認
11月5日にお送りした、11月20日のイベントに関するメールについてご連絡しました。内容をご確認のうえ、お早めにお返事いただけますでしょうか。
This is to follow up on the e-mail I sent you on Nov 5, regarding the event on Nov 20. Would you please confirm and get back to us at your earliest convenience?
【クレーム】
I am writing to inform〜that……は、「〜に対して……についてお知らせします」という頻出表現。I would appreciate your immediate attention to〜は、「〜に早めに注意を向けてほしい」という強い表現。
▼納期遅延
8月25日に注文した商品が届いていないことをお知らせいたします。状況の確認をお願いできますでしょうか。早急にご対応いただけますと幸いです。
I am writing to inform you that we have not received the item we ordered on August 25, and would like to check on the status. I would appreciate your immediate attention to this matter.
▼支払い遅延
弊社の記録によりますと、請求書#1225ABCの支払いが遅延しております。早急にご対応いただけますと幸いです。
Our records show that the payment for invoice #1225ABC has not yet been made. We would appreciate your immediate attention to this matter.
▼納品ミス
最近購入しました商品番号#3348の商品について申し上げます。カタログに記載された商品と異なっています。届いた商品の写真を添付いたします。調査をしたのち迅速にご対応いただけますでしょうか。
We would like to submit a formal complaint regarding item #3348 that we recently purchased. The product regrettably did not meet the descriptions detailed in your catalog. Attached is a photo of the product we received. Would you please look into this and get back to us as soon as possible?
▼自社社員への戒め
当社の新入社員の不適切なふるまいについてお伝えいたします。今朝、エレベーターの中で大声で話していました。エレベーターの中では静かにするようにご指導ください。
I would like to call your attention to the inappropriate behavior of our new hires. They were talking loudly in the elevator this morning. I believe you should advise them to be quiet in the elevators.
【お詫び】
I apologize for the short notice, but〜は、突然の連絡をわびる際によく使われる表現。due to a schedule conflictは、時間的な都合が付かないときによく使われる。
▼ミーティング日程の変更
直前のご連絡で申し訳ないのですが、木曜日に予定していたミーティングを来週に変更していただけないでしょうか。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
I apologize for the short notice, but would it be possible to reschedule our meeting this Thursday to sometime next week? I'm sorry to trouble you.
▼誤情報送付のお詫び
11月7日の15：38に送信したメールの内容に誤りがありました。昨年の日程が記載されており、下記が正しい日程となります。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
There has been an error in the e-mail I sent you on November 7th at 15:38. The dates indicated were from the previous year, and we have included the corrected dates below. Please accept my sincere apologies for the confusion that this may have caused.
▼支払いの遅れ
新しい支払い承認プロセスを導入したことにより、注文の支払いが遅れますことをお詫びいたします。来月分の注文と一緒にお支払いいたします。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
We regret to inform you that there will be a delay in payment for our recent order due to the introduction of our new sign-off process. The payment will be processed with next month's orders. We apologize for the inconveniences caused.
▼ミーティングのキャンセル
大変申し訳ないのですが、チームメンバーの予定が変更になっため、12月8日のミーティングをキャンセルさせていただきたくご連絡しております。ご迷惑をおかけしてすみません。後ほど、再調整の連絡をします。
I'm afraid we need to cancel our meeting on Dec. 8 due to a schedule conflict for one of our team members. We deeply apologize for the inconvenience caused, and will contact you shortly to reschedule.
▼進捗の遅れ
技術的な問題により遅延が発生し、お約束した期日までにご要望にお応えできません。ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。できる限り早急に対応いたします。
I regret to inform you that due to technical problems, there will be a delay in completing your request. We are sincerely sorry for the inconvenience caused, and will do everything we can to speed up the process.
【確認】
誰かが送ったメールが誤って自分宛てに届いてしまうことは、ビジネスの現場でも起こりうる。be intended for〜（この場合は「〜に宛てられた」）を使って、送信した人に早急に返信するとよい。
▼宛先の間違い
こちらのメールの宛先が間違っているかと思うのですが、ご確認いただけますでしょうか。
I believe this e-mail was intended for another person. Would you please confirm?
▼ミーティングの予定
明日のビデオ・カンファレンス・ミーティングの詳細をお送りいたしますので、ご確認ください。
日にち：11月5日
時間：9：00AM（日本時間）
場所：Room 8（Tokyo）, Room 50C（NY）, Room 8A（LON）
当日はよろしくお願いいたします。
I'd just like to send you the details of tomorrow's video conference meeting for confirmation.
Date: Nov. 5
Time: 9:00 AM JST
Venue: Room 8（Tokyo）, Room 50C（NY）, Room 8A（LON）
We look forward to talking with you then.
▼ミーティングの内容
昨日は、XXXについての打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。次の手順についてご確認いただきたく思います。以下をご覧いただき、お気づきの点や変更点、補足事項、コメントなどございましたら、早急にお知らせください。
Thank you for taking time yesterday to discuss XXX. To follow up on our discussion, please review below and confirm the next steps. If you have any concerns, changes, additions or comments, please let me know as soon as possible.
【お祝い・お見舞い・お悔やみ】
Congratulations on〜は、（〜のことについて）お祝いする、という頻出表現。send all the best to〜は、「〜にご多幸がありますように」という意味の慣用表現。生まれたばかりの赤ちゃんはa new arrival。
▼お悔やみ
10月1日、xxさんが逝去されました。謹んでお悔やみ申し上げます。
I am sad to inform you that Mr. xx passed away on Oct 1.
▼昇進
昇進おめでとうございます！ 素晴らしいニュースを嬉しく思うとともに、新しい役職でのご活躍をお祈りしております。
Congratulations on your promotion! I am happy to hear the great news, and wish you the best in your new role.
▼結婚
ご結婚おめでとうございます！ 末長いお幸せをお祈りいたします。
Congratulations on your marriage! I wish you both the best for the years to come.
▼出産
お子様のご誕生おめでとうございます！ 良い知らせを聞けて嬉しい限りです。あなたと奥様、そして新しい命にご多幸がありますように。
Congratulations on the birth of your baby! I am delighted to hear the great news and send all the best to you, your wife and your new arrival.
■資料編
【会議前の作成資料】
外資系企業をはじめとする英語でのミーティングでは、会議前の資料として「Agenda」を送る。会議の前に送るのがルール。議題は簡潔に書く。その際、議事を進行する「organizer」の名前を書く場合もある。
［1］Weekly（週間）、biweekly（隔週）、monthly（月例）など開催頻度を明記
［2］電話会議などに参加する際に入力するコード
［3］欠席の連絡があった人も記載する
［4］海外拠点との電話会議を行う場合、調整を担当するホストの拠点を明記
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上智大学卒。秘書業を経てゴールドマン・サックスに勤務。現在は別の外資系企業に勤めながら医学英語の講師を務める。著書に『英語のお手本』。
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（監修＝マヤ・バーダマン 構成＝菊地正憲）
