ビジネスユーザー必見！仕事に役立つエクセルの技 5連発

2011年3月26日 10時0分

ビジネスユーザーの中には、仕事でExcelを使っている人も多いだろう。Excelで表を作れる人でも、ちょっとした使い方がわからずに悩んだことはないだろうた。そういったトラブルは、Excelに詳しい人に聞いてみると、簡単に解決できてしまうことがある。そこで今回は、仕事に役立つExcelの技を紹介しよう。

■限られた時間を有効活用するPC技！ビジネスを加速する無料ソフト3連発

パソコンの前でムダに過ごす時間を減らせれば、ビジネスの貴重な時間を確保できる。空き時間ができたら、人と会ったり、資料や情報を収集するなど、次のビジネスにつながる作業ができる。今回の知っ得では、パソコンの自動シャットダウンやロック、使用時間の制限などで、時間の有効利用をサポートしてくれる無料ソフトを紹介しよう。

■書類作成の作業を簡略化するPC技！Excelのマクロ記録を徹底活用

Excelの書類中に定型の表を入れたり、決まった書式を設定したりするなど、よく行う操作があるならマクロに登録してしまおう。マクロには連続した操作を記録でき、ショートカットキーを1回押すだけで呼び出す機能があるので、面倒な作業を簡略化できる。「マクロ記録」の機能を使えば、プログラミングの知識なども必要なく、いつもの操作を記録するだけなので簡単だ。

■重要書類を安全に扱う！Excelファイルにセキュリティを設定しよう

見積書や請求書、プロジェクトのスケジュールなど、Excelで作成した重要書類を関係者間でやりとりすることがある。そんなときに怖いのは、情報の漏洩や改ざんだ。Excelには、ファイルにパスワードを設定したり、ワークシートを部分的にロックしたりする方法が用意されている。関係者以外ファイルを開けないようにしたり、内容を編集できないように設定したりする方法を知っておこう。

■業務を効率化！コメントの挿入で部下が作ったExcelファイルを手早くチェック

部下が作ったExcelファイルや、プロジェクト内で回覧中のファイルがあるとき、コメントを付ける方法を知っておくと業務を効率化できる。わざわざ紙に印刷して手書きで指示を書き込むのは非効率的だし、紙資源もムダ。コメントの付け方、わかりやすい書式の設定方法などについて学んでみよう。

■社内会議で失敗しない　～白黒印刷でもわかりやすいExcelグラフを作る