ふだん何気なく使っているパソコンだが、ちょっとした工夫やヒントで効率よく仕事ができたり、今まで以上に便利に使えたりするテクニックがある。そんなパソコンの便利な活用術を紹介しているのが「知っ得！虎の巻」だ。パソコン初心者だけでなく、上級者にも役に立つ技も数多くある。そんな「知っ得！虎の巻」の記事の中からビジネスに役立つパソコンの裏技を振り返ってみよう。

■ファイル作成が部下任せだってバレないようにするには？
企画書や提案書など、別の人が作ったファイルを基にして作成するということはよくあること。ところで、WordやExcel、PowerPointといったOfficeファイルには、自動的に作成者の名前が情報の1つとしてファイルに追加されていることをご存じだろうか？


■取引先ごと？　書類の内容ごと？　フォルダーの分類方法に悩んだら
ファイルの管理では、フォルダーの分類がキホン。しかし、取引先ごとに分けるのか、見積書、企画書といったように書類の内容で分けるのかなど悩むことも多い。結局は見積書は見積書でまとめ、その中で取引先ごとにフォルダー分けしているなんていうこともあるのでは？　そうなると、たとえばA社関連のファイルを全部見たいというときには、結局あちこちのフォルダーを探し回ることになる。こんなときに便利なのがWindows 7の「ライブラリ」機能だ。


■書類の作成時間を3割削減！Excelのショートカット術
Excelはビジネスマンにとって使用頻度の高いアプリ。見積書や請求書などの計算書、報告書などの定型書類まで作成することもある。文字や数値をキー入力し、マウスでメニューを選ぶのが基本操作だが、入力機器の持ち替えは時間がかかるし、肩が疲れる原因になる。日付や合計を一発で入力できるショートカットキーを覚えて、作業時間の削減と疲労の軽減を実現しよう。


■無料PDF作成ソフトを活用しよう！PDFから社外秘を切り離すPC裏技
ニュースリリースや企画資料、見積書などさまざまなビジネス書類をPDFでやりとりする機会が増えている。今回紹介するのは、PDFファイルの管理に関する無料ソフト。まずは、あらゆるアプリで作成したファイルをPDF化してみよう。続いて、PDFのページを分割・結合するソフトを使い、関連PDFを1つのファイルにまとめたり、企画書から社外秘情報が入ったページを切り離したりしてみよう。


■スマホをビジネスに徹底活用！移動中にドキュメントをチェックして仕上げる
もう少しで書類が完成するのにもう外出しなくちゃならない。そんなときは移動時間を活用して仕上げてしまおう。だからといって重たいノートパソコンを持ち歩く必要はない。iPhoneやAndoroid端末にデータを移して、移動しながら閲覧・編集する方法があるのだ。これなら外出直前に、部下から書類のチェックを依頼されても、笑顔で引き受けることができる。


編集部：池田利夫＋岡本奈知子（ジャムハウス）
制作編集：エヌプラス
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