ホウ・レン・ソウの「ホウ」！ 仕事の進捗やトラブルを上司に報告するときのポイント3つ

仕事で大事なのは、昔も今も報告・連絡・相談です。自分が今何をしているのか、どこまでできていて、どんな問題があるのか。これをうまく上司に知っていてもらうことで、ミスも失敗につながらず、「仕事がデキる部下」と評価されます。今回はそんな「報告」において、「タイミングと順序が大切」であるということを確認しましょう。

■報告のタイミングは、「すぐ聞く」

頼まれた資料ができた、取引がうまくいったという報告をしたい。でも、上司は電話中だったり険しい顔をしてパソコンに向かっている。しかもスケジュールを見ると、あと10分でどうやら会議に行ってしまうようだ。こんなときどうしますか？ 報告を後回しにしてしまっている人も多いのではないでしょうか。

仕事の報告のタイミングは早いほど良いです。たとえ上司が忙しそうでも、報告はすぐにした方が良いのです。とは言っても上記のような状況では声をかけにくいのも事実。そんなときには「○○の件で、今お時間よろしいでしょうか？」と上司本人に聞いてみましょう。そうすれば、本当に忙しい場合には「今忙しいから会議が終わって戻ってきてから来て」とか、「会議中にメール見るから送っといて」などと指示があるはずです。それに従えば良いのです。

何か問題が発生したという報告の場合、上司が忙しいからと言って報告を後回しにすると問題がさらに大きくなってしまうことがあります。それを知っているからこそ、上司は部下からの報告をちゃんと聞いてくれるはずです。

■報告には「私は〜思う」は不要

いざ報告するときにはどのように伝えれば良いでしょうか。報告で大切なのは順序です。まず「結論」から伝えましょう。言いやすいのは時系列かもしれませんが、聞いている側からすれば「まどろっこしい」のです。仕事の報告では、とにかく結論を最初に伝えるように心がけましょう。

必要なら結論の次に事実を述べます。「○○の件、おおむね仕様が決まりましたが納期で問題があります。○○の部分が1週間間に合いそうにありません」などと並べていきましょう。ここで大切なのが、「主観は必要ない」ということです。「私は○○なら頑張って1週間の納期短縮をお願いできると思うのですが……」などと言いたくなるかもしれませんが、それは事実ではありません。感想や憶測といった主観は、「だから何なんだ」と言われる程度の内容なのです。信頼されている人なら「あなたならどう思う？」と聞かれたときに答えれば十分です。

■新人の内に失敗しておこう

報告は、新人のうちは慣れないのでうまくいかないこともあるでしょう。すぐに報告できなかったり報告内容が長すぎたりします。でも、上司から注意を受けたり先輩の様子を観察するうちに慣れてくるものです。問題なのは、中堅社員になっても報告が苦手な場合です。新人のうちに失敗して学んでこなかったために、もう注意してもらえないような存在になってしまうことがあるのです。そうなってしまったら、社外で「学ぶ場」を持ってみたり、よほど心を入れ替える必要があるでしょう。

いかがでしょうか。たかが報告ですが、仕事は一人でするものではない以上大切なこと。タイミング良く、順序良く報告できるようになりたいですね。

（ファナティック）