表計算｢作った本人が退職｣会社で起きる大混乱
会社で起きる表計算ソフトを巡るさまざまな問題とは？（写真：taa / PIXTA）
「デジタル化できない企業経営者の困りごと、悩みごとで最も多いのは“どうすればよいのか、まったくわからない”という漠然としたものです」――。そう語るのは、数多くの中堅・中小企業のデジタル化に携わってきたベルケンシステムズ代表・鈴木純二氏。多額の費用をかけてシステムを導入したにも関わらず、「使えない」状況に陥るのはなぜなのか？鈴木氏が上梓した『アナログな会社を劇的に変える 中小企業のための会社を正しくデジタル化する方法』を一部抜粋・再構成し、 どこの会社でも導入している「表計算ソフト」を例に解説します。
長い間、「日本企業は生産性が低い。その原因はデジタル化が遅れているからだ」と国内外から言われ続けてきました。
40年近くもの間、コンピュータをはじめとするデジタルの世界に身をおいてきた私にとって、このように揶揄される状況であることは非常に心苦しく、じくじたる思いです。
デジタル化の初期にありがちな思い込み
どうして日本はデジタル後進国になったのか？
特に中小企業の経営の現場には、デジタル化を阻むどのようなハードルがあるのか？
多くの経営現場を見てきた私が思う最大のハードルは、デジタル人材の不足だけではなく、デジタル化特有の「買い方」と「進め方」に対する社長の理解不足、あるいは見当違いです。
また、こうした理解不足が原因で、多くの社長が過去にデジタル化にチャレンジして手痛い失敗を経験しているのです。
ここでは、デジタル化の初期段階にありがちな思いこみについてお話ししましょう。
デジタル化の初期段階とは、電卓仕事からパソコンを使った仕事に切り替わった段階です。
「会社に1つ以上のメールアドレスがあり、ホームページも業者に作ってもらった。簡単な計算は表計算ソフトでやっている。パソコンはネットワークに接続されており、ファイルやプリンターの共有ができている」といった状態をイメージしてください。
しかし、「あいかわらず取引先からの注文は紙やファックスで送られてきて、社内処理も社内伝票など紙での運用が多く残っている」といった状態でもあります。
ここから一歩抜け出し、何らかの業務システムが導入されていたとしても、データ入力など人の手によって処理する業務が多い場合は、初期段階といえるでしょう。
さて、このレベルの会社では多くの場合、表計算ソフトが多用されています。その中身を拝見すると、むずかしい関数や、ときにはマクロ(※表計算ソフト上で決まった操作を登録し、ワンタッチで実行できる機能)まで組まれているケースが多くあります。
なかには、「当社は全部表計算ソフトのデータで仕事をするようになっているので、かなりデジタル化が進んでいると思っています」と胸をはる社長も見かけます。表計算ソフトをうまく使っていれば会社のデジタル化は充分なのだ、というにわかには信じられない誤った認識の経営者が少なくないということです。
ソフトを高度に使いこなすことは難しい
表計算ソフトを高度に使いこなすことについて、頭から否定することはいたしませんが、表計算は表計算です。
あくまでも表のなかで縦横の計算をするのがこのソフトの役目です。データとデータの間の連係とか、データの書式を定型化する考え方がまったくなく、そもそもそのようには作られていないものなのです。
日々大量にくる受注や、それに応じて発行しなければならない発注書を自動作成するための専用ソフトではありません。生産計画を立案して実績を管理する専門ソフトでもありません。
もちろん、スタッフの手で売上分析や予実管理のために使うのであればまったく問題ないのですが、これを企業の日常業務に組み込もうというのは考え違いです。
それらの業務に表計算ソフトを無理矢理使おうとすると、どうしても関数や高度な機能を多用することになります。そうしないと使えないからです。
表計算ソフトは表を計算するためのソフトなので、表の外側とのデータ連係は基本的にできない、または機能不足です。したがって複数の部門間にまたがる仕事を表計算ソフトでこなそうとしても、おのずから限界があります。
仕方なく、表から表へデータのコピー＆ペーストを頻繁にするようになり、その単純作業が社員の仕事の一部になってしまいます。こうなると、表計算ソフトはもはやデジタル化を阻む「業務のハードル」と言わざるを得ません。
この状態を私は、「表計算ソフトへの過度な依存がデジタル化を阻害している」と呼んでいます。
さらに、表のなかに高度な関数や機能が組み込まれていた場合、作った本人以外の人には判読がむずかしくなります。そのため、時が経過するにつれ、しまいには改造すらできない状態になります。
表をつくった本人が退職し大混乱
会社によっては、「この表を作った人はもう会社にいない。中身を修正したくても、難解でまったく理解できないからいじることができない。この表が運用できなくなったら、どうしたらいいのかわからない」こともあります。
実際、お客さまのところにお邪魔している際に、総務部門の担当部長が困った顔で「鈴木先生、この表が複雑で困っています。少し修正したいのですが、どんな処理をしているかわかりませんか？」と聞いてこられたことがあります。
その表を作った張本人はすでに退職しており、ファイルだけが残ってしまったそうで、表に数字を入れると必要な伝票が出てくる構造になっていました。しかし、中身の詳細は私が見ても皆目見当がつかず、早々に諦めるようにお願いするしかありませんでした。
このような会社でデジタル化を進めようとすると、業務内容を分析するために、その難解な表を読み解かねばならず、このために膨大な工数がかかることもしばしばです。
つまり、「表計算ソフトに入力すれば、後はソフトが自動的にやってくれる」といったことは誤解にすぎず、たいていの場合は表を運用するために、社員がかなりの時間をパソコン作業に費やしていたり、表計算ソフトがある日突然バージョンアップしていつも使っている表が使えなくなるなど、事業継続上危ない橋を渡っているのです。
どうでしょう。みなさんの会社には、表計算ソフトが立ち上がっているパソコンと一日中にらめっこをしている社員が複数社内にいませんか？
表計算ソフトの使い方の解説本が社員の机に並んでいることはありませんか？
このような光景を見たら、それは御社のなかにデジタル化推進を阻む高いハードルがある証拠なのです。
会社のデジタル化レベルをチェック
最後に、簡単な自己診断法を掲げておきます。次のどれか1つにでもチェックが入るようであれば、その会社はデジタル化レベル初期段階です。
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正しいデジタル化により、お客さまへの提供価値を継続的に高めて社内の生産性も同時に上げてゆくにはどうすればよいのか。
そのために社長が取るべき行動と成長へのロードマップについては、拙著『中小企業のための会社を正しくデジタル化する方法』で詳しく解説しました。ぜひ参考になさってください。
（鈴木 純二 ： 中小企業向けIT化コンサルタント）
