トヨタ式報告書は「7ステップ」をA3用紙1枚
■対策立案では終わらない
トヨタ社員は問題解決のための7つのステップ（場合によっては8つ）を新入社員研修のときから繰り返し教えられる。さらに、そのステップによって導かれた結果をA3・1枚にまとめるという習慣が根付いている。
「自分や会社が抱えている問題などについて、社員は日常的にこのやり方を使っています。入社1年目、4年目、8年目の社員研修時には大量の課題を与えられ、それをA3資料にまとめるという特別な時間が設けられます。現在のトヨタが置かれている立場についてどう考えるか、などキャリアが上がるにつれ、課題内容のハードルは高くなっていきます」（人材育成支援会社OJTソリューションズ・大鹿辰己氏）
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Q. あなたは営業部の課長です。このたび、会社の経営方針として営業部の売り上げ目標達成の強化が打ち出されました。課長であるあなたには、この方針を実現できる対策を立案し、報告書としてまとめるようにとの指示がありました。効果的な対策を立案し、わかりやすく報告書としてまとめるにはどうしたらいいでしょうか。
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早速、その方法論を手順を追って学んでいこう。
まずIの段階では、「本来あるべき営業部隊の姿」と「現状」を確認して、そのギャップを明確にする。IIでは、数値的に現状把握をするため、昨今の営業の衰退ぶりについてグラフなどを用いて洗い出す。そのうえで、IIIにおいて今後、営業活動をどの程度増やすかという目標設定をする。
こうしたプロセスの肝となるのが、「トヨタ式『5回のなぜ』でトラブル原因を因数分解（http://president.jp/articles/-/15912）」で例示した、「フィッシュボーン」による要因解析（IV）。「なぜ」を繰り返し、課題の真因を見つけ出していく。
I〜IVを踏まえ、Vの段階で本格的な対策立案に移る。例題では、「営業部員には人と話すのが苦手な人がいる」という原因を真因ととらえ、それに対して、「毎朝のミーティングなどのときに一分間スピーチをするなどして人前で話す訓練をする（半年継続）」という対策を立てることになった。
「トヨタでは対策を立てておしまいではなく、その後の評価方法や、対策の効果が高く出るように、また効果が長く持続されるように“標準化（定着）”するための方策も立てます」（同）
7ステップの各項目を、具体的かつ論理的に整理しながら書き出していく。こうした作業を繰り返すことで、トヨタ式の深い思考回路が完成するのだ。
■解決POINT
【1】テーマの選定理由を明確にする
まずは「目的」を再認識する（「背景」）ことで、「あるべき姿」がはっきりする（「あるべき姿」）。「あるべき姿」と現状を照らし合わせれば、ギャップを確認できる。このギャップの克服がテーマとなる。
【2】現状の問題点を「数値」で把握する
テーマに関して、現状の問題点を示す。グラフなどの「数値」で表すほか、問題が発生するまでのプロセスを実際に現場で確認したり、関係者へヒアリングした結果など、具体的に示すことがポイント。
【3】目標を数値で落とし込もう
現状と「あるべき姿」から、到達すべき目標を明示する。ポイントは、何を、どこまでに、いつまでに、を含めて決めること。ポイント2で明らかにした現状の数値から、数値目標を決める。
【4】問題の根本原因を特定する
詳細は「トヨタ式『5回のなぜ』でトラブル原因を因数分解（http://president.jp/articles/-/15912）」で解説。トヨタでは思考の過程をフィッシュボーンチャートで描くことが多い。思考の過程が一目瞭然で、詰めが甘い報告書はたちまち不備を指摘されることになる。
【5】効果的な対策を導き出そう
まずは真因から対策の方向性を考える。方向性にそって対策案をできるだけ多く洗い出し、それらを「効果」「コスト」「リスク」の観点から評価。ベストの対策を特定する。
【6】対策実施後の効果を確認しよう
PDCAサイクルのチェックにあたる。ポイント2で示した対策実施前の「数値」がどれだけ改善したか、グラフで示して明らかにする。効果がなければIV、Vへ戻ろう。
【7】効果が出たしくみは定例化しよう
PDCAサイクルのアクションにあたる。一般的な報告書は対策を書いて終わるケースが多いが、その後の評価方法、それをどう定着させるかまで書き込むことが求められる。
（大塚常好＝文）
