オフィスが「オープン」な設計だと、生産性が低下する──企業での実験の詳細と、そこから見えてきたこと
壁や間仕切りを取り払ったオープンプランのオフィスは、生産性やチームワークという観点からはあまりお勧めではない──。そんな研究結果が明らかになった。
英王立協会が発行する学術論文誌『Philosophical Transactions of the Royal Society B』に発表された研究で、物理的な障壁をなくすとコミュニケーションや集合知が生まれにくくなることが示されたという。「フォーチュン500」に名を連ねる国際企業2社で、オフィスを従来型のレイアウトからオープンプランに変更したところ、従業員同士の直接のやりとりは時間換算で70パーセント減った一方で、電子メールの量は22〜56パーセント増加した。また生産性も落ち込んでいる。
多くの企業が活気に満ちた空気をつくり出すために、「壁との戦い」とでも呼ぶべきオフィスの改革を進めている。しかし、ハーヴァード大学の研究者イーサン・バーンスタインとスティーヴン・ターバンは、次のように指摘する。
「オープン型オフィスの“死”を宣言するさまざまなニュース記事でも言われているように、オフィスの壁をなくしても従業員たちは広大なスペースに散らばってしまうだけです。そしてヘッドフォンをするなど自分の殻に閉じこもり、できるだけ忙しそうなフリをします。これは見られているからです」
オープン型のオフィスが従業員たちの間では人気が低いことは、以前から知られていた。オフィスワーカーを対象にした調査では、周囲の音など注意力をそらせる要因、生産性の低下、プライヴァシーがなくなること、「監視されている」ような感覚について不満の声が上がっている。さらに、仕切りのないレイアウトでは従業員の病欠率が高くなるという調査結果もある。
実際にレイアウトを変更してみたところ…
一方で、こうした開放的な雰囲気のオフィスが実際に従業員の行動にどのように変化をもたらすのかといったことについては、数値的なデータが不足していた。バーンスタインとターバンはそこで、前述の2社（具体名は明かされていない）で実際にオフィスレイアウトを変更してもらい、そこで起きた変化を観察することにした。
1社目では従業員52名について、レイアウト変更前の15日間と変更後3カ月経ってからの15日間の行動を調査した。3カ月の時間を置くのは、新しい職場環境にある程度慣れてもらうためだ。52名の被験者には営業、マーケティング、人事、技術、製品開発といった職種に加え、管理職も含まれている。
被験者はセンサーの埋め込まれたカードを身に着ける。カードには誰かと向き合ったときに反応する赤外線センサーと、会話を検知するためのマイクが組み込まれている。さらに、動きを探知するための加速度センサーや、オフィス内での位置情報を確認する機能もある。被験者同士のデジタルでのコミュニケーションも記録された。
最初の15日間に行われた被験者同士のやりとりは、対面が9万6,778回、電子メールが8万4,026回、インスタントメッセージ（IM）が2万5,691回だった。対面でのやりとりは時間換算では平均すると1人当たり1日5.8時間だったが、レイアウトを変更すると1.7時間に落ち込んだ。実に72パーセント減少したわけだ。これに対し、電子メールとIMの量はそれぞれ56パーセント、67パーセント増えている。
企業側から提出されたデータによると、質的な生産性の低下も見られたという。ただ、こちらについては計測基準や具体的にどれだけ低下したのかといったことは明らかにされていない。
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1/4オープンなつくりのオフィス。日本では見慣れた光景だが…。PHOTO: GETTY IMAGES 
2/4オープンなつくりのオフィス。日本では見慣れた光景だが…。PHOTO: GETTY IMAGES 
3/4オープンなつくりのオフィス。日本では見慣れた光景だが…。PHOTO: GETTY IMAGES 
4/4オープンなつくりのオフィス。日本では見慣れた光景だが…。PHOTO: GETTY IMAGES Prev Next 2社目でも同様の観察が行われたが、被験者の数は100人になり、期間も8週間に延長された。レイアウト変更前後のインターヴァルは2カ月になっている。2回目の実験では、誰と誰とがやりとりをしたのかに加え、性別や業務内容、机の場所といった各被験者についてのより詳しい情報も記録している。
結果は全体的に1回目の実験と同じだった。対面でのやりとりは67〜71パーセント減少し（机の場所などのデータをどう組み込むかで結果が異なる）、電子メールの量は22〜50パーセント増加した。なお、2回目の実験ではIMの量は記録しなかった。
また、机の場所が近かったり同じチームに所属していたりする場合は、対面でのやりとりが増える傾向はあったものの、予想していたほどの強い影響は出ていない。被験者の性別とコミュニケーションの量に相関関係は見られなかったという。
「透明性」の高いレイアウトは逆効果になる
論文は、オープンプランのオフィスは本来の目的から見れば逆効果になると結論づけている。はっきりとした理由はわかっていないが、バーンスタインとターバンは、従業員は職場では他者とのコミュニケーションを制限したいのではないかと示唆する。仕事をするうえで適切な環境をつくるには、「境界」が必要になるというのだ。
またプライヴァシーも重要な要素だ。論文では以下のように述べられている。
全体の観察が容易であり「透明性」の高いオフィスレイアウトでは、従業員同士の対面でのやりとりは減少する傾向にある。これは、プライヴァシーの確保という人間の基本的な欲求に加え、個人的な空間を設けることが生産性の向上に寄与するという前述のエヴィデンスとも一致する。従業員は他者とのやりとりにおいて、それまでとは違った手段を用いるなど、プライヴァシーを守るために独自の方法を編み出すようになる。
論文は一方で、誰もが望んでいるにぎやかで創造性と集団知を生み出すような場所をつくり出す方法は、まだ発見されていないという事実も指摘する。少なくとも、壁や仕切りを取り除くだけではうまくいかないことは確かだろう。RELATED
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