全図解「トヨタ式デスク整理術」
トヨタの強さを支える「トヨタ生産方式」。その根幹は「片づけ」にある。75年以上にわたり効率化を重ねた知恵は、オフィスでも実践可能だ。デスク、引き出し、メール・名刺、書類の整理法を伝授する。
トヨタ自動車の名誉会長、張富士夫さんは「トヨタ生産方式の根幹は、黄線を引くことにある」とよくおっしゃっていた。トヨタの工場は床に黄色で区画線が引いてあるが、実際、この線の引き方ひとつで工場の安全性、従業員の動線、作業の効率といったさまざまなことが決まってしまうのである。
これはトヨタの5S（整理、整頓、清掃、清潔、躾）の底流をなす考え方のひとつであり、工場だけでなく一般のオフィスにも応用可能である。
さて、整理とは「必要なものと不要なものを分けて、不要なものを処分すること」だが、整理が苦手な人は不要なものを処分すること、つまり捨てることができない場合が多い。
そこでトヨタでは、現場を整理する際、赤札作戦を展開している。現場にあるすべてのモノを以下の3つに分類し、それを記入した赤札を貼っていくのである。
・「使うもの」
・「使わないもの」
・「使えないもの」
重要なのは「使わないもの」と「使えないもの」の線引きだ。トヨタでは「使わないもの」は「いつか使うかもしれないもの」、「使えないもの」は「壊れているもの、古いもの」と定義している。こう定義することによって、「使わないもの」は保存するか、捨てるかを検討し、「使えないもの」は廃棄すればいいことが明確になる。モノが捨てられないのは、この線引きをしないからなのだ。
赤札作戦によって「使えないもの」を捨てたら、次に考えるべきはモノの配置だ。トヨタではモノの配置を考えるとき「動作経済」という概念を用いる。これは人の動き方によって生産性が変わるという考え方だ。たとえば、作業中にかがむ回数が多くなれば、生産性は大幅に落ちてしまう。
デスク周りのモノの配置は、動作経済を基本に考えれば自ずと定まる。キャビネットを背後に置いたり、右利きの人が、文房具を左側に置いたりすれば、振り向いたり腰をひねったりする動作が増え、時間のロスが大きくなる。モノを取るたびに1秒無駄にすると、年間では膨大な時間を無駄にすることになってしまうのである。
■デスクの片づけ
▼悩み1：散らかりすぎて、どこから片づけたらいいか、わかりません
【before】いるもの、いらないものが混在している
［診断］黒色のボールペンが2本置かれているが、これこそモノが増える原因の一つ。文具は1種1個が原則。
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すべてのモノを「使うもの」「いつか使うもの」「使えないもの」の3つに分類する整理法。「いらないもの」は机の隅などに隠れていて、普段はその存在に気付かない。まずは現状を見える化しよう。
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【after】「見える化」すれば整理がサクサク進む
【1】ほかの人と使うものは共有スペースへ。
【2】右の写真では青色の付箋を貼った。今日、明日に必要になるもの。
【3】黄色の付箋を貼った。処分すべきか迷う場合は「○月○日に処分」と書いたラベルを貼っておき、期限を切り、移行期間をもうけてから処分しよう。
【4】赤色の付箋を貼った。壊れていたり、古くなって必要なくなったもの。即処分しよう。
▼悩み2：仕事をもっと効率的に進めたいのですが
【before】ムダ、ムリな動きが多すぎる
［診断］メモは右手、受話器は左手で取る。この配置では左右の手を反対側へ伸ばす必要があり、作業効率が悪い。
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生産性を高めるための人の動きを研究したもの。手を伸ばす、振り向く、しゃがむことが必要な配置はNG。よく使う書類や文房具は手の届く範囲に置く。無理なく、疲れず、素早く取り出せる場所を考えよう。
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【after】ワキが空かないように配置する
【1】受話器を左手で取り、右手でメモをするという動作を考えると、この配置がベスト。
【2】よく使う書類のファイルはすぐ取れる右側に置く。縦置きにすれば、必要なファイルをピンポイントで取り出せる。元の位置に戻すときもスムーズ。
【3】右手でペンを取って、そのまますぐにメモ帳に書くことができて、ムダがない。
■なぜ予備は不要なのか
企業から業務改善を依頼されたとき、私は最初に個人のロッカーを見せてもらうことにしている。ロッカーの中が整理整頓されていない人は、間違いなく仕事ができない人である。机の引き出しも同じことで、トヨタのある部署では引き出しから必要なモノを10秒で取り出せることが常識である。
引き出しの中を整理するには、逆に、なぜ引き出しの中がぐちゃぐちゃになるのかを考えてみるといい。たいていは、同じものが複数個入っていることが原因である。特に鉛筆、消しゴム、ボールペンといった値段の安い文房具は数が増えがちだ。安いからといってついつい余分に買ってしまい、引き出しの中がぐちゃぐちゃになってしまう。
予備は必要だと主張する人がいるが、同じモノが複数個あると明らかに仕事の効率が落ちる。たとえばボールペンが3本あれば、たいてい使えないものが1本は交じっており、使えるものを探すだけで数秒が無駄になる。引き出しの中に入れるのは、必要なものを1種類1個を原則とすべきなのである。
それを実行するには、トヨタで行われている「姿置き」が有効だ。引き出しのトレーに文房具の絵や名前を書いてしまい、使ったら必ずその場所に戻すようにする。こうすれば、同じモノを複数持つことは絶対になくなる。
■引き出しの片づけ
▼悩み3：せっかく整理しても、すぐに整頓が乱れてしまいます
【before】空きスペースを何となく置き場にしている
［診断］整頓が乱れる理由のひとつは、置き場所が決まっていないから。モノを買う前に、決めておかないとこうなる。
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置き場所に戻されるべきモノの形、名称をラベルなどで表示する方法。使用状態が一目でわかるうえ、ほかのものを収納すると違和感を覚えるようになり、整頓された状態を保てるようになる。
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【after】どこに戻せばよいか、「見よう」としなくても「見える」が大事
【1】置き場を決めるときは、トヨタの「3定」という考え方が役立つ。定位置（モノをどこに置くか）、定品（どんなモノを置くか）、定量（どのくらいモノを置くか）の点から、モノの場所を決めよう。
【2】同じアイテムが複数個あると、たいてい使えないものが交じっていたりする。使えるものを探すだけで数秒が無駄になり、仕事の効率が落ちる。
■名刺は捨てても問題なし
メールと名刺は、定期的に処分をしていかないと、どんどんたまってしまう。一定量を超えてしまうと、その中から目的の1通、目的の1枚を探し出すのに膨大な時間がかかることになる。かといって、メールや名刺を細かく分類し保存するために多くの工数を割くのもばかばかしいことである。
大切なのは、自分なりの判断基準を設けること。そして、基準に沿って思い切って処分していくことである。
私の場合、メールは受信ボックスのワンスクロール分（20件程度）しか保存しない。もちろん重要なものは別のフォルダに保存するが、日々送られてくる連絡事項などのメールは読んだ端から削除してしまい、絶対にワンスクロールを超えて保存しないことをルールにしている。このやり方で、いままで何の支障もなく仕事ができている。
名刺は捨てづらいかもしれないが、片づけに聖域なし。1年間付き合いがなければ捨てるのが原則だ。1年のうちに付き合いがあっても顔が思い浮かばない人の名刺は捨てる。
顔を忘れてしまう程度の関わりしかなかった人と再び仕事をすることはまずない。万一、連絡を取らなければならなくなっても、同席した同僚が名刺を保存している場合もあるし、相手の会社の代表電話で呼び出してもらえば、たいてい連絡はつくものである。
■メール・名刺の片づけ
▼悩み4：返信＆確認漏れでトラブルが頻発しています
［診断］既読・返信済み、メルマガはすべて削除しよう
【1】受信ボックスには１スクロール（20件程度）までしか保存しない。メールもモノと同じで処分する判断基準を持つこと。「整理のルール」を参考にしてほしい。
【2】保存が必要なメールは保存フォルダへ格納。自分で必要性を判断するために、自動分類機能は使わず、手動で移動させることがポイント。
【整理のルール】
●既読・返信済みメール→削除
●覚えておくべき内容→手帳などにメモ
●メルマガ→削除
●アドレス帳に登録した人のメール→削除
●1年経過したメール→ 削除
▼悩み5：名刺フォルダがいっぱいで、収納場所が限界です
［診断］1年間使わなかったら即刻処分（図を参照）
■「整頓」と「整列」の決定的な違いとは
書類の管理が苦手な人の多くは、保管期間を決められない人である。後で必要になるかもしれないと思うと保管期間なぞ決められないというわけだが、それは決められないのではなく、判断から逃げているだけのことである。
書類にはさまざまな種類があるが、保存期間が法的に決められているものを除けば、保存を要する期間は3カ月から長くても1年程度である。いきなり3カ月で捨てるのが不安だったら、プラス3カ月の移行期間を設けて様子を見る。その間に一度も使わなければ、保存期間を3カ月と確定すればいい。
保存期間が決まったら、月次あるいは年次ごとにボックスに入れて、収納スペースに保管する。新しいボックスを収納する際、保存期間の過ぎた一番古いボックスを必ずひと箱廃棄することをルールにすれば、職場が書類で溢れることはなくなる。
また、種類の異なる書類を複数管理しなければならない場合は、使う頻度ごとに分類した後、頻度に応じて保管する場所を決めていく。
毎日使うものは机の上や引き出しの中、週に1度ならオフィス内の棚、年に1度ならば別室の書類倉庫などに入れておく。使用頻度の高いものを机から離れたところに置くとすぐに取り出せないし、無駄な歩行時間がかかる。整頓とは、「必要なものを、すぐに取り出せる状態にして保管すること」であり、使用頻度を考えずに、種類、大きさなどをそろえて、見た目だけきれい並べるのは単なる整列である。
■手持ちの量を常に少なくすべき理由
デスク上の書類を処理する場合は、「先入れ先出し」を原則にする。その日、一番最初に入ってきた書類から順番に処理をしていき、退社するときには未処理の書類がないようにする。
「先入れ先出し」を実行するには、受け入れ口を一本化することが重要だ。書類の種類によって受け入れ口を分けてしまうと、どの書類が先にきたのか、時系列がわからなくなってしまう。デスクの上に未決箱をひとつだけ置いて、すべての書類をそこに入れ、入ってきた順番に処理していくようにする。
書類の処理には、3通りしかない。
・読んで破棄する
・読んで保存する
・すぐに処理できない
保存の方法は先に述べた通り。すぐに処理できない書類はクリアフォルダに入れて区別し、未決箱に戻しておく。
なぜ、「先入れ先出し」が原則かといえば、書類の「手持ち」が少なくなるからである。メールや名刺と同じで、一度手持ちを増やしてしまうと整理に膨大な時間がかかってしまう。「先入れ先出し」で常に手持ちの量を少なくしておけば、整理すべきものをぱっと見渡すことができるので処理がしやすい。
書類を早く処理することができれば、上司の決裁を待つ部下や、同僚の資料の閲覧を待つ人など、ほかの人の仕事の滞留を最小限にすることにつながる。
トヨタはモノが滞留し、モノの流れが悪くなることを極度に嫌うのである。
■書類の片づけ
▼悩み6：デスクは書類でいっぱい、スペースが狭いせいに違いありません
【before】保管基準があいまい、すべて手元に置いている
［診断］必要なものをすぐに取り出せるようにするのが整頓。とはいえ、スペースは有限だ。必要なものを分類する基準が必要。
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「必要なもの」を分類する基準のひとつ。よく使うものほどデスク周りなど近くに置く。1週間、1カ月に1度であれば少し離れた書棚などに、半年、1年に1度であれば、別室の資料室や倉庫などに配置する。
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【after】よく使うものは近くに、あまり使わないものは遠くに
【1】保管期間をできるだけ短くすることが、モノを減らすことにつながる。使う頻度が低いモノや、複数の人が同じモノを持っているときは、個人で保管せず、職場でシェアすれば、無駄なスペースを取らずにすむ。よく使うものならば机の上に置く。
【2】机の上の書類の保管ルールは、参照することが多い直近の書類を手前に置くこと。古いものはそれとともに右から左へ押し出されていく。
【3】机の上の保管期間である3カ月を過ぎたら、引き出しや収納庫へ押し出される。そこでの保管期間も過ぎたら、自動的に置き場はなくなるので廃棄する。
▼悩み7：毎日書類がたくさん発生、すぐに机が埋め尽くされます
【before】上に積み上げると「いらないもの」がたまり続ける
［診断］新しい書類を上から積み上げるから、下に古い書類が残る。使えなくなった書類が片づけの障害になっている。
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先に入ってきた書類から処理するというルール。デスク上に書類を受け取るためのトレーを用意し、書類の入り口を一元化、1日に何度かトレーにたまった書類を「入ってきた順」に処理する。
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【after】先に入ってきた書類からどんどん処理する
【1】書類トレーに入ってきた順に処理する。いらない書類なら、即刻処分。保存が必要なら、分類したファイルにとじれば、デスク上からなくなる。すぐに取りかかれない書類は、案件ごとにクリアファイルに分類する。退社時に書類トレーに何も入っていない状態を維持すれば、書類が山積みになることはない。
【2】クリアファイルには案件名を明示して、処理期限を書いた付箋を貼っておけば放置されることもない。
（OJTソリューションズ エグゼクティブ・トレーナー 山本政治 構成＝山田清機 撮影＝的野弘路）
