「実りのある会議ができない」
そう悩む方も少なくはないのでしょうか？
時間だけが過ぎて行く。いつも決まった人が発言する。何となく決まってしまい、後になってこれが違うなどと反発が上がる…
そんなことなら会議を廃止しよう。
いえいえ、会議はなくてはなりません。
真剣な会議からは様々なものが生まれます。

「恥ずかしながら我が社の会議はいつも、時間ばかり食って何も決まらない。
オグラさん、こんな会議ならもう廃止したほうがいいと思いませんか？」

顧問先Ａ社の幹部会議に初めて出席した私に、社長が苦々しく打ち明けます。
ダラけた雰囲気に同様の苛立ちを感じた私は、原因を探るべく観察を始めました。そして会議の進め方に三つの致命的な問題を発見したのです。

一つ目の問題は、話がどんどん飛散し本題からそれてしまうことでした。
稼動悪化の原因究明が本題なのに、気がつけば主任のヤル気に話が移り、はたまた人事部の採用問題になる。
延々と話がそれたまま本題へは戻らず、参加者は疲れ果て、何も結論が出ないうちに議題が次へ移る、というパターンです。
本来進行役はこれを正し、それた議論を本題へと戻さねばなりません。

二つ目は、せっかく核心をつく話題が出てもそれが流されてしまうこと。
世の中の多くの会議は「何を言ったか」に重きは置かれず「誰が言ったか」が重視されがちで、Ａ社もその罠に陥っていました。
進行役は重要な意見にライトをあて、皆がそこへ注目するよう誘導する責任があります。

三つ目の問題は、やる・やらないが曖昧なまま決定されない点です。
議案が決裁の場合であれば承認・却下・再提出、いずれか三つに一つ。
必ずどれかを選ばなければなりません。
また議案が成功事例の共有であったとしても結論は出すべきで、例えばアルバイト・シフト設定で効率的な方法が紹介されたとした場合、以下の三つから一つを選ぶ必要があります。
?特殊な例として参考にしない

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