仕事が速い人の"エクセルの使い方"厳選5
■仕事が速い人は、エクセルに時間を浪費しない
社会人にとって、「スピード」はビジネススキルの基本です。いくら正確に仕事をこなしていても、その分時間がかかっていたら満足のいく評価は到底もらえません。下手すると、「仕事が遅い人」と思われて仕事が振られにくい人になってしまうことも。仕事が速い人と遅い人の違いは、無駄を削減できているかどうかです。
そこで、新社会人を含め時短初心者におすすめしたいのが、「エクセル業務の改善」です。多くのビジネスパーソンにとって、デスク業務の相棒と言えばエクセルですが、そのほとんどは独学で操作しています。そのため、便利な機能のはずなのに逆に時間を浪費していることも多いのです。ともすればエクセルは、ショートカットキーなど知識さえ掴めば、今日から時短できる魔法の杖です。今回、一番手っ取り早く時短できるテクニックとして、拙著『快速エクセル』（インプレス）に収録されている78の時短技から5つを厳選して紹介します。
■【時短1】同じ操作を2度しなくてすむ、［F4］キー
［F4］キーは、直前の動作を完コピして繰り返せる時短機能です。複数のセルに入った文字を同じフォントに統一させたいときや、複数のセルを塗りつぶしたいときなどに、キーを押すだけで直前の作業を繰り返せます。
たとえば、出席表に記載された中からキャンセルが出たときは、該当するセルを選択し、セルを塗りつぶします。その後は［F4］を押すだけで、同じようにセルに色が塗りつぶすことができるのです。
■【時短2】難しい地名もノーミス！ 郵便番号と住所の変換技
アンケート調査や名簿の作成時、住所を打ちこむことはありませんか？ 住所の入力間違いは取引先やお客様への信頼問題にもつながります。東京都千代田区神田のように読みが分かる地名ならまだしも、江東区東雲や港区麻布狸穴町など読めない地名は入力に手こずりミスも増えがち……。そういったときに便利なのが、「郵便番号を変換して、住所を入力する」時短技です。日本語入力モードに設定し、入力した郵便番号を変換すると、予測候補に該当する住所が出てくるという隠れ快速テクです。
■【時短3】よく使う機能はクイックアクセスツールバーに登録！
普段のPC操作に限らず、エクセルにも特有のショートカットキーが多く備わっています。しかし、いくら時短したいからって、一から十まで全部を覚えるわけにはいきません。そこで、画面の左上に固定されているクイックアクセスツールバーというスペースに注目してみましょう。このスペースは、よく使う機能をワンクリックで操作できるように登録できます。社内外向けに書類を作る機会が多い人は、［印刷］ボタンや［エクスポート］ボタンをクイックアクセスツールバーに登録しておくと便利ですよ。
■【時短4】一瞬でデータに強弱がつく！ 表には条件付き書式を
ビジネスでは、目標管理を数字で行うのが一般的です。消化率を80％以上にしようとか、ページビューを1日10万PVにしようなど、みなさんの会社にもあるのではないでしょうか？ こういったしきい値を設けると、上司からすると「それ以上かそれ以下なのか」が一番気になるところです。「目標をクリアできたのはどの商品？」といつ聞かれても対応できるように、データを見やすく整理しておく必要があります。
そんなときに便利なのが条件付き書式という機能。設定しておけば、セルに入力されている値の強弱を瞬時に判断し、一発で色分けしてくれます。設定後は、データに変更があってもエクセルが自動でチェックしてくれるため、手動で色を変更する必要がないのもスマートです。
■【時短5】印刷時のはみ出しを一発で防ぐ方法
「あ、また変な風に印刷しちゃった……」みたいな印刷ミスってよくありますよね。とくにデータが長い場合、ほかのページにまでまたがって中途半端にはみ出して印刷されてしまうことがあります。こうしたとき用紙や時間を無駄にしないためにも、たった数クリックで収めたいページ内にきれいにデータを収められる便利技を身に付けておきましょう！
（美崎 栄一郎）
