仕事での「思わぬトラブル」はこうして乗り越える…トヨタ式「最悪の場面」で忘れてはいけない「2つのステップ」
仕事をしていると、一見、無理難題と思える事案をクリアしなくてはならないことや、これまで経験のないプロジェクトを任されて、従来の仕事のやり方だけでは、目的を達成できない事態に直面することもあるでしょう。
そんなときは、発想を大きく転換させ、抜本的にやり方をカイゼンしていく必要があります。
難題をクリアし、ブレイクスルーを起こすための、戦略的な視点の持ち方、新しい発想を生み出すポイントについて、前編記事の＜仕事の人間関係、プロジェクトで「うまくいかない時」に他部署と取引先を味方につける、トヨタ式「スゴい方法」＞に引き続き、森琢也著『トヨタで学んだハイブリッド仕事術』（青春出版社）より一部抜粋・編集してお伝えします。
とっさの事態に応じる「逆転シナリオ」の描き方
順調に進んでいた大型プロジェクトが予期せぬ大規模災害や感染症拡大で頓挫しそうになったり、取引先の社長交代に伴う発注方針変更や仕入先の原材料不足による生産停止に追い込まれたりと、思いもよらぬ困難やトラブルに巻き込まれることは多々あります。
規模の大小にかかわらず、プロジェクトを計画するときには、最初に「こうすればこうなる、そして、こうなるから成功につながる」と成功までの道のりを明確にしていくことが大切です。しかし、プロジェクトの成功確率をより高めるためには、困難やトラブルを織り込んだ、「逆転のシナリオ」の準備が大切です。
「最悪の場面」を複数想定し、「そうなってしまったときの挽回策＝逆転のシナリオ」を用意することで、焦らず慌てず、適切な対応が可能になるからです。
ここでは、最悪の場面の想定と、逆転のシナリオの描き方について説明します。
STEP 1 ：最悪の場面を想定する
重要性の高い仕事や規模の大きいプロジェクトほど、大規模な自然災害なども含めて突発的なリスクを複数、想定しておくことが肝心です。
トヨタグループでは、プロジェクトの計画で万全を期すことは大前提でしたが、同時に思いもよらない出来事が起こるかもしれないというリスクを常に想定していました。
何が起きても、いつも冷静沈着な上司にそのわけを聞いたところ、「想定外のことは起こるものだ」と“想定外そのもの”を想定内にしていたのが非常に印象的でした。
「想定外のことは起こるものだ」、と心の準備ができていれば、万が一のことが起きても慌てず動じず、むしろ「ピンチをチャンスに変えられないか」と考えられるくらいの「心の余裕を保つ」ことができます。
■どのメーカーよりも対応が早いと評されるトヨタ
自動車を構成するさまざまな部品のサプライチェーン（供給連鎖）は複雑で、数万といれる企業が関係しています。そのため、大規模な自然災害などが発生したときに、複雑で多岐にわたる部品の仕入先のうち、どこか一つでも生産がストップしてしまうと、サプライチェーンの断絶が起きてしまい、自動車を製造できなくなってしまいます。
トヨタグループでは、常にそういったことを想定して準備しているため、万が一の自然災害が起きると「いまこそ自分たちの力を示すとき」と言わんばかりの勢いで、自社のみならず仕入先の支援に乗り出します。
何かアクシデントが起きたとき、トヨタグループが「どのメーカーよりも対応が早い」と評される背景には、常に何も起こらないことを祈りつつ、一方で起こったときのことを想定した万全の準備も行っているからなのです。
STEP 2 ：逆転のシナリオを描く
最悪のシナリオを想定したら、それぞれのトラブルや困難に対して、それらが実際に起
きた場合にはどう解決するか、挽回するかを具体的にイメージしていきます。
ただ、実際に起こってはいないアクシデントやトラブルに対しての解決策なので、ただ漠然と考えただけでは具体的な解決策を想定することは難しいかもしれません。
そこで、次のような視点で考えてみてください。
【具体的な解決策（挽回策）をイメージするためのヒント】
・解決に役に立ちそうな知識やスキルにはどのようなものがあるか
・どんな代替手段が考えられるか
・過去の経験や体験で参考になるものはないか
・誰かの支援を得られそうか（例えば他の工場からの応援を要請する、別ルートでの部品調達を行うなど）
・こんなとき、映画やテレビドラマだったら、どんな逆転劇が起きるだろうか
このような視点で最悪のシナリオに対する解決策（挽回策）のイメージを膨らませて、具体的な準備を進めておくようにしましょう。
いざというときの「疑似体験」を積んでいる組織の強さ
いざというときに、慌てず動じずにシナリオの通りに行動できるようにするには、実際の大逆転や予期せぬアクシデントに見事に対応した事例を知っておいて、疑似体験を積んでおくことも有効です。
例えば、2011年の東日本大震災のときの東京ディズニーランドでのキャストたちの避難誘導は、事前の危機対応のシナリオが有効に機能し、7万人もの来園者がいながら負傷者がゼロだったことで賞賛されました。
運営するオリエンタルランド社では、阪神・淡路大震災後から「冬の午後6時、震度6強、来園者10万人」という過酷な設定で、年180回の防災訓練を重ねていたそうです。
被災時には何よりも来園者の安全を優先し、園内のショップで販売されているぬいぐるみを防災頭巾として提供すること、おみやげとして売られている菓子類等を非常食とすることなどが細かく決められ、キャストたちに周知徹底されていました。
その他にも、2014年7月の全国高校野球選手権石川県予選決勝で、9回裏0対8からの大逆転勝利を収めた星稜高校のエピソードがあります。
「最悪の場面」として9回時点で、大差で負けている状況を想定し、そこから大逆転までのシナリオをチーム全員で共有していたことで、選手たちはあきらめることも動揺することもなく、勝利を信じて戦い抜くことができたとされています。
このように起こり得る最悪の事態を想定して、疑似体験しておくことで、いざというときに落ち着いてシナリオに沿った行動が取れるようになるでしょう。
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