たくさんのことをいっぺんにやろうとし、優先順位はぐちゃぐちゃ。しまいには時間がかかるタスクが最後まで残っていて、残業するハメに...。

そんな効率の悪い働き方に喝を入れてくれるのは、Travis Bradberry博士。彼が「LinkedIn」に掲載した「生産的な人がやっている9つのこと」には、仕事を効率良く進めるための習慣がまとめられていました。

01.
大きなタスクから
手をつける

大きなタスクよりも、小さくて手間のかからないタスクのほうが早く終わるのは当然です。すぐに達成感が味わえるので、きっと気分もいいことでしょう。

そのせいか、先に小さなものからサクサクこなして、手間がかかるものは先延ばしにされがちです。今すぐやらなくてもいい軽めのタスクは置いといて、大変な作業から取り掛かりましょう。

02.
中途半端に終わらせない

クライアントへの返信を半分書き出し、残りはあとで...。

生産的に仕事を進める人は、こんなふうに中途半端にものごとを終わらせたりしません。やらなければならないことを思い出したら、すぐにとりかかり、最後までやり遂げる習慣を身につけましょう。

03.
「カエルを食べる」

英語で「カエルを食べる」とは、やりたくないことを先にすること。朝起きたら、まず、面倒で苦手なタスクから取り掛かりましょう。そうすると、自分のやりたいタスクが最後に残るので、とても気がラクになります。

04.
複数の作業を同時進行しない

スタンフォード大学の研究によれば、一度に複数の作業をするのは、非効率的であることが証明されているそうです。マルチタスクに自信がある人でも、結果は変わりません。ひとつずつ作業をこなしていくほうが、結果的に早く終わります。

たくさんの情報を同時に片付けようとすると、集中が分散されて、細かい点を見落としたり、次のタスクにスムーズに進めなくなってしまったりと、難点だらけです。早く片付けようと焦らず、ひとつずつ確実にこなしていきましょう。

05.
明日のスケジュールは
退社前に立てる

明日やらなければいけないことは、メモに残してからオフィスを離れるクセをつけましょう。そうすれば、今日一日の進捗が再確認でき、明日の予定も把握できます。

自分の脳内も整理整頓して、クリアな状態で帰宅するように習慣づけましょう。

06.
会議は予定時間内に
終わらせる

終了時間を設定しておかない限り、ダラダラと長続きしてしまうのが会議というもの。効率よく仕事をする人は、時間内に終えることをあらかじめメンバーに伝えます。そうすれば、ムダな話題は避け、要点を抑えて話せるようになるでしょう。

07.
曖昧にせず
はっきり「NO」と言う

引き続きスタンフォード大学の研究によると、「NO」と言えない人ほど日常生活でストレスを感じやすく、うつ病にもなりやすいのだとか。

他にやらなければいけないことがあるときは、「できないかもしれない」などと曖昧な返答はやめて、はっきり「NO」と断りましょう。

08.
時間を決めて
まとめて対応する

受信箱に流れてくるメールすべてに気をとられていると、一つひとつのタスクに集中できなくなってしまいます。「◯時に必ずメールをチェックする」など時間を設定して、一度にまとめて返信するクセをつけましょう。

優先すべきクライアントからのメールが一番上に表示されるようにするなど、メールの設定機能を駆使するのもひとつの手です。

09.
テクノロジーを
駆使する

上記のメール機能を駆使するのと考え方は同じで、たとえば作業上で重要なことが起きたときは通知が来るようにスマホの設定を変更するなど、便利な機能はできるだけ活用するようにしましょう。

Dr. Travis Bradberry

Dr. Travis Bradberry is the award-winning co-author of the #1 bestselling book, Emotional Intelligence 2.0, and the cofounder of TalentSmart, the world's leading provider of emotional intelligence tests and training, serving more than 75% of Fortune 500 companies. His bestselling books have been translated into 25 languages and are available in more than 150 countries. Dr. Bradberry has written for, or been covered by, Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post, and The Harvard Business Review.

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