ExcelのそれNGです！　文字の位置揃えにはインデントや均等割り付けを使うべし

2022年6月2日 14時35分

Excelで表を作成するときには、正しい数値を出すことは当然だ。そして、その数値が何を示すのかがわかるように、見やすくレイアウトすることはさらに重要だ。タイトルを中央揃えにしたり、セルの中での字下げをしたり、文字間隔を開けてみたりと、工夫を凝らした表もよく見かける。

ただ、見栄えを良くするためだけに、スペースを挿入して文字位置や文字間隔を揃えるのは、お勧めできない。

理由は、
単純に入力の手間がかかるだけでなく、並べ替えや検索などで、後々の修正作業で多大な支障が出るからだ。

実はExcelでも、Wordと似たような「インデント」や「均等割り付け」といった機能があることをご存じだろうか？
この方法を知っていれば、見やすい表が手早くできるのだ。

●インデント
セルの中で字下げをしたいときは、インデントの機能を使う。

下図の、セルB4からB6にインデントを設定してみよう。
セルを範囲選択し、［ホーム］タブの［インデントを増やす］をクリック。

［インデントを増やす］をクリックするたびに、セル内の文字列が一定幅ずつずれていく。
下図では、2回クリックした。

なお、［インデントを増やす］の左には、［インデントを減らす］もある。
インデントを減らしたり解除したりするときは、［インデントを減らす］をクリックしよう。

●均等割り付け
均等割り付けは、指定した幅に文字を配置する機能だ。
Wordではおなじみの機能だが、Excelでも同様に、セルの中で文字を均等に配置できる。
ひいては、文字間隔を調整する機能としても使える。

均等割り付けは、次のように操作する。
・均等割り付けをしたいセルをクリック。ここではセルB3を選択している。
・［ホーム］タブの［配置］グループにある、小さな矢印をクリック。
・［セルの書式設定］画面の［配置］タブで、［横位置］から［均等割り付け（インデント）］を選択。

［OK］をクリックすると、セルの中で均等に文字が配置される。

●セル結合はせずに、複数セルの中央に文字列を配置
「セル結合はしないように」
こんなことを上司などから指示される人も増えているようだ。
これは総務省が2020年に、「セル結合をしない」「1セル1データ」などのExcel作成時の申し合わせ事項を発表した影響もあるのだろう。

確かに、セル結合が多いファイルを前任者から受け継ぐと、修正に手間がかかることが多い。並べ替えや計算などにも支障が出るので、そうしたルールが広まるのはありがたい。

ただ逆に言えば、並べ替えや計算などをしない表、
たとえば「プリントアウトして、ペンで書き込んで使うような表」を作る場合には、あまり関係ないルールとも言える。
総務省の申し合わせも、各府省での統計表作成時のためのもので、
「何が何でもこのルールを全員が守れ」と言っているわけではない。

とはいえ、「どんなファイルでもセル結合は禁止」と社内などで指示されるなら、「結合せずに、見た目だけを中央揃えにする」機能を試してみるものよいだろう。

たとえば、下図のセルB1とC1との中央に文字列を配置するには、
・セルB1からC1をドラッグして範囲選択。
・［ホーム］タブの［配置］グループにある、小さな矢印をクリック。
・［セルの書式設定］画面の［配置］タブで、［横位置］から［選択範囲内で中央］を選択。