なぜ日本人の長時間労働はなくならないのか。官民を挙げた「働き方改革」が叫ばれ、政府は長時間残業の取り締まりや上限規制を検討し、企業も残業規制策を強化しつつある。だが、残業を減らすといっても簡単ではない。組織のあり方や上司の仕事の与え方など職場の業務効率の改善だけではなく、社員個々の仕事のやり方も厳しく問われることになるだろう。

　どうすれば自分にマッチした効率的な働き方ができるのか。その１つが「仕事の整理術」を編み出した生産性研究の世界的権威であるデビッド・アレン氏のGTD（R）（Getting Things Done）だ。

　GTDの手法はアメリカの「フォーチュン100」に名を連ねる企業の40％が導入し、著名企業の経営者が実践していることで知られる。

　また、NASAの第一線のエンジニアやプロジェクトマネージャーが毎年100人近く受講し、日本企業でも研修に取り入れる企業も増えている。日本でも本が出版され、ビジネスパーソンの間でも人気を集めている。　来日したアレン氏にGTDを生み出したきっかけについて聞くと「やるべきことも多く抱えている中で、仕事に集中するには戦略的にわざと脳の中に余計なものや邪魔者が入らない空っぽの状態をつくりだすことが大事だと気づき、頭の中をすっきりさせるテクニックがあるのではないかと探求し始めた」ことだったという。そのポイントは「意志決定」にあると言う。

　「私のメソッドは頭に入ってくる情報の量は多くても、自分にとって一番大事なものについて、これは捨てる、これは残すという具合に見極めてどのように分類していくかという一見簡単なものです。ただし、自分の認知力などすべてを活用して立ち向かうことが求められますし、意志決定する力が重要です。単なる整理術だけを求めると整理していないファイルが残り、結果的にストレスから解放されないことになります」　では具体的にどういう仕組みなのか。そのポイント�’聴�する��見極める��整理する�す洪靴垢覘チ�択する―という5つのステップを踏むことだ。

　初心者にとってとくに肝になるのが最初の把握することと見極める手法だ。課題を把握することぐらいやっているよ、という人もいるかもしれないが、多くの人は目先の仕事やデスクの前に置かれた書類程度に限られる。だが、GTDは頭や心の隅に引っかかっている新たに発生する仕事、「気になること」などごく些細なことまですべてを集めることから始まる。

　デスクの上または仕事のメール、やりかけのまま残っていることや実行しようと思っていても手を付けていないこと、何とかしないといけないという頭の中に溜まっているアイデアやもやもやとしたイメージをメモ用紙に書いて、頭の中にあるものを全部外に吐き出すことだ。

　「見極める」とは、集めた「気になること」が何を意味しているかを自分で考え、行動する必要があるのかどうか、どのように行動するかを判断する。具体的には行動を起こす必要のないものは�ー里討襦�削除する、�∋駑舛箸靴栃歛犬垢襦↓�今やる必要はないが、いつかやる必要が出てくるかもしれないものは「保留する」―の3つに分類する。

　そして残った「行動を起こす必要があるもの」について、��2分以内で終わるものはすぐやる��誰かに任せる�８紊任笋襦�2分以上かかり、自分でやるべきこと）―の3つに区分する。　　後でやるべきことの中にはどのように行動してよいのかわからないものもある。それを明確化するには�ゝ瓩瓩討い觀覯未箸浪燭�をイメージし、�⊆，砲箸襪戮�具体的な行動とは何かについて、複数の段階に分けてやるべき行動を「見える化」することだ。

　気になることを把握し、見極める作業を進めると、仕事の完了に向けた「次にとるべき行動リスト」が出来上がる。そして行動できるように整理し、やるべき行動リストを定期的に確認し、新たに追加するなど「更新」し、実行していく。