インボイスが経理以外も｢ひとごと｣ではない理由
インボイス制度導入により、一般の従業員も領収書の取り扱いには注意が必要だ（写真：PIXTA）
制度開始から間もなく丸4カ月。現場の混乱は今も続いている。
売り手が買い手に対して消費税の正確な適用税率や税額を伝えるのを目的に、2023年10月から始まったインボイス制度。基準期間の課税売上高が1000万円以下の小規模事業者や個人事業主などは消費税の納税義務がないため、こうした免税事業者と取引している企業は従来、仕入れ額に含まれる消費税額を納税額から控除できた。
しかし新たな制度の下で控除の適用を受けるには、�〇兎�れ先がインボイス（適格請求書）の発行事業者の登録をしていること、�∋兎�れ先の発行した請求書・領収書などがインボイスの要件を満たしていることが必要となる。
課税事業者のみ登録可能な13桁の登録番号や、適用税率と税率毎に区分した消費税額などが記載された領収書などがインボイスとして認められる。
領収書紛失のダメージは大きい
これらの変更によって、企業の業務負荷は増している状況だ。Sansanが2024年1月に実施した実態調査によると、インボイス制度の対応において33％の企業で課題が発生しており、経理部門の社員は一人当たり月平均で8.5時間、経理以外の部門では同9.0時間、業務負担が増加していた。
制度導入に伴い、経理担当者だけでなく、一般の従業員が注意しなければならない点も見えてきた。同じくSansanが2023年11月に実施した調査によれば、経理以外の業務では請求書の確認などの負担が増している。
主なポイントは、�［亮�書に登録番号が記載されているかを確認すること、�⇔亮�書を失くさないことだ。とくにこれまでよりも、領収書を失くした場合のダメージは大きい。
マネーフォワード執行役員・経理本部長の松岡俊氏は「例えばクレジットカードをクラウド上のシステムで連携し、各種要件を満たしていれば、これまでは3万円未満の取引なら領収書がなくても必要事項を記載した帳簿があれば消費税控除ができた。そのため『次回以降は気を付けてください』という注意で済んだが、今後は領収書がないと、全額控除ができなくなってしまう」と話す。
通常、インボイスとして扱われるのは請求書や領収書だ。しかしまれに納品書がインボイスとなるケースもあり、営業担当者などは取引先とのやりとりで注意が必要となる。
これまで売り手側は日本の慣行として、納品書ごとに消費税額などの端数処理（小数点以下を丸めること）を行って売掛金を計上し、月末締めで該当月分の請求書を作成するという作業が行われてきた。
しかしインボイス制度ではこの端数処理について、1つのインボイスにつき税率（8％か10％）ごとに1回、とするルールがある。1カ月のうちに10回納品し、納品書を10回出す場合、従来のように納品書を作るたびに端数処理を行うとルール違反となってしまう。
ルール通りに計算するには、納品書の金額を単純に合算するのではなく、請求書内で端数処理を再計算する必要があるため、売り手側はシステム改修にコストがかかる。大規模な会社では、既存のシステム対応が間に合わないなどの弊害も起きうる。
買い手は納品書をかき集める必要性も
その対応策として想定されるのが、納品書をインボイスとして扱い、請求書はとりまとめの書類として扱うパターンだ。ただしこの場合、請求書に記載される金額は納品書の金額の単純合算となってインボイスのルールに反するため、請求書の末尾に「これはインボイスではありません」などと注意書きを記載することになる。
売り手側にとっては、帳簿に計上された売掛金の金額と入金額が一致するので、計算も楽だろう。一方で買い手側は、月末締めの請求書で会計処理を行えばいいものが、その裏に大量の納品書がある場合、それらをすべて集める必要がある。
全国展開しているレンタカー会社と契約しているケースを一例に挙げてみよう。各地域で利用されるたびに営業マンには個別の明細書が手渡され、月末に本社から1枚にまとめた請求書が送られてくる。しかしこの請求書がインボイスにはなっておらず、個別の明細書がインボイスであれば、各地域の営業マンから明細書を集めなければならない。
「インボイスではない」という注意書きがどこに書いてあるのか見つけづらいこともあり、申請者もよくわからない状態のまま、請求書を提出してくるケースも想定される。個別の明細書や納品書を探し直す手間を防ぐためにも、請求書がインボイスの条件を満たしているか、現場社員が日頃から確認する意識付けが重要となる。
さらに新制度への対応の仕方によって税負担が増える可能性もあり、その意味では経営判断にも関わってくる。
これまで企業は納税する消費税額について、同じ税率ごとに1年間の税込みの売上高や仕入れ高を集計し、その合計額から消費税率をそれぞれ掛けて計算する、「割り戻し計算」が一般的だった。
しかしインボイス制度の導入に伴い、消費税額を1つひとつ積み上げて計算する「積み上げ計算」も採用できるようになった（簡易インボイスを除く、売上高の消費税額算出に当たっては計算方法の併用が可能）。会社によっては、採用する計算方法によって税負担額が変わる可能性があり、どちらが有利かを考える必要がある。
まず、売り手側のケースを想定してみよう。インボイスに記載する消費税の1円未満の端数については、切り上げ、切り捨て、四捨五入のいずれかを発行事業者が任意で選択でき、一般的に切り捨て処理を行うことが多い。端数を切り捨てたうえで、割り戻し計算によって売上高に占める消費税額を算出する場合、少額の売り上げを大量に計上するような事業だと、積み上げ計算よりも課税額が多くなってしまうことがある。
クラウドツールで全部解決はできない
一方の買い手側はどうか。買い手側には、�．ぅ鵐椒ぅ浩僂濔紊卸彁察↓�帳簿積み上げ計算、�３笋衞瓩祁彁擦箸い�3つの選択肢がある（売上高の消費税額を積み上げ計算で算出している場合、仕入れ高についても積み上げ計算にしなければならない）。
インボイス積み上げ計算は保存するインボイスに記載された消費税額などを、帳簿積み上げ計算は課税仕入れのたびに計上した仮払消費税額などを、それぞれ積み上げて計算する。インボイス積み上げ計算の場合、データ連携などの手作業なしで税額を取り込めるプロセスを構築しないと、実務負担が大きくなってしまう。
マネーフォワードの松岡氏によれば、「これらの長所・短所を理解せずに、なんとなくでインボイス積み上げ計算を採用している事例を多くみかける」という。売り手、買い手ともに、どの計算が税負担や業務負担を減らすのか、見極めが必要だ。
バックオフィス系のサービスを提供する企業はインボイス制度導入に際して、適格請求書の要件を満たしているかを判定するサービスなど、対応機能の拡充を図ってきた。しかしこれまで見てきた通り、現場が抱える課題や、混乱を招いている要因は多種多様だ。
「システムで自動的に解決できず、事業部とのコミュニケーションが必要な”イレギュラー”が出てくる。このような人間にしか対応できない問題により時間をかけるためにも、テクノロジーを活用していくことが重要ではないか」（マネーフォワードの松岡氏）
AI-OCR（人工知能を取り入れた光学式文字読み取り装置）で登録番号を読み取るクラウドツールなどを活用し、通常業務を効率化することは当然有用だ。イレギュラーな事態の発生への対応に備える余裕の確保にもつながるだろう。そのうえで、税負担や業務負担をいかに減らしうるか、経営の観点からの議論も重要となりそうだ。
（武山 隼大 ： 東洋経済 記者）
