無料PDF作成ソフトを活用しよう！PDFから社外秘を切り離すPC裏技【知っ得・虎の巻】
ビジネス書類をPDF化するメリットは、ファイルを開くアプリがないとか、WordやExcelのバージョンが違うといった問題が生じないこと。Adobe Readerさえ入っていれば、Windows、Macintosh、Linuxなど異なるOSでも同じように書類を閲覧することができる。
●あらゆるアプリからPDFをスムーズに作成する
最新のOffice系アプリは、ファイル保存時にPDFを選択できるようになってきた。けれど、アプリによっては未対応だったり、バージョンが古いと機能がない場合もある。PDFファイルの作成は、実は無料ソフトの導入で可能になる。
無料のPDFファイル作成ソフトはいくつかあるが、今回はその中からキューブ・ソフトの「CubePDF」（http://www.cube-soft.jp/cubepdf/）を紹介したい。特徴は、日本語文書に強いこと。日本語フォントの埋め込みができるので、他の環境でも文字化けの心配なく、フォントを再現できる。また、作成元ファイルの日本語ファイル名をそのまま引き継いで、PDFファイル名にできる。
PDFファイルの作成方法は、印刷の手順と同様だ。印刷で紙に出力するかわりに、PDFのファイルを出力すると考えてみよう。各アプリで［ファイル−印刷］などの操作を行い、［印刷］ダイアログボックスの［プリンターの選択］で［CubePDF］を選んだら、印刷を実行する（画面1）。
続いてPDFの出力方法を設定しよう。［ファイルタイプ］から［PDF］を選択（画面2）。必要に応じて、セキュリティやフォント埋め込みの設定を行う（画面3、4）。セキュリティ設定すれば、文書を開くときのパスワードを決められ、第三者からの盗み見を防ぐことができる。
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| 画面1 各アプリで印刷を選択。［印刷］ダイアログボックスの［プリンターの選択］で［CubePDF］を選んだら、［印刷］をクリックする。 |
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| 画面2 ［ファイルタイプ］から［PDF］を選択。［変換］をクリックすれば、PDFファイルが作られる。 |
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| 画面3 ［セキュリティ］タブで文書を開くときのパスワードを設定しておけば、盗み見を防ぐことができて安心だ。 |
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| 画面4 ［詳細設定］では、フォントの埋め込みやグレースケール保存などの設定が選べる。 |
●書類を1つにまとめたり社外秘ページを外したりする
社内で作ったPDFの企画書を社外の人に見せようとしたとき、社外秘の情報が含まれていることがある。そうしたとき、ヨモギソフトウェアの「PDForsell」（http://yomogi.bakufu.org/pdf.html）を使えば、ページを分割して見せたくないページを外すことができる。さらに、PDForsellでは、PDFファイルの結合も可能だ。関連する複数のファイルを結合して1つにまとめておけば、ファイルを整理しやすくなる。
PDForsellを起動して、PDFファイルをドラッグ＆ドロップすると、分割・結合の対象にできる。ページのイメージを確認しながら、分割したい位置で［分割］ボタンをクリックしよう（画面5）。分割は、複数回行える。たとえば、8ページの資料から3ページ目だけ外したいときには、3ページの前と後で分割して削除する（画面6）。その後ファイルを結合して保存すれば、3ページだけ外した書類を作成できる（画面7）。
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| 画面5 PDFファイルをドラッグ＆ドロップ。画面右側でイメージを確認しながらページを移動し、［分割］をクリックする。 |
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| 画面6 ページを分割したら、取り外したいページを選んで、［削除］をクリックする。 |
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| 画面7 ページを削除できたら、［結合して保存］をクリックする。この後ファイル名と保存先を指定する。 |
複数ファイルを結合したいときには、あらかじめファイルをドラッグ＆ドロップして並べておき、［結合して保存］をクリックする。これで、バラバラだった関連書類が1つにまとまる。
無料PDF作成・変換ソフト「CubePDF」を利用すれば、PDFファイルの管理がスムーズになる。PDFファイルをより積極的に活用できるので、ビジネス書類のやりとりが、スマートかつ効率化できるはずだ。
編集部：池田利夫＋岡本奈知子（ジャムハウス）
制作編集：エヌプラス
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