｢プレゼン上手｣が内容以外にしている3つの工夫
プレゼン上手な人が工夫している、あることとは（写真：kouta／PIXTA）
わかりやすいと感じる人の話は、実は中身がわかりやすいだけではありません。安心して話を聞くことができるからわかりやすいということが多いものです。では、話の中身以外に何を伝えればよいのでしょうか。
6月30日に『入社1年目から差がつく ロジカル・アウトプット練習帳』を上梓した、グロービス経営大学院で教鞭を執る岡重文氏が、｢プレゼン上手な人｣がやっている工夫について解説します。
資料作りは上手いけど｢プレゼン下手｣な人
資料は作り込んだ。スライド1枚1枚の完成度も高い、ストーリーもきちんとできている、大丈夫だ。自信をもってプレゼンに臨み、話を始めたものの聞いている人の反応は、今一つ。なんだろうこの違和感、こんな経験をしたことはないでしょうか。時間をかけて作った資料は、きっとよいものに仕上がっているのでしょう。ただ、伝える中身がしっかりしているだけでは伝わりません。
実は｢プレゼン上手｣は中身以外にも工夫していることがあります。読んでしまえば、当たり前のことと感じる人も少なくないでしょう。ただ、自分が話していることが何なのかを自分で意識しながら話すということは意外にできていないものです。
最初は少し面倒かもしれませんが、慣れるとすぐにできるようになるので、ちょっと試しに次の問題に取り組んでみてください。
これから30 分の時間をいただいて、説明をしていきます。最初10 分ほどで、お伝えしたいことの背景を、その後15 分ほどで具体的な提案を述べさせていただきます。最後5分は質問の時間を設けたいと思っています。ただ、途中でも構わないですので、気になったことがある場合は遠慮なく、言ってください。その場で回答するかどうかも判断しながら進めていきたいと思いますので……
普段、似たような説明を聞いたことがある人も多いと思います。当たり前のように感じる人もいるかもしれませんが、何がこの後、起こるかを伝えて話を始めることは重要です。なぜなら、聞き手は、どういった想定で話を聞けばよいのか予測ができるからです。それによって、これからの話を安心して聞くことができます。少し丁寧にメッセージの意味を整理しておきましょう。
重要なのは構成を伝えること
まず、冒頭の「これから30分時間をいただいて〜（中略）〜最後5分は質問の時間を設けたいと思っています」について考えます。
これは、30分の時間が、10分（背景）＋ 15分（提案）＋ 5分（質問）で構成されることを伝えています。構成が伝えられないまま話が始まると、聞き手はどんな30分になるのかがわからない中で話を聞かなければなりません。構成がわかることによって、何にどのぐらいの割合を割いて話が進むのかということについて、イメージを持つことができます。
今回の例では最初の10分は、次の15分の本論のための準備であるという認識を持つことができます。それによって、「早く本題に入ってくれないかな」とか、「この話は何と関係があるのだろう」といった余計な考えを持たなくても済みます。また、最後に質問の時間が「ある」ということが明示されることも聞き手にとって有益な情報の1つになります。
次に後半部分の「ただ、途中でも構わないですので、気になったことがある場合は遠慮なく、言ってください」を考えます。
これは、質問の時間を最後に設けるものの途中で中断して質問してきても構わない、言い換えると最後の5分まで待たなくてもいいということを伝えています。つまり、25分の間、どういう姿勢で聞いていればよいのか、かかわり方について明らかにしていると言えます。
そして、最後の「その場で回答するかどうかも判断しながら進めていきたいと思いますので……」。これは、言い換えると途中の質問はその場で答えるかどうかはこちらで判断をするというメッセージになります。
「こんなこと質問してもいいのかな」とか、「最後にまとめてのほうがいいのかな」といったことで迷う必要がないということを伝えているとも言えます。流れの中でどう対応するべきかについては、こちらで考えるので皆さんは何か疑問が生じたら迷わず率直に伝えて大丈夫、というメッセージです。
構成やかかわり方を伝えたうえで、さらに聞き手が想起することへの対応をしています。
上手な人がしている3つの工夫
�� 構成を伝える
全体の時間がどのように使われる予定なのかを冒頭に伝えるようにしましょう。30分とか60分とかまとまった時間をもらっているときはもちろん、1分とか3分とかの短いスピーチでも、何について話をするかを簡単に冒頭に述べるということを心がけましょう。
ただ、1分とかそもそもの全体の時間が長くない場合には導入が長すぎると本題に割ける時間が減り、影響が大きいので、入れるとしても簡単に一言二言がお勧めです。
�� 聞き方を伝える
どういうスタイルで話を聞けばよいのかも伝えておくとよいです。質問の時間は最後にまとめてとりますので、それまでは手元でメモしながら聞いてくださいといったことを伝えるのもいいです。
一方的に話をするだけではなく隣の方と意見交換をしてもらうような場も考えている際は、事前にその案内があったほうが、心づもりができるので聞き手にとって親切です。
�� もう1つ先をフォローする
そして、最後にもう1つ意識できるとよいことが、余計な考えをめぐらさずに話が聞ける環境をつくるということです。何かを伝えた際に、さらに聞き手がどういうことを想起するかということをイメージしていくことで対応ができます。
例えば、「質問の時間が最後にあります」ということを伝えると、「逆に最後の時間までは質問はしてはいけないということなのか？」といった疑問が聞き手には浮かびます。
また「途中でもよいので、自由に質問して構いません」と伝えると、「本当に何でも聞いてよいのか」といった反応が想起できます。その反応まで予測して、さらに一言補足ができないかということを考えるようにしましょう。
この先何が起こるのかを知っているのは、話を準備しているあなただけです。逆にそれはあなただけが知っていることですので、予め伝えて害のないものは積極的に共有していくことが大切です。
ここまで考えてきたことをまとめておきます。
双方向のコミュニケーションを意識する
まず、伝える内容は、伝える中身だけではないということです。
伝える内容＝伝える中身そのもの＋構成＋かかわり方＋フォロー
伝える中身以外に、どのように話をする予定なのかという構成、その進行に対してどんなかかわり方でいられるのか、さらに、構成やかかわり方を伝えた際に、聞き手が感じるであろうことへのフォローなど、伝える中身以外にも伝えられることがあります。
これらは、実は聞き手のことを考えて設計できることですし、広義な意味での伝える中身ということもできます。わかりやすい人の話は、実はそこまでが自然に織り込まれており、それがわかりやすさにつながっているのです。
最後に重要なポイントが1つあります。コミュニケーションは「話し手」「聞き手」という構図で物事を考えてしまいますが、本来、双方向性を持った営みです。一方向で話すこともできなくはないですが、双方向に参加者側からの声を拾うことも大事なことです。
例えば、手をあげてもらうといったことも立派な双方向のコミュニケーションの手段です。また、参加者同士で話をする機会を設けるといった場づくりも意外に有効です。与えられた時間と空間を話し手が100％占有する必要もありません。伝える場を全体で創っていくということにつながる働きかけも同時に意識していきましょう。
（岡 重文 ： グロービス経営大学院教授）
