デキない人の｢メール｣にありがちな"NGポイント"
NGなメールの特徴とは？（写真： USSIE ／PIXTA）
上司にメールをするとき、どのような文面でやりとりをしていますか。わかりにくいメールの文面ほど、受け取る側に混乱を生じさせることも。NGメールはどんな文面なのか。そして一目見てわかるメールの文面とは。数字を効果的に使うことで、メールのやりとりもいままで以上にスムーズになります。Sophia Bliss最高執行責任者COOで北海道東川町CFOの定居美徳氏の新著『数字で示せ』を一部抜粋・再構成し、お届けします。
A「Re:Re:Re:九州出張について」
B「9／3まで承認願います。九州出張の件」
電車でチェックする時間が5分できたときに、未読リストにあった2件のメール。
あなたの上司は、A、Bどちらのメールを、先にチェックするでしょう？
NGなメールのタイトルはAです。どちらも九州出張に関するメールですが、大きな違いがあります。
Aは、九州出張と書いてありますが、目的がわかりません。
Re:Re:Re:と、誰かとのやりとりが何度も行われているようで、読むのに時間がかかりそうです。
それどころか、上司が読む必要があるのかさえ、正直あやしいところです。
メールの目的も期限も一目でわかる
一方、Bは、メールの目的も期限もはっきりしています。上司が「OK」と返信すれば完了です。
できる人のメールは、相手からの返信も早いのです。メールの件名の重要性を知っているからです。
Bを受け取った相手は、メールの件名を見ただけで、内容・必要なアクション・返信に必要な時間がわかるのです。
ところで、あなたがメールするとき一番イライラすることは何ですか？
やはり「いつまで経っても返事がこない」ことですね。
あなたが仕事をしているとき、実は直接話すより、メールのほうが多いのではないでしょうか？ 直接話すのも、メールもコミュニケーションです。
そこで、ここでは、結果を出すためのメールのスキルを紹介します。
未読メール20件の中で、あなたのメールを最初に開かせ、すぐに返事させる。
それが、メールの件名のパワーです。
では、返信の早いメールの件名はどうやって作ればいいのでしょう？
今すぐできる、3つのコツをお伝えします。
� 屬い帖廚泙任吠嵜�が欲しいか、期限を入れる
�∩蠎蠅�行うべきアクションを、シンプルにまとめる
�７鑢召�18字以内にする
まず、返信期限です。
「いつ」、つまり期限を書かないと、このメールは「急がない」と判断されるのです。「いつ」を数字ではっきり表すと、期限内に返事をもらえる可能性が高まります。
もし、期限内に返事をもらえなかった場合でも「確認：9／3迄に承認願。九州出張の件」のように、念押しすることができます。
次に、相手が行うべきアクションです。
「承認願います」「確認願います」「都合連絡ください」など、求めるアクションを件名に入れます。
もし、報告や情報共有など、相手のアクションが必ずしも必要なければ、件名の冒頭に「参考」「返信不要」など入れます。
メールの件名は18字以内で
最後に「件名は18字以内に」です。
短い件名でアクションと数字がわかれば、相手はあなたのメールを開きます。
「わかれば」です。ここに落とし穴があるのです。
上司が移動中にメールをチェックする場面を想像してみてください。パソコンでしょうか？ タブレットでしょうか？ それともスマホ？
スマホが圧倒的に多いのではないでしょうか？
空き時間でもチェックできるスマホのメールは便利ですが、注意点があります。
ズバリ、メールリストには、短い「件名」しか表示されないことです。
だから、相手にスマホでわかってもらうためには、件名は短い必要があるのです。もし、件名が長いと後のほうが「…」となってしまいます。
メールを開かないと件名の全体がわかりません。
設定にもよりますが、私が使っているiPhoneのGmailだと、19字以上は…です。
どうしても18字を超える場合、件名の最初に「いつ」「アクション」を書きます。
これまで、メールの件名に「いつ」が大切だと、お伝えしてきました。
ここに、メールならではの落とし穴があります。「今日」「明日」「来週」などです。
「いつ」を数字で伝えないと問題が起きることも
あなたが9／1の夜に「明日14時に打ち合わせしましょう」と送ったあと、相手がメールを開いたのが翌日の9／2の朝だったら。
メール送信時間を確認せず、9／3の14時だと思い「大丈夫です」と相手が返信します。これが大事な商談だったらどうなるでしょう？
NGなメールの文面には「いつ」が書かれていません。たった一言、「いつ」を数字で伝えないことが、大きな問題につながる恐れがあるのです。
あなたがメールを送るのと、相手がメールをチェックするタイミングには時間差があると肝に銘じましょう。
「いつ」をメールするときは、「今日」「来週」ではなく、「9／2」「9／9」などと日付を書いてみてください。
（定居 美徳 ： Sophia Bliss最高執行責任者COO・北海道東川町CFO）
