社内で繰り返される｢伝言ゲーム｣で起きる大混乱
会社で伝言ゲームが繰り返され、結局なにをつたえたかったのか混乱が生じる、そんなことはありませんか？（写真： Lukas / PIXTA）
日本では今、どこを向いても人手不足の問題がクローズアップされている。日本の人口減がすでに始まっている中、物流・運送業の「2024年問題」を筆頭に、あふれ返る業務を限られた人員でどうこなせるか、どの業界にとっても出口の見えない難題となっている。
筆者はウズウズカレッジという会社で、採用からIT分野を中心とした教育研修、業務効率化を行っている。そのような立場から俯瞰して見ると、状況を打開するための道は2つしかない。1つは「人を増やす（人材採用）」こと。もう1つは「仕事を減らす（業務効率化）」ことだ。
ただ、当然ながら採用については会社で取り組むことなので、個人でどうこうできるテーマではない。今回は、自ら取り組むことができ、サクサク業務をこなして実績も出せる「ウズウズ働くための業務効率化スキル」の5つを紹介したい。
�� 情報の一元管理（情報を1つにまとめる）
これは業務を効率化するうえでの基本中の基本だ。情報やファイルをチームメンバーや取引先などと情報共有することは多々あると思うが、それを1つにまとめる。
ファイルであれば、クラウド上で一元管理すれば、どのデバイスからもアクセスできるだけでなく、「最新版のファイルを全員が把握できる」「共有する際、URLをコピペするだけで済む」「みんなで進捗状況を確認できる」というメリットがある。
共有すべきデータやファイルを各自で持たないようにすること。みんなが見に行くクラウド上の場所を1つ決めておいて、そこを開けば最新情報が確認できるよう整理しておけば、業務上のロスとなる齟齬や誤解、ミスを防ぐことができる。
＜情報を一元管理していないことによって引き起こされる非効率＞
・知りたい情報やファイルを探すために浪費される時間
・すでにある情報やファイルを再作成するために浪費される時間
・古い情報、間違った情報を基に進めた仕事のやり直しに浪費される時間
など
各自でファイルを勝手に増やしてしまわないように「この情報はこのファイルにある」という共通認識を持っておくことが大事となる。
ただ、どうしてもファイルは増えてしまうので、定期的に重複している情報や似たようなファイルは「マスターファイル（情報がまとまっている中心的なファイル）」に整理、統合していくことが必要だ。
�� 連絡ツールの最適化（使い分け）
電話、メール、チャットという連絡ツールを目的に合わせて使い分けることも、業務を効率的に進めるうえで実は非常に重要だ。
業務効率化という観点でみると、もっとも優れているのはやはり「チャット」だろう。なぜなら、チャットは「伝えたいこと」だけ手短に伝えることができるツールだからだ。筆者の会社でも、全従業員の連絡事項はほぼ全てChatworkというチャットツールに集約されている。
これがメールになると、「件名」「冒頭のあいさつ」「結びのあいさつ」「署名」を入れないと相手に失礼な印象を与えかねないので、その点、手間と時間がかかることになる。
みなさんの中には、すぐに情報を得られるもっとも効率的なツールは電話じゃないかと思う方もいるかもしれない。確かにそうした側面もあるが、大きな弱点は「相手につながらない限り、空白の時間ができてしまう」ということだ。
それぞれの特性を意識したうえでお勧めしたい連絡ツールの使い分け方は、以下の通りだ。
※外部配信先では図表を全部閲覧できない場合があります。その際は東洋経済オンライン内でお読みください
（図表：筆者作成）
連絡ツールは、メリット、デメリットを理解したうえで、目的に合わせて使い分けよう。
�� 伝言ゲームは避ける
AさんがCさんに依頼したい場合は、Cさんに直接依頼する。これを聞けば当たり前のようにできそうだが、実際はやれていない現場がとても多いと感じている。
例えば、ある業務をAさんがCさんに依頼するケースを想定してみよう。その場合、AさんはCさんの上司であるBさんにまず連絡し、上司のBさんから業務担当Cさんに指示をするという「伝言ゲーム」が起きていないだろうか。（もちろんCさんが他部署の場合、上司であるBさんへの共有は必要だが、同じような業務連絡をずっと上司経由で伝える必要はあるのだろうか？）
誰でも一度はこのような「伝言ゲーム」を体験したことがあると思うが、情報は介在する人が増えれば増えるほど、歪んでしまう。
人が介在する限り、仲介役の主観が入ったり、情報が抜けたりして、100%伝わらない。そのため、業務関係の連絡は、AさんからBさん、BさんからCさん、CさんからDさん……という「直列型の業務連絡（伝言ゲーム）」を避けることが重要だ。
伝言ゲームの結果、Aさんが意図したものとは違う指示内容がCさんに伝わってしまうとどうなるか。Cさんがいくら完璧に業務遂行したところで、「指示した成果物と違う」ということになり、最初からやり直しになるだろう。
こうした人的資源の無駄遣いは、人手不足の職場においてはすぐにでもなくしたほうがいいだろう。解決策はとてもシンプルだ。AさんがBさんとCさんに同時に連絡すればいい。つまり「並列型の業務連絡（伝えたい相手と共有しておきたい相手への同時連絡）」で伝達すればいいだけだ。
＜伝言ゲームによって引き起こされる非効率＞
・伝言するためだけに使われていた時間
・伝言遅れによって業務が滞っていた時間
・伝達内容の間違いにより業務ミスが発生し、それをやり直すための時間
これを徹底するだけで業務効率化は相当進むはずだ。
�� マルチタスクの勘違い
効率化に役立つと思って間違えた認識で行ってしまっているのが「マルチタスク」だ。「マルチタスク」と聞くと、同時に複数の作業を行っていると勘違いしている人が多いが、人間は同時に複数のことをやると、効率が著しく悪くなる。誰だって1つのことに集中していたほうが作業ミスも減るし、その作業にかかる時間は短くなる。
実際に効率的にマルチタスクを行っている人は、同時に複数の作業はやらずに、時間を決めて1つずつこなしている。それを1日単位、1週間単位で見ると、「複数のことを同時並行で行っている」ように見えるのだ。
つまり、マルチタスクとは、仕事（タスク）を「シングルタスク」として整理して、優先度や所要時間を考慮してスケジューリングしながらやっていくことなのだ。
業務効率化の秘訣は、1つの作業を始めたらできる限りそのことだけに集中すること。チャットやメールもその間は見ない。そうしないと、せっかく集中できていたのに途切れてしまい、もう一度集中し直したり、後からやりかけていた作業を思い出す時間を浪費しなければならなくなる。
＜マルチタスクを効率的に行うノウハウ＞
・1日の作業を行う前にタスクの優先度を整理し、大体の作業スケジュールを決める
・この時点で作業の内容や目的、ゴール設定に不明点がある場合は確認連絡をしておく（作業の中断、手戻りを避けるため）
・作業中はチャットやメールを見ない
・人からできるだけ話しかけられない場所で作業する
以上、「4つの業務効率化スキル」を紹介した。人手不足の根本的な改善策が見当たらない中、業務効率化を意識的に取り入れることで、1人ひとりが精神的に追い込まれず、成果につなげてもらえたら筆者も嬉しく思う。それが「ウズウズ働く」ことにつながると考えている。
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最後に、もう1つだけ。すべての業務効率化の土台になる超重要な5番目のスキルをお伝えしよう。
それは、仕事の依頼があった際に「とりあえず受けない」ことだ。これは「仕事の依頼を断れ」ということではない。
例えば、チャットでもメールでも電話でも、誰かからタスクを振られたときに「詳しい内容は後から確認すればいい」という姿勢でいったん受けてしまうと、納期が近づいて着手した際に「あれ？これ何すればいいんだっけ？どうなっていれば完了なんだっけ？」という状態になってしまい、再度依頼者に確認しなければならなくなる。
大体の仕事の依頼は依頼者側もそこまで整理できていない状態で依頼しており、「いつ」「誰が誰に」「何を」「どうする」「どうやって」という基本的な情報が漏れていることが多いものだ。
いざ取りかかろうとしたときになって初めて詳細がわからないことに気づくと、発注者に確認する作業から始めなければならなくなるので、最初に依頼された段階でできるだけ次のような情報は確認しておこう。
＜仕事を依頼された際に確認すべきこと＞
・目的は何なのか？（何の成果に紐づいている、どのくらい重要な作業なのか？）
・作業のゴール設定は何なのか？（どんな状態になっていれば「完了」なのか？）
・いつまでにやればいいのか？
・どのような作業と関連しているのか？（前工程、後工程の把握）
・誰と連携して行う作業なのか？（他者と連携が必要な場合）
・具体的にやるべきこと（やるべきことを洗い出し、抜け漏れがないか確認）
など
依頼者に「情報に抜け漏れがない状態で依頼してほしい」と文句を言っても何も変わらない。そうではなく、タスクを受け取った時点で自分が内容を整理し、情報の漏れがあれば相手に質問を投げておく。そして、手元のタスクは整理した状態で格納しておく。こうすることが自分の作業効率を格段に上げる秘訣だ。
人生と同じく、日々の業務にも「余白」がなければ新しい機会は生まれない。年度末を迎えるこのタイミングで業務効率化スキルを少しでも実務に活かしてもらい、余白がある状態で新年度の新しい機会を掴み取ってもらいたいと思う。
（川畑 翔太郎 ： UZUZ COLLEGE（ウズウズカレッジ） 代表取締役）
