コスト面でも損｢ムダな会議｣を簡単に減らす方法
ついつい居眠り。会議はとりあえずすればいいというものではなく……（写真：Graphs／PIXTA）
労働者人口の減少やコロナ禍に伴い、働き方に対する改革のニーズは高まり続けている昨今。業務改善、DX、AI活用など数々の手法・ツールが出てきていますが、今だに多くの企業・組織・自治体にはムダな仕事が蔓延っています。
「保存は紙の原本で」「上司と部下の印鑑リレー」……。こんなムダ業務にあなたとあなたの会社は悩まされていませんか？
富士通で業務改善のキャリアをスタートし、現在も数多くの企業への業務改善支援を行う、業務コンサルタント・元山文菜氏の書籍『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』から一部抜粋し、今日からできるムダ作業の無くし方を紹介します。
なにも生まれない「とりあえず会議」
とりあえず全員参加で会議を開催……。
人数が多いにもかかわらず、 参加してみると発言するのは1人か2人。これはどこの会社にも当てはまる会議あるあるです。
会議にもコストがかかっています。時給1000円の人が10人集まって1時間の会議をすると、その会議は1万円です。その上大勢が参加する会議は話が発散しやすくまとまりがつきづらくなります。
そこで、会議を開催すると決まったら「誰に声かける？」と参加者を先に決めるのではなく、会議のゴールをしっかりと言語化する必要があります。会議がはじまって、会議室を出る時には参加者がどのような状態になっているのが理想なのかを考え抜くのです。
会議のゴールは大きく分けて4つにわけられます。
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明確な目的に沿って参加者で議論をして、次にどう進めるかを決めて「これでいこう」と合意ができた状態で会議室から参加します。複数ある選択肢の中から取捨選択する「収束」作業です。
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議題となるテーマに対して参加者から自由な意見やアイデアを出してもらう会議。意思決定が「収束」作業だとすると、アイデア出しは選択肢を増やす「発散」作業です。
��情報共有する
すでに決まったことを周知させ、メンバーに共有する会議。決まったことについてメンバーの中に納得感を醸成させることを目的とした作業になります。
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参加者が議論やコミュニケーションを通して相互を理解し合う会議です。オフサイトミーティングや1on1などが目的の一部として使われることがあります。
まずは会議のゴールを決めるべき
開催する会議のゴールを定めたら、誰を呼べば必要な議論ができるのかを考えます。多すぎても少なすぎても会議はうまくいきません。
このときに「なんとなく声をかけておいたほうが安心かな」というくらいの人は基本的にいなくても大丈夫なケースが多いです。その場合には、任意参加者として「こういう会議を行うことを知っておいてください。参加はお任せします」と必須参加者と分けて考えることも大切です。
そして偉い人にとっては耳が痛いかもしれませんが、定例会を含むムダな会議が多い原因の1つに「会議好きの上司がいる」ことが挙げられます。
何でもかんでも情報を知っておきたい「仲間外れがイヤな上司」や、とにかく興味本位で何でも聞きたがる「これなんなの上司」。それほど重要でもないのに「ちょっと話を聞かせてほしいので、マネジャー全員集めて」というわけのわからない会議がスケジュールを埋め尽くしていきます。
どうしても部下の話が聞きたいなら1on1などで参加者と時間を限定するなど会議を自制しなければいけません。
自分が部下の場合には、しっかりと成果を出す会議をしたい熱意とセットで、「今回の会議の目的を教えていただけませんか？」と、どんなアウトプットを出す努力ができるのか素直に聞いてみるようにしてください。
会議のゴールを意識して「とりあえず会議」を極力減らしましょう！
（画像：『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』より）
あなたは「耳だけ」参加している会議はありませんか？
配布された資料にパッと目を通した後はひたすらメールを捌いたり、資料作りに精を出す。もちろん発言も質問もなし。聞き流しているだけの「ラジオミーティング」。人によっては、パソコンとスマホを併用して同じ時間に2つの会議に参加し、そのうえ内職もこなしています。
これでは、会議の内容はまったく理解できません。かといって、作業に集中できるかというと、音声や画像が意識に入って来たり、もしかしたら当てられるかもしれない緊張感もあるため、中途半端になってしまいます。
このような会議を良しとしてしまうと、カレンダーはすぐにパンパンになり、ゆっくりと集中する時間は低下。ふと気付くと本当に大切な仕事が後回しになってしまいます。
情報共有ではなく情報伝達
情報共有と言えば聞こえは良いですが、たとえば「新しい業務ルールができました」「新しい部署が開設されます」「プロジェクトの次の手順です」のように既に決まった情報を伝達するだけの会議となっているケースが多いのです。
内容が複雑で、教育や研修的な説明が必要だったり、参加者に納得感を得てもらうために、細かなニュアンスを伝える必要がある場合には会議を開催する意義はありますが、聞き流しても問題ない人が多い場合には、会議のやり方を疑う必要があります。
ここで、まず知っておいていただきたいのは、現代の情報量の多さと情報変化のスピードの速さです。
テクノロジーが発達したことにより、ひと昔前なら他人からわざわざ教えてもらわないと知ることのできなかった情報もタイムリーに取得できるようになっています。逐一情報を伝達をするためにみんなを集めて会議を開かなくても、メールやチャットを使えば適切なタイミングで適切なメンバーに情報を伝えることができるようになったのです。
そこで、情報を伝達するだけの会議は既に役目を終え、別のコミュニケーション方法に置き換えることができます。
本来、情報共有の会議を行う目的は「既に決まった事柄を関係者に伝達する」ではありません。決まったことを理解してもらい、メンバーの中に納得感を醸成させた状態で会議室を出てもらうのがアウトプットです。
簡単な社内ルールの変更ならばメールやチャットで済むため、そもそも会議を開催する必要もありません。
情報を伝達するだけの会議はデジタルの力を借りてできるだけ減らして、新しい時代の会議を作っていきましょう！
（画像：『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』より）
美しく彩られ、流行のピクトグラムをふんだんに使ったPowerPointの資料。「明日のオンライン社内会議です」と言われて内容を読んだものの、何を言いたいのかまったくわからない。見た目は美しいのに、中身がない……。
何かしらのトラブルが発生して作られた報告書。何ページにもわたる資料を読み進めるも、いつになっても事態がよく理解できない……。
「以下の3点を対策とします」と、それっぽく箇条書きが並んでいるけれど具体的な行動がよくわからない……。
このように内容はよくわからないけれど見た目が美しかったり、ボリュームの多い「ハイクオリティな社内資料」作成のムダは実は多くあります。
ムダに洗練された「ムダな資料」
こういった資料は、「顧客満足度の向上につとめる」「生産性向上につなげる」「効率化を実施する」など、あいまい言葉でお茶を濁してしまったり、平凡な話がやけに立派に見えたりします。
その資料をみたところで「結局、成果物はなに？」「次は何をしたら良いの？」「だれがどのように進めたら良いの？」という具体的なことは見えてこないのですが、洗練されたビジュアルに圧倒されて、意味を「理解した気」にさせるのです。
「今後のスケジュールを報告してください」と言われたときに、PowerPointを開いて美しいレーダーチャートを書き上げても「いつまでに誰が何をどのように進めるのか。成果物は何か」などが具体的になっていなければ全く意味がありません。
このような場合にも、すぐに手を動かすのではなくIPOのフレームワーク（どのような成果「Output」を出すのか。そのために、何を入力「Input」して、それをどのように処理「Process」するのか）で仕事の骨子をしっかり作る必要があります。
内容が理解できていない上司や偉い人にかぎって、誤字脱字や言い回しの細かな粗さがしを始めますが、こうなってくるとムダに洗練されているけれど、本質とは大きくずれた資料が山積みになります。
具体化するのは難しいですが、日々の練習を重ねることで仕事の解像度はどんどん上がっていきます。
（画像：『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』より）
（元山 文菜 ： リビカル代表取締役 業務コンサルタント）
