みなさんのご自宅では、書類関連をどのように保管されていますか？　年末が近づくにつれて、保険料控除のお知らせなどが届き始め、「確定申告」が気になってきますよね。そうなると、「病院や薬局の領収書も整理しなくちゃ…」とあせり始めるし、そうこうしていると喪中ハガキが届くことも。ライフオーガナイザーの下村志保美さんに、自宅で取り入れている、管理しやすくて継続しやすい「書類分類テクニック」を教えてもらいました。

片づけが苦手な人ほど「ややこしく収納」して失敗する

年末になるとごちゃつきがちな領収書や年賀状などの「紙もの」。きちんと整理しなくちゃと思いながらも、日々のあわただしさに追われて、結局「どこに置いたっけ…」と探し回ることも。喪中ハガキがまぎれてしまって、喪中の方に間違えて年賀状を送るという失敗をする人もいらっしゃるのではないでしょうか。

【写真】年末に必要になる書類は3つのファイルで仕分け

実際、私のところに相談に来る方の多くは「ちゃんと整理しなくちゃ」と思うあまり、複雑な収納方法をつくってしまっています。

たとえば、細かく仕分けできるボックスを買ったのに、ラベルをつけ忘れて混乱したり、「あとで整理しよう」といったん引き出しにすべての書類を突っ込んでしまったり…。

複雑な収納をしてしまうことで、結局、年末の必要になるときに出てこなくなり、「こんなはずじゃなかった！」となってしまうのです。

わが家の「3つのクリアファイル方式」

美しい書類収納に憧れはありますが、大事なのはしまい込む「収納方法」ではなく、すぐに取り出せる「仕組み」。

完璧にやろうとせず、シンプルに「入れるだけ」にしておくことが、じつは一番うまくいきます。そこで私が実践しているのが、3つのクリアファイルで管理する方法。

具体的には、「年賀状」「医療費」「保険料控除」の3つです。それぞれを順に紹介します。

1：年賀状ファイル

今年の1月にもらった年賀状と、秋から届き始める喪中ハガキをここに収納しています。これがあると、住所チェック用としても活用できるし、喪中の方に「うっかり送ってしまった！」という失敗を防げます。

2：医療費ファイル

病院や薬局でもらった領収書はここに。小さなレシートサイズはなくしやすいので、帰宅したら、すぐこのファイルへ。

年明けに健康保険組合から届く「医療費通知」も一緒にとじておけば、医療費控除の準備がスムーズです。

私はおくすり手帳などを入れている引き出しに、一緒にセットしています。

3：保険料控除ファイル

10月以降に届く保険料控除証明書。以前は玄関や食卓にポンと置きっぱなしにして「あれ、どこいった？」と家中探すのが恒例行事でした。

でも今は、届いたらすぐこの「医療費ファイル」へイン。家族にも「控除のお知らせはこのファイルね」とルールを伝えているので、迷子ゼロになりました。

シンプルだから続けられる仕組みで、年末にもゆとりを

「紙整理」と聞くと、つい完璧にやろうとしてしまいがち。でも、それが挫折の原因です。

大切なのは「とりあえずここに入れればいい」と、家族みんなが迷わずできるシンプルな仕組み。クリアファイル3枚とマジックペンがあれば、特別な収納グッズは不要。ラベルをはっておき、届いたらその場で入れるだけ。たったこれだけで、年末のバタバタが驚くほどラクになります。

確定申告も年賀状も、必要なのは「片づけ力」。完璧に全部残そうとしたり、後でまとめて整理しようとしたりするよりも、シンプルに仕組みを整えておくことが大切です。