WordやExcelでスマート検索！Office 2016の使わないと絶対損する便利な情報検索機能
それは、かなり「もったいない」。
「スマート検索」は非常にシンプルな機能だが、Word、Excel、PowerPoint、Outlookで共通して利用できるので活用範囲は広い。
今回は、「スマート検索」の基本的な使い方を紹介しよう。
●Officeユーザーなら使わないともったいない「スマート検索」
Office 2016には「スマート検索」という機能が用意されている。
これは、Word、Excel、PowerPoint、Outlookで用意されていて、ドキュメント中のキーワードをインターネットで検索し、ウィンドウに表示してくれる機能だ（Mac版のOffice 2016でも利用できる）。
たとえば、Wordであれば、文書中のキーワードを選択後、右クリックして、メニューの［スマート検索］を選択する。
すると、右側に
・Wikipediaでの検索結果
・Bingの検索結果
・Bingのイメージ検索結果
が表示される。
各検索結果で［その他］をクリックすれば、さらに詳細な検索結果も表示できる。もちろん、結果をクリックすれば、Webブラウザを起動して検索ページを表示できる。
なお、Excelについては、セルを右クリックしても、セル中の文字を個別に選択して右クリックしてもスマート検索が利用できる。セルの場合はセル中のすべての文字で検索され、セル中の文字を選択した場合は、その文字だけで検索される。
Word 2016で調べたいキーワードを選択して右クリックし、［スマート検索］をクリックする。
右側に検索結果が表示される。
［その他］をクリックすると、さらに詳細な検索結果が表示される。
機能としてはこれだけだ。非常にシンプルだが、これがWord、Excel、PowerPoint、Outlookで使えるメリットは大きい。
たとえば、
Excelで顧客名簿や請求書などを作成中に、会社名をスマート検索すれば、住所や連絡先がすぐにわかる。WordやPowerPointの資料でわからない言葉が出てきたら、その場ですぐに調べられる。
Outlookで受け取った取引先からのメールに書かれていた製品名をスマート検索すれば、すぐに製品について調べられる。あるいは、受け取った怪しいメールの本文をまるごとスマート検索すれば、スパムメールかどうかを調べることもできる。
どのOfficeアプリを使うときも、わざわざWebブラウザに切り替えてキーワードを入力する必要がないので、操作はとてもスムーズだ。
毎日、Officeを使っているビジネスパーソンなら、使わないと損だろう。
Excelで名簿や請求書などを作成しているとき、会社名でその会社のホームページや住所、連絡先などをすぐに調べられる。
PowerPointの資料でわからない用語や概念をすぐに調べられる。画像の検索も可能だ。
Outlookでもスマート検索できる。受信メールに含まれているキーワードや文章をすぐに調べられる。
●検索エンジンはBing、Officeインテリジェントサービスの有効が必要
操作がシンプルなので、難しいところは何もないが、2つだけ注意点を記しておこう。
1つは、検索エンジンがマイクロソフトのBingに固定されているということだ。Googleが選べればいいが、それはさすがに無理か……。
もう1つは、Officeインテリジェントサービスが有効になっている必要があることだ。右クリックメニューの［スマート検索］を選択したとき、以下のようなメッセージが表示された場合は、［オンにする］をクリックすることで、Officeインテリジェントサービスが有効になる。
Officeインテリジェントサービスが無効だと、このメッセージが表示される。［オンにする］をクリックすると有効になって、スマート検索が利用できるようになる。
なお、Officeインテリジェントサービスとは、クラウド機能を利用して実現されるOfficeの機能を指すようだ。［ファイル］タブの［オプション］でOfficeアプリのオプションのダイアログボックスを開くと、［基本設定］に［Officeインテリジェントサービス］という項目が用意されている。通常は、［サービスを有効にする］をチェックしておけば問題ないだろう。
Officeアプリのオプションのダイアログボックスに用意されている［Officeインテリジェントサービス］の項目。［サービスを有効にする］をチェックしておけば、スマート検索を利用できる。
井上健語（フリーランスライター）
