時間に追われる｢仕事を断れない人｣の深刻盲点
「仕事を断る」のに使える、数値化のテクニックをご紹介します（写真：kapinon／PIXTA）
「数字に弱く、論理的に考えられない」
「何が言いたいのかわからないと言われてしまう」
「魅力的なプレゼンができない」
これらすべての悩みを解決し、2万人の「どんな時でも成果を出せるビジネスパーソン」を育てた実績を持つビジネス数学の第一人者、深沢真太郎氏が、生産性・評価・信頼のすべてを最短距離で爆増させる技術を徹底的に解説した、深沢氏の集大成とも言える書籍、『「数学的」な仕事術大全』を上梓した。
今回は「仕事が多すぎる」という悩みを取り上げ、「仕事を断る」のに使える数値化のテクニックを紹介する。
「仕事を断る」というスキル
私はビジネス数学教育家として、数字力や思考力の向上をテーマに企業の人材育成をサポートしています。研修を行うたびに、学んだことを職場で実践するよう促しているのですが、参加者からはしばしば、「学んだことをなかなか職場で実践できない」という声が寄せられます。
そうなってしまう理由の多くが、次のようなものです。
「仕事が忙しくて、学んだことを取り入れる（そのことを考える）ヒマがないんです」
「今の仕事の仕方を継続させることで精一杯なんです」
要するに、「抱えている仕事が多すぎる」というのです。
「時間は自ら作るもの」という厳しい見方もありますが、組織の中で仕事をする中では、どうしても時間が作れないこともあります（私も経験があるのでよくわかります）。
では、どうすればいいのでしょうか。仕事を上手に断って、抱える仕事を減らせばいいのです。
「抱えている仕事が多すぎる」という悩みの根本には、「うまく仕事を断れない」「今のやり方を捨てる提案ができない」というスキル不足があります。
そこで今回は、私の専門であるビジネス数学の立場から「仕事を断るロジック」を作れる人に共通する視点をご紹介し、みなさまの業務改善に役立てていただきたいと思います。
「仕事を断る」のに使える2つの数字
私は研修において、ビジネスシーンで何かを断るためには必ず数値が必要だと伝えています。そしてその数値とは、実はたった2種類しかありません。
�〇�間（できないものはできない）
�△�金（ビジネスとして適切でない）
それぞれ簡単な事例で説明しましょう。
� 峪�間」を理由に断る
たとえば仕事に使える時間が6時間あるとします。すでに予定している仕事で使う時間は5時間を見込んでいます。仕事に使える6時間のうち、5時間はすでに予定している仕事に使わなければいけないので、残りの時間は1時間です。そんなとき、上司から、どう考えても2時間はかかる仕事を依頼されました。
もちろんあなたはその依頼を断ることができるでしょう。使える時間が1時間しかないにもかかわらず、2時間もかかる仕事ができるわけがないからです。
断る根拠は子どもでも理解できる算数によるものでしたが、この極めてシンプルな例の中に仕事を断るための重要なポイントがあります。私たちがこのような算数をするためには扱う対象が数値化されていることが条件です。今回の例では仕事を時間に換算しているかどうかです。
すなわち、普段から自分の仕事を時間換算できている人は、時間という数字を使い、「できないものはできない」という理由で仕事を断ることができるのです。
最悪なのはここで「頑張ります」「どうにかします」と言って仕事を預かってしまうこと。特に誠実で真面目な人物ほど、仕事を依頼されたことを嬉しく（ありがたく）感じてしまい、どうしてもこのような姿勢になってしまいがちです。
しかし当たり前のことですが、2時間かかる仕事は1時間ではできません。どう頑張ってもできない。この揺るがない原則を、断る理由にするのです。
�◆屬�金」を理由に断る
上司からある業務をそのまま引き継いだとしましょう。その仕事の進め方はアナログの手作業なども多く、明らかに非効率的なものでした。
おそらくあなたはツールの導入など、多少のコストを発生させてでも効率よく仕事がこなせる手法に変えたいと考えるはずです。これはつまり上司の要求をある意味で「断る」ということになります。
しかし、ここで「効率が悪いので」という説明だけでは上司も首を縦に振らないでしょう。具体的に効率とは何か、それが具体的にどれくらい改善されるのか、ツールを導入するコストがどれくらいなのか、さっぱりわからないからです。
さらにこの説明のマズいところは、上司のこれまでの仕事の仕方を根拠もなく「効率が悪い」と否定することになってしまうことです。2つの理由から、このような説明は避けたほうがよさそうです。
ではこのようなケースで上司の要求を断ることができる人は何をするのか。答えは現状のやり方と新しいやり方の違いを金額換算し、比較して説明することです。仕事の効率化を時間換算し、さらに時給や時間あたり付加価値という数字を用いることで、現状の仕事が生む金額と新しいやり方で生まれる金額の差が示せます。
企業にとって何より重要なのはお金（利益）です。経済的メリットがないという事実は、ビジネスという営みにおいて適切でないことを意味します。仕事を断る最強の方法ではないでしょうか。
「攻め」の時代から「守り」の時代へ
研修などの指導現場でビジネスパーソンのみなさまを見ていると、数値化というビジネススキルのあり方が10年前と明らかに変わったことを実感します。
10年前であれば、数値化というテーマは「攻め」のスキルでした。収益化するため。新規事業を立ち上げるため。仕事を獲っていくため。自分の市場価値を認めてもらうため。このようなことを目的に数値化が必要ですというメッセージに深く頷く人も多かったように思います。
しかし現代はまったく違います。やりたくない仕事をやらなくて済むように。自分にとって自由な時間を創出するために。先輩や上司に対して「NO」と言えるように。このような提案がとても刺さります。数値化が自分を守るためのスキルに変わったのです。
そのことの是非はここでは論点にしませんが、そのような時代になったことだけは間違いありません。
そんな「守り」の時代にいきいきと仕事をしているビジネスパーソンは、例外なく仕事の「断り方」がうまい。そのためのテクニックとして、普段からの人間関係や言い方などコミュニケーションスキルは重要かもしれません。しかし最後の決め手になるのは、やはり数値化された根拠でしょう。
忙しい現代のビジネスパーソンにとって、業務改善とは仕事を断ること、あるいはこれまでやってきた仕事を捨てることと同義です。「抱えている仕事が多すぎる」や「今の仕事の仕方を継続させることで精一杯」と悩んでいる人ほど、2つの数値化をぜひ取り入れてみてください。
（深沢 真太郎 ： BMコンサルティング代表取締役､ビジネス数学教育家）
