1行だけはみ出したWord文書をすっきり1ページに収めるワザ
ネットで閲覧する文書ではなく印刷して配布するものなら、用紙節約のためにも読みやすさの上からも、なんとか1ページに収めたい。
そんなときの解決方法を紹介しよう。
●余白を調整する
下図は、［表示］タブで、［並べて表示］の設定にしたものだ。
2ページ目に、1行だけ文字列があるのがわかる。
この1行を、前のページに収める方法の1つに、「余白の調整」がある。
［レイアウト］タブの［余白］で［狭い］や［やや狭い］を設定してみよう。
数値で設定したいなら、一番下の［ユーザー設定の余白］をクリックする。
1行から数行程度のはみ出しなら、このように余白を調整するだけで解決することが多い。
●先頭行の、段落前の間隔を詰める
見出しの前後は、見やすいように間隔を広げている場合も多い。
先頭行にも段落前に間隔が設定してあるなら、その間隔を「0」にしよう。
先頭行なら、そもそも用紙の上余白があるので、段落前の間隔はなくても差し支えない。
「前任者から引き継いだ文書だから、段落の前後に間隔があるかどうかわからない」。
そんなときは、次の手順で確認する。
・段落の間隔を確認したい行を選択。
下図では1行目のみ設定を変えたいので、1行目をクリックして選択している。
・［ホーム］タブの［行と段落の間隔］をクリックし、［行間のオプション］を選択。
［段落］の［インデントと行間隔］タブが表示されるので、［間隔］で、段落前や段落後の数値を確認できる。
下図のように［段落前］に「1行」と設定されていたら、「0行」にして間隔を削除してみよう。
はみ出した1行が、前のページにするりと入り込むはずだ。
●段落の行間を詰める
段落の前後ではなく、段落の行間を狭くするのも良い方法だ。
前項と同じウィンドウで設定できる。
まずは、段落の間隔を確認したい行を選択する。
文書のすべての段落を選択するなら、［Ctrl］＋［A］キーを使うと早い。
前項と同様に、［ホーム］タブで［行と段落の間隔］−［行間のオプション］と選択したら、［行間］と［間隔］を指定する。
下図では［行間］を「固定値」、［間隔］を「20pt」とした。
「固定値」とは、文字サイズをあとから変更しても行間が変わらず、指定した間隔で固定されるモードだ。
Wordの行間、つまり「間隔」は、「文字のサイズ＋次行までのスペース」のこと。
そこで、下図の文字サイズ14ptに6ptのスペースを足した「20pt」にしてみた。
［OK］をクリックすると、下図のように行間が詰まる。
「間隔」についてはいろいろと数値を変えて、操作中の文書に最適なものを探していこう。
ちなみに、今は［固定値］を選んだが、行間を詰めるには「最小値」を選ぶ方法もある。
［最小値］は、文字サイズに関わらず必要最小限の間隔を保持する。そのため固定値とは違い、［0pt］といった文字サイズよりも小さな値を指定できる。
●游書体の行間で困ったら「行グリッドに合わせない」
行間について、もう1つご紹介したい。
2016年からの標準フォントである游明朝や游ゴシックは、読みやすく美しい書体だ。
だが文字サイズを大きくすると、とたんに行間が広がって驚くことがある。
もちろん、前項の方法で行間を詰めてもよい。
しかし、游明朝や游ゴシックなどの場合は、別の設定でも解決できる。
まずは、行間を調整したい段落を選択しよう。
前項と同様に、［行と段落の間隔］−［行間のオプション］と選択したら、
「1ページの行数を指定時に文字を行グリッドに合わせる」をオフにする。
行グリッドは、画面に表示される目安の線だ。
通常は非表示になっているが、［表示］タブの［グリッド線］をクリックすると、画面に、レポート用紙のように線が引かれる。
この線に、文字列を合わせない設定にすれば、行間が広がりすぎないというわけだ。
余白や行間などの設定を使いこなせば、Wordのレイアウトを思い通りに設定できる。
行の間隔などはさまざまな数値を入れて試しながら、コツをつかんでいこう。
執筆 中野 久美子
