面接辞退のメールの書き方とマナー【例文をチェック】

就活の面接では、同時に複数の企業にエントリーしますよね。複数の企業に同時に履歴書を送り、そのなかで日程を調整するのはときに難しいこともあります。また、第一志望に合格して就活をやめたり、どうしても日程調整がうまくいかなかったりすると、面接辞退の連絡を入れなければなりません。今回は「面接辞退のメールの書き方とマナー」をご紹介します。

■面接辞退の際は必ず連絡をしよう

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アルバイト探しや就職活動で、一つ受けたらそこの合否がはっきりするまで次は受けない、という人はいないでしょう。それでは効率が悪く、日数も余計にかかってしまいます。一般的には複数の企業に、同時にアプローチを掛けるものです。

多くの企業では、電話やメール、登録サイトからの申し込み、郵送等で送られてくる応募内容に目を通し、これはと思う求職者に対しては面接を行います。直接電話をしてくることもありますが、メールで連絡を取る企業もありますね。

採用担当者は、応募のお礼と面接日程の提案のメールを送りますが、求職者側ではその時点ですでに他の企業に採用が決まっていたり、後から気が変わってその企業に勤める気がなくなったということがあります。せっかく採用に時間を割いてくれたのですから、断りの連絡ぐらいは入れるのがマナーです。

面接辞退のメールには、以下のような内容を盛り込みましょう。

●面接の連絡をくれたことへのお礼・辞退することのおわび
応募書類を見て検討するのにも、メールを送るのにも、人事の担当者は時間と労力を割いてくれたのですから、辞退するとはいえこちらも誠意をもって対応すべきでしょう。

●面接を辞退するということ
面接を辞退する、勤める気はないということを明確に伝えましょう。例えば「けっこうです」と言ってしまうと「OK」の意味と間違って伝わるかもしれません。はっきり「ノー」という意思表示をすることが大切です。

ただ、辞退する理由については書く必要はありません。まれに後から質問されることもありますが「〇〇社に内定をもらったから」とまで正直に伝えなくても大丈夫です。「先に他社さまに決まったので」「一身上の都合で」などと答えればいいでしょう。

「面接辞退のメール」の例文は以下のようになります。

■面接辞退のメール【例文】

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件名：re：ご応募いただきありがとうございました。
本文：

〇〇〇〇株式会社
〇〇様

求職者の〇〇〇〇です。
このたびはご連絡をいただき、ありがとうございました。

面接日程のご提案を頂戴しましたが、
勝手ながら面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しいところ日程を調整いただいたにもかかわらず、
誠に申し訳ありません。

あしからず、ご理解・ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら貴社のますますのご発展を祈念いたします。
〇〇〇〇

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面接辞退をする際のメールの書き方について解説しました。就活を進めていくと、さまざまな理由で面接の提案を断らなければならないことがあります。やむをえない理由であれば、例文のようにしっかりと丁寧に断りの連絡を入れましょう。

(藤野晶＠ｄｃｐ)