「会議室を借りる」のではなく、青山一丁目に「5日間の自社オフィス」をつくる。――世界中のメンバーが集うSpider Labsが、フロア貸切を選んだ理由
「大きな会場を1つ借りるだけでは、今回のイベントは成立しませんでした。」――そう振り返るのは、サイバーセキュリティ事業を展開する株式会社Spider Labsのイベント担当・増井様です。
ポルトガル、ウクライナ、南米など、世界各地からメンバーが集結する年1回の全社イベント「アニュアルサミット」。普段はハイブリッドで働く社員の皆様が東京・青山一丁目に集い、5日間にわたって膝を突き合わせました。
単なる「発表の場」にとどまらず、通常業務、チーム別ワークショップ、面接、そしてチームビルディングまで。増井様たちが「アットビジネスセンター青山一丁目( https://abc-kaigishitsu.com/aoyama1/ )
」のフロア全体をフル活用した5日間から見えた、新しいワークプレイスの可能性に迫ります。大部屋では防げないコミュニケーションの干渉
――今回の「アニュアルサミット」は、どのような位置づけのイベントなのでしょうか？
Spider Labs 増井様（以下、増井様）：年に1回、世界中にいるメンバーが東京に一堂に会する全社イベントです。当社にはポルトガル支社のほか、ウクライナや南米などから参加するメンバーもいます。普段は時差があるためオンラインでも全員が同じ時間帯に集まるのは難しいのですが、ビザ手配などのハードルを乗り越えて、毎年リアルで顔を合わせる機会を作っています。
――前年のイベントと比べて、今回の会場探しにはどのような変化がありましたか？
増井様：前年は初日と最終日だけ外部会場を借り、中の3日間は自社オフィス（約100平米）を使うスタイルで、部署ごとにシフト制で出社する運用をしていました。しかし、都内に100人規模が入る大きな会場はあっても、「全体会議をしつつも、営業担当が商談ができ、開発チームが個別で議論し、場合によっては面接も行う」となると、1つの大きな空間ではどうしてもお互いの音や視線が干渉してしまいます。
そこで今回は、「全体が集まれるメイン会場があり、同時に分散して集中できる部屋もあり、ふらっと息抜きができる場所も整っている環境」をベスト条件に据えて、会場探しをしていました。
空間の立体感と「窓の緑」がもたらした開放感
――「アットビジネスセンター青山一丁目」を選ばれた決め手は何だったのでしょうか？
増井様：以前、系列の渋谷会場を利用して非常に使い勝手が良かったため、他施設を探す中で見つけたのがオープン直後の青山一丁目でした。実際に現地を下見した際、メイン会場である301号室を見た瞬間に「これだ」と直感しました。
時差のある海外メンバーが1週間近く滞在するため、閉塞感のない環境を望んでいましたが、青山一丁目会場の301号室は大きな窓から目の前の公園の緑が見えて、開放感が抜群でした。
そして何より大きかったのが、担当営業さんが下見に立ち会ってくださったことです。マイクやスピーカーの出力、持参するPCとの接続などを事前に一緒に検証していただいたおかげで、過去のイベントで悩まされていた音声の不安が一気に解消されました。このサポートがあったからこそ、「ここならきっと成功できる」と確信できましたね。
――ありがとうございます。そのようにおっしゃっていただき、当社担当も喜ぶと思います。実際にお部屋をご利用いただいて、特にメンバーの方々に好評だった設備はありますか？
増井様：301号室の後方にある「段差付きの座席」ですね。一番人気の特等席になりました（笑）。後ろが壁になっているのでリラックスして背をもたれかけることができますし、スクリーンへの視線も遮られません。通常のスクール形式に立体的な余裕が生まれ、大人数でも終始快適に過ごせました。
4つの部屋＋ラウンジを、5日間の「自分たちのオフィス」に
――5日間で、フロア内の各部屋やラウンジをどのように使い分けられましたか？
増井様：本当に5日間、フロア全体をフル稼働させましたね。
まず、一番広い301号室をメイン会場にして、全体会議や「自作AIエージェント」の発表会を行いました。その隣の302号室は営業チームの集中作業やオンライン商談としてブロックして、303号室はグループワーク、一番奥の304号室は海外から来た開発メンバーの拠点や面接会場……というように、部屋ごとの役割を分けたんです。
中央のラウンジもよかったですね。みんなが日常業務をこなしつつ、奥のスペースに持参したコーヒーマシンとお菓子を並べてリフレッシュコーナーに仕立てました。セルフ利用の仕組みだったのも、すごく噛み合っていましたね。会議室のスタッフさんたちの出入りがないので、自分たちの空間として最後まで没頭できました。
全社員で挑んだ「AIエージェントの活用」
――メイン会場では、具体的にどのようなプログラムを行われたのでしょうか？
増井様：今回のサミットでは、テーマの一つとして「AIエージェントを使って自分の業務を1つでも効率化してみよう」を掲げていました。開発チームだけでなく、バックオフィスのメンバーも含めて、それぞれが何かしらのエージェントを作成し、301号室で発表しました。
私自身も、普段担当している「毎週のお弁当注文」の効率化に挑戦しました。注文の案内からリマインド、食後のアンケートまで、3段階でメッセージを送るエージェントを作ったんです。ちょっとした工夫ではあるんですけど（笑）、こういう身近な業務でもAIを使って効率化できるんだ、というのを実際に体験できたのは良かったですね。
音響トラブルを未然に防ぎ、2画面で翻訳もスムーズに
――イベント運営で最も心配される「通信」や「音響」の使い勝手はいかがでしたか？
増井様：一番驚いたのはネットワークの速さと安定性です。全員が同時にWi-Fiへ接続し、さらにAIエージェントを動かすような高負荷な作業を行っても途切れませんでした。念のため持ち込んでいたモバイルルーターよりも圧倒的に快適でしたね。
また、音響についても事前に現地でマイクやスピーカーの連携を検証できたおかげで、以前のイベントでは悩まされていた音声トラブルが、今回はゼロでした。
――フロア貸切だからこそできた、ユニークな機材の使い方はありましたか？
増井様：301号室のメインプロジェクターにプレゼン資料を映し、可動式のサブモニターにはメンバーがAIで自作した同時通訳システムを表示して、巨大なリアルタイム字幕にしました。日本語と英語が飛び交うグローバルな発表会でしたが、2つの画面を使い分けたことで文字も大きくて見やすく、すごく良かったですね。
絆を深めた公園ランチと脱出ゲーム
――業務以外で、メンバー同士のコミュニケーションを促す工夫はありましたか？
増井様：天気が良い日には、会場目の前の公園にレジャーシートを広げてメンバー同士で「公園ランチ」を楽しみました。また最終日には、301号室を特設会場にして、国籍や部署をシャッフルしたチームで「室内謎解きゲーム」を実施しました。国籍や部署を越えて、みんなが一つになって盛り上がれる時間になりました。
参加者アンケートでも満足度は非常に高く、シニアメンバーからも「今までで一番よくオーガナイズされていた」という声がありました。
現場の声から生まれる、さらなる空間の進化
――実際に5日間連続で利用してみて、お気づきになった点はありますか？
増井様：数時間の会議ではなく「5日間朝から晩まで働く」という用途だったため、後半になると「ずっと座っていると腰が痛む」という声や、「完全個室型のWeb会議ブースがもっとほしい」といった声がありました。また、PC機材との接続相性など、長時間滞在ならではの気づきもありましたね。
――貴重なフィードバックをありがとうございます。アットビジネスセンターでは、いただいたご意見をもとに、より快適に長時間ご利用いただける環境づくりに取り組んでいきます。
貸会議室から「自分たちの拠点」へ
――最後に、今後の利用を検討されている方へメッセージをお願いします。
増井様：これから青山一丁目会場を使われるなら、間違いなく「フロア貸切」をおすすめします。単に部屋を借りるという感覚ではなく、そのフロア全体を「自分たちの期間限定の拠点」として自由に使い倒せるアットホームな環境は、他にはない大きな魅力だと思います。
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今回、Spider Labs様に実際にフロア全体をご利用いただいたことで、複数の会議室やラウンジを組み合わせながら、業務だけでなく、チームミーティングやワークショップ、交流の場としても活用できる「フロア貸切」の魅力を、改めて実感する機会となりました。
増井様、貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。
アットビジネスセンターでは、今回の事例をきっかけに、より多くのお客様にフロア貸切という選択肢を知っていただきたいと考え、フロア貸切利用を対象とした10％OFFキャンペーンを開始しました。
社員総会や研修、ワークショップ、チームビルディングなど、複数の用途で会場を活用したい場合にも、フロア貸切なら一つの場所を自分たちの拠点のように使うことができます。
ぜひこの機会に、青山一丁目会場ならではのフロア貸切をご体験ください。
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2011年設立。広告不正対策ツール「Spider AF」をはじめ、無効リード対策、不正注文・転売対策、Webサイトの脆弱性・改ざん検知など、デジタルビジネスを取り巻くさまざまなリスクに対応するサービスを展開しています。
「Safeguard the Digital Business Ecosystem（デジタルビジネスエコシステムを守る）」をミッションに掲げ、AIとビッグデータを活用した技術で、企業が安心してデジタルビジネスを成長させられる環境づくりを支援しています。日本をはじめ海外にも拠点を展開し、グローバルに事業を行っています。
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東京メトロ青山一丁目駅から徒歩2分。先進テクノロジーと上質な空間デザインを融合した新コンセプト施設。複数のお部屋と開放的なラウンジを備え、フロア貸切による全社イベントや合宿利用に最適なビジネスインフラを提供します。
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