「年賀状」やっぱり上司に出すのは礼儀？ でも住所知らないし、メールだと気が引ける...

日本郵便によると、2024年用の年賀はがきの当初発行枚数は約14億4000万枚。前年比で12％減となった。ピークは2004年用の44億5000枚であり、24年の発行枚数の3倍以上だ。

年賀状のやり取りがずいぶん減ってしまった印象だが、今でも仕事の関係者には送ったほうがよいと考える人はいるだろう。ただ社内の同僚や上司の住所を知らなかったら、どうするか。そもそもメールで済ませても失礼にあたらないのでは？　こうした素朴な疑問を、マナーコンサルタントに取材した。

住所録を社内で配布したのは昔の話

2003年の個人情報保護法等の成立以降、会社内でも個人情報の取り扱いには慎重になった。それ以前は、全社員の連絡先を載せた住所録を社内で配布していた時代もあったが、現在では人事・総務担当部署で厳重に管理している。同僚の住所を知るためにも、本人の同意や申請が必要になり、簡単にはアクセスできない。

では、上司や同僚、住所を知らない取引先に年賀状を送る場合はどうすればよいか。マナーコンサルタント・西出ひろ子氏に聞いた。

――ビジネスマナーとして、同僚や上司に年賀状を送る必要はありますか。

西出氏　大前提として、まずその会社のルールにのっとった行動が必要です。社内の人に送る年賀状のことは、周囲の人にどうするかを聞き、足並みをそろえることが大切です。さらに上司に年賀状を書く際に住所を知らない場合は、本人に「年始のあいさつがしたいのですが、ご住所をおうかがいしてもよろしいですか」などと聞くのがよいです。なお上司が喪中の場合は、事前に調べて（住所を）聞かないようにしましょう。

SNSやメール年賀状は失礼？

――最近では、SNSやメールでの年賀状が多いと聞きますが、本当ですか。

西出氏　会社の一員として、取引先やお客さまと個別にLINEなどで日頃からやり取りしている場合で、会社が許可している場合は、送信しているケースも見受けられます。同僚同士の場合は、会社で許可されていればSNSで送信する人もいれば、一方で、年賀状ハガキを送る人もいらっしゃいます。上司や役職者には、年賀状ハガキを送る人が多い感じがします。

――取引先に年賀状を送る場合に気を付けることは？

西出氏　会社の一員として年賀状を出す意識が重要です。自社の年賀状を使用するように言われていればそれを使用します。それがなく個人的にデザインする賀状の場合は、華美にせずに、最終的には上司に確認してもらうと安心して送れるでしょう。