なぜ"理系のプレゼン"は必ず失敗するのか
IT企業のシステムエンジニア、メーカーの研究開発、薬剤師……。いわゆる「理系職種」と呼ばれる人たちは、論理的で正確、細かい、そして数字に強いといったイメージがありますよね。これは、資料を作るとき、プレゼンするときに大いに役立つ能力です。しかし一方で、その性格や思考があだになることがあります。ありがちな失敗例を見ていきましょう。
■【資料を作るとき】
■データ集めが目的に……
理系の仕事は先にデータを集めて、そこから「何が読み取れるか」を考えることが多い。そろったデータを見て傾向を浮かび上がらせ、課題を抽出、内容を考える。いわゆる「ボトムアップ方式」です。何が必要なのかを精査せずにあらゆるデータを集めるので効率が悪いだけでなく、抜けがあったり余計なものが入った資料に仕上がることも。
⇒解決策 仮説を立ててスタート
「トップダウン」の手順を意識しましょう。まずは今ある情報で、仮説を立てる癖をつけるのが大事です。その仮説を検証するために何をどうしたらよいか議論すれば、おのずと必要なデータが見えてくるでしょう。調べていくうちに分析結果が仮説から離れてしまっても、問題なし。また仮説を立てて分析をすればいいのです。
■グーグル検索が大好き！
「答え」をいかに素早く見つけられるかが求められ、知識に素早くアクセスできる人ほど評価されるのが理系の世界。何かを始める際にはまずWeb検索で「一般的な答え」を見つけようとします。とりあえず何らかの答えや知識が見つからないと安心できない。答えは参考にするだけではなく、コピペして済ませてしまうこともあります。
⇒解決策 人に会いにいこう！
ビジネスにおける課題は、相手のニーズを聞いて問題点をさぐり、いかに解決策を引っ張り出すかが大事。顧客や社内外の関係者にヒアリングすることが大きな助けになります。Web検索好きほど、生身の人間の声を聞く機会を持とうとしません。「ユーザー目線」の資料にするために、パソコンを閉じて人に会いにいきましょう！
■情報の断捨離ができない
抜けや漏れを嫌う理系。資料作りでは、それが結果的に「わかりにくさ」を引き起こすことがあります。数字は必ず小数点以下をつけて示す、例外があれば漏れなく添える、10位までで十分なのに100位まで載せるなど。情報が多すぎて、かえって不親切な資料に。グラフや表は必然的に項目や数字がゴチャゴチャと並んで、わかりにくい。
⇒解決策 伝えたいことを明確に
資料全体や各項目で、伝えたい「メッセージ」を明確にしましょう。そして、言いたいことが伝わる文章や数字、グラフが入っているか客観的に検証していく。メッセージがぼやけてしまう不要な情報があれば、バッサリと捨てていく勇気が必要です。数枚にわたる資料なら、全体を把握できるページ割を書いて整理するのも有効です。
■【プレゼンするとき】
■プロセスを延々と話す
理系のプレゼンは、「話が長い」と言われがちです。調べたことをすべて、順番に話すからです。メッセージにたどり着くまでのプロセスを訥々としゃべり続ける。肝心のメッセージは、最後まで聞かないと見えてこない。いかに詳細まで時間をかけて調べたのか、細かいデータを多く持っているかをアピールポイントと考えるという理由からも、どうしてもプロセスに力が入ってしまいます。
⇒解決策 ひとかたまり30秒以内に
最初に結論、その後にプロセスを話す、という順番を意識しましょう。「結論→プロセス」のかたまりは「30秒」以内で話せるように、内容をそぎ落とす訓練を。資料作りの際と同じで、いらないもの、言わなくていいことは捨ててしまうのです。30秒以内にまとめてもつい最初に説明から入ってしまうようなら、常に話の冒頭に「結論から言うと」と言うように徹底するのも手です。
■専門用語があちこちに
IT業界の人に多い傾向ですが、無意識のうちにカタカナ語を多用してしまいます。「サイロ」「デプロイ」「バズワード」……。同業者同士の会話ではこうした用語を使うほうがスムーズなので、その延長線上で、誰に対しても使ってしまいます。さらに問題は「どういう意味？」と聞かれても正確に答えられないこと。自分でも意味がわからず使っているケースは少なくありません。
⇒解決策 自分の母親にもわかる言葉で
聞く相手が母親、家族、子供や学生だと想定するといいでしょう。誰もが理解できる言葉を使って話す訓練になります。日ごろ使うカタカナ用語は、改めてその意味を調べておいて、プレゼンではなるべく置き換えるようにする。カタカナ用語を使って話すと専門的でなんとなくスマート、というイメージがあるかもしれませんが、聞く相手が求めているのは、「わかりやすさ」なのです。
■否定的な言葉が満載
理系の仕事の多くは「失敗しないことが大事」という考え方がベースになっており、できないことを見つけたり、ネガティブな事態を予測できる人が評価されます。リスクを回避できるからです。プレゼンでも無意識のうちにマイナス要素を優先して、否定的な言葉を使いがちです。できないことは「無理です」とバッサリ。数字の表現も、「〜もある」ではなく「〜しかない」となります。
⇒解決策 「できます！」から始める
たとえ実現不可能なことでも、第一声を「できます」で始める癖を。「できます、ただし〜が必要です」と言うのと、「できません、なぜなら〜がないからです」と言うのでは、同じ内容でも受け取る側の印象は違います。もちろん前者が好ましい。目的の実現に向けて、相手に「やれそうな気がする」と思わせる話法を身につけることは重要です。ポジティブな表現も身につけましょう。
■一方的に説明し続ける
技術的な作業に向き合う時間が長い理系人間ほど、つい製品説明書のような「カタログトーク」をしてしまいます。自分が調べたことを、一方的に話すのです。プレゼンではなく、単なる報告会になってしまう場合が多い。コミュニケーションのためにひと呼吸置いたり、その場で意見を求めたりする姿勢が見られないので、聞いている人たちも「取り付く島もない」と諦めモードになります。
⇒解決策 相手の声を聞く
プレゼンは情報交換の場。相手とコミュニケーションを取るのを忘れないようにしましょう。自分が調べてきたことに対してどの部分に相手は興味を持っているのか、ほかにどんなニーズがあるのかを聞き出すのが目的のひとつ。相手を知る絶好の機会を逃さないよう「どうでしょうか」の一言を適宜添えるのです。コメントに対しては「わかりました」で終わらずに、質問返しを。
（ベイカレント・コンサルティング執行役員 米国会計士 高橋 友紀 構成＝桜田容子）
