カリスマ秘書の「手帳」 −仕事の必勝アイテム【1】
一つの道を極めた専門家が愛用する道具は一味違う。厳選されたアイテムを一挙に公開する。
■ボスの考えに合わせて最適なものを選ぶ
日本秘書協会のベストセクレタリー賞に選ばれた「日本一」の秘書、中村由美さん。中村さんはカレーチェーン「壱番屋」で、創業者から3代にわたって社長秘書を務めてきた――。
秘書の仕事は、ボスのスケジュール管理のほかに事務作業、お礼状作成、冠婚葬祭のセッティングなど。ボスの仕事が円滑に進むようサポートするのが秘書の務めであり、自分が前に出るというよりは、「ボスの考えに合わせて使う道具を選ぶ」という、ほかの職種にはない特徴がある。
「たとえば私が使っているスケジュール表は、創業者・宗次徳二の嗜好が強く反映されていて、曜日は日曜始まりです。相手によって、そして状況によって道具を選んでいく」
中村さんは、自分に与えられた仕事スペースによっても道具を変える。
「大きなスペースを与えられたときに最適だと考えていた仕事道具も、オフィスが変わればさらにそこから厳選しなくてはいけません」
絶対に必要なもの、要らないものの選別は簡単だが、「今後ひょっとしたら必要かもしれないもの」を捨てる判断が難しいという。
「100円ショップにも売っているような、機能がシンプルな道具が、結局最後には残っていますね」
■中村由美さんの必勝アイテム
●紛失を防止するための色違いクリアファイル
書類を紙だけで渡すと、紛失されることもしばしば。クリアファイルに入れて渡すひと手間で紛失予防になる。重要書類は黒などの濃い色がついたファイルで目隠し。
●迷ったときの味方冠婚葬祭マニュアル
慶弔手配も秘書の大切な仕事のひとつ。『冠婚葬祭の表書き』（関岡猪蔵著）など、冠婚葬祭のマナーがわかる本を1冊持っておくと、迷ったときすぐに調べられて便利だ。
●インクの色にこだわるお礼状、一筆箋
PILOTの万年筆と、万年筆インキ「稲穂」。「このインキ独特の茶の色合いは、生成りの紙によく映える」という。メール全盛時代だからこそ、あえて一筆箋をつけるのが目を引く。
●マグネット付きクリアケース
東急ハンズで見つけたという、マグネット付きでホワイトボード等に貼り付けられる書類ケース。緊急性の高いものや、忘れずに持って出てほしい資料などを入れる。
●ライフの予定表と手帳をセットで愛用
長年愛用する「ライフ」の予定表と手帳。多忙な経営者にとってスペースが小さく見えるが、「この枠に収まらないほど予定を入れてもこなせないことが多い」という。
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愛知県生まれ。1989年、壱番屋入社。秘書として創業者の宗次徳二氏、妻の直美前会長、浜島俊哉社長の3代につく。96年、日本秘書協会のベストセクレタリー受賞。
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（大高志帆＝文 岡本 凛＝撮影）
