部下へのLINE｢4行以上の長さ｣はアウトな理由
自己管理術の専門家であるゴンドー優希さんは「メッセージの送り方次第で、仕事の効率が大きく変わる」と感じているそうです（写真：bee／PIXTA）
ここのところビジネスの場でチャットツールの活用が広がり、社内にとどまらず、取引先などとのやり取りもチャットで行うのは珍しくありません。自己管理術の専門家であるゴンドー優希さんも、主にLINEを使って仕事をこなしていますが、「メッセージの送り方次第で、仕事の効率が大きく変わる」と感じているそうです。ゴンドーさんの著書『実行の鬼 最速で結果を出すためのエクストリーム自己管理術』の内容に新たなインタビューを加え、他人を動かすメッセージ術について解説します。
文章は短く、事実をベースに伝える
私は日々、あらゆる物事をタスク化してスケジュール管理を行っていますが、誰かと仕事をする場合、相手との無駄なやり取りは極力減らして効率的にタスクをこなしていかねば、全体のスケジュールに影響しかねません。そこで、メッセージのやり取りには常に工夫をこらしています。
仕事でもっとも活用しているツールは、LINEです。セキュリティや個人情報保護の観点から、オープンチャットの機能を使います。管理者による設定で「検索に出さない」「パスコード入力の承認制」「退出時の検知機能」をつけています。
セキュリティへの繊細な配慮によって、現在も問題は起こっていません。また個人の特定を避けるため、顔画像のアイコンや本名は用いず、匿名に近いニックネームでやり取りしています。
ただ、相手とのやり取りが4往復以上続くようならリモート面談に切り替えたり、その相手との絆をより深めたい場合には直接会ったり、というように使い分けています。
コミュニケーションにおいては、自らが相手にあたえる印象に大きな影響を及ぼします。メッセージから受け取る相手の印象が7％なのに対し、声やトーンなどの音で伝わる印象は38％、外見など目に映るもので55％ともいわれ、勝負所ではやはり顔を合わせるに越したことはありません。
ただ、だからといって、どんな些細なことも直接会って伝えようとすると、相手の時間を奪うことにもなりかねません。私も、常にたくさんのタスクを抱えているため、メッセージで済ませられるならそれに越したことはありません。LINEなら簡単にグループ化でき、チャットのようにコミュニケーションが取れて、メールなどと比べもっとも早く仕事が進むと感じます。
メッセージを送る際、個人的に文章は短いほどいいと考えており、できるだけ短文で内容を伝えるよう意識しています。報告や連絡ならLINEで4行以上続くような長さの文章は、読んでいて要点が把握しづらいので、できる限り4行以内に納めます。そのためには、伝えるべき内容をしっかりとまとめるのが大切です。
文章の構造としては、いわゆるビジネス文書の体裁にして、結論を最初に書き、相手が冒頭でそのメッセージを読む必要があるか判断できるようにしています。
その後、詳細に入っていくわけですが、重視しているのは事実を書くことです。人の感覚はそれぞれですが、事実は基本的に1つしかなく、共通認識が作りやすくなります。
たとえば、「大ヒットした商品」という表現について、何個売れれば大ヒットといえるかという感覚は人によって違うけれど、「1万個売れた」と書けば他の解釈の余地がありません。誤解が生まれる可能性を潰し、コミュニケーションロスを減らせば、結果として生産性が上がります。
相手の承認欲求を満たし、心が動くメッセージを
確認や報告のためのメッセージなら、基本的には事実のみで事足ります。しかし「相手を動かす」となると、ただ淡々と用件のみを並べてもなかなかうまくいかないものです。相手に気持ちよく動いてもらうには、その心に気を配らねばなりません。
私が普段意識しているのは、相手の喜怒哀楽に共感する姿勢を示すことです。送られてきたメッセージがポジティブなら、それよりも少しだけテンションを上げて返事を書きます。たとえば「！」（感嘆符）が1つ付いた文章が届いたら、自分は2つ入れて返します。
逆に、どこか疲れているようなメッセージなら、それに寄り添うように自分は穏やかな返事を心がけます。ちなみに今の若い世代は、文章の最後が「。」（句点）で終わると、相手が怒っていると感じるといいますから、最近は彼ら彼女らにLINEを送るときには絵文字などを文末に配するようにしています。
また、文中でもっともよく使う単語は、「ありがとう」です。どんなやり取りでも極力、感謝の言葉を添えるようにしています。「期限より2時間早く提出してくれてありがとう」「完璧なプレゼン資料をありがとう」と、できる限り具体的に感謝を伝えるほうが、相手の心に響きます。
「他者から認められたい、自分を価値ある存在と感じたい」という承認欲求は、誰しもにあるものです。そしてそれを満たしてくれる相手を嫌がる人などまずいません。また自分としても、感謝の気持ちを忘れず、謙虚でいられます。「ありがとう」はまさにコミュニケーションの潤滑油なのです。
同じ感謝という文脈でいうと、「今日のお礼」のメッセージについてはできる限り早く送るようにしています。仕事での顔合わせや打ち合わせ、商談の後などは、帰路についてすぐ、参加者全員にお礼のメッセージを送信します。このスピード感が、実は1つのポイントといえます。
お礼というのは、送るのが遅くなるほどに内容を吟味しなければならないものです。時間がたって記憶が薄くなった相手には、いつどこでどのような形でお世話になったかなど、改めて説明する必要が生じます。文章量が多くなりがちですし、構成も考えねばなりません。その点、会った直後であれば、「本日はありがとうございました」の一言で十分、感謝の意を示すことができ、文章を考える時間と手間が省けます。
叱る際は、グループ全員に向けたメッセージに
仕事においては、時に他者のミスを指摘したり、改善を求めたりすることもあるでしょう。そうした際にもメッセージの送り方一つで、相手のモチベーションは大きく変わります。
私はいくつかの事業を運営していますが、スタッフを叱る際には、個人に対してよりそのグループ全員に向けたメッセージとして発信するようにしています。仮に遅刻が多いスタッフがいたら、グループLINEに「今日、26分遅れで出社した人がいましたが、管理体制はどうなっていますか」などと送ります。当の本人はそれで十分、わかるはずですし、そうしてグループ全体で課題を共有するほうが組織的な再発防止につながりやすいからです。
また、取引先の担当者がなかなか動いてくれないような場合、それがいくら相手のせいであっても現実として仕事は進みません。放っておけばスケジュール管理にも支障がでます。そんなとき私は、こまめにメッセージを送ります。
自分が大切にしていることのために時間を費やしたい
いつになったら着手できそうか、今進められる部分はどこなのか、こちらで手伝えることはないか、他に決定権を持つ人はいないか……。そうやって詳細を詰めていく中で状況が整理され、打つべき手が見えてくるものです。しつこく聞かれるのを嫌がる人もいるでしょうが、相手の都合ばかり受け入れた結果、仕事の質が下がるようでは互いにデメリットがありますから、遠慮なく踏み込むべきだと思います。
反対に自分がなにか頼まれたときには、こちらから期限を切るようにしています。そうして主導的に期限を定めると、もっともプレッシャーを感じるのは自分自身であり、そのプレッシャーによって自らを動かすというというのも、1つの大きな狙いです。
ただし、自分で言いだしておいて期日に遅れるのは最悪なので、必ずバッファを設けます。急な頼み事をされたときなどは、「わかりました、やります」と即レスポンスするほうが相手の印象はいいでしょうが、いい顔をしたい気持ちをぐっとこらえ、「いったんスケジュールを確認します」と保留します。そして現在のタスクを並べ、確実にできるか検討してから返事をするようにしています。
これは見方を変えるなら、日ごろお世話になっているような相手からの急な頼みにもしっかりと応えられるように、自己管理やスケジュール管理で時間を捻出しているともいえます。
自分が大切にしていることのために、多くの時間を費やしたい。メッセージによるスムーズなコミュニケーションは、“時間の余裕”を生み出すためのものだと私は捉えています。
（ゴンドー優希 ： 講演家）
