仕事はPCメールだけは、もう古い？ 個人利用ならWebメールサービスが最強である理由
曰く
「個人用のメールサービスはWebメールが最強！」
最近のメール利用は、Gmail、Outlook.comといったWebメールサービスが主流だ。こうしたWebメールで使うGmailアカウントなどは、ニコニコ動画やiTunesといったSNSや有料サービス用のメールアカウントとしても利用できるからだ。
現在の個人利用のメールサービスとしては、Webメールが最強ではないかと筆者は考えている。
ただし、法人での利用は、個人利用において、という限定された範囲でのこと。
■ビジネス利用では、不便を承知でPOP3やAPOPを使うべし
会社など企業では、POP3やAPOPといったメールサービスを利用しているケースが多い。そのためOutlookやThunderbirdといった“メールクライアント”と呼ばれるソフトをPCにインストールして利用しているという人が大半だろう。
ビジネス利用におけるメールサービスは、トラブル回避のために、連絡事項や情報のやりとりなどの証拠となる「メールデータをPC内に証拠として残す」必要がある。
ビジネスの現場では、よくある言った・言わないというトラブルを避けるためにも、ローカルにメールを保存しておくことは大原則なのだ。
では、同じメールを使えるのに、なぜ、Webメールではいけないのか？
実は、Webメールの場合、一定の容量を超えると古いメールから削除されてしまうからだ。古いメールが必要になったけど、Webメールだとデーターが消されており、残ってないなどということがよくあるのだ。
さらに、ローカルにデーターを保存するメールクライアントは、パソコン内に送受信の時間（タイムスタンプ）が記録されたデーターとして保存されているので、問題が発生しても、正しい事実を証明することができる。
以上の理由でビジネスユースでは、ローカルのメールクライアントが利用されてきた。
ところが最近は、ビジネス利用でもWebメールサービスの利用を許可する企業も増えてきている。
その理由はどこにあるのだろうか。
■個人では、いつでもどこでも使えるWebメールを併用すべし
筆者は、今年のGWに冠婚葬祭が重なり、外出が多かった。仕事柄もあり外出時は、スマホ、Androidタブレット、Windowsタブレット、ノートPCなどを持っていったわけだが、外出先や移動中でも、スマホなどでメールの確認を行った。
そしてGW明けに、出勤してメールクライアントを立ち上げりと、当然のようにGW中のメールが大量（およそ6千通）に、受信トレイにダウンロードされた。しかもすべてが“未読”の状態だ。
実際には、上記のように、会社のメールも外出先で、既に確認、読んでいる。必要に応じて、返信などの対応も済んでいる。
※会社のメールアドレス宛のメールは、Gmailに転送するなど設定してある。
つまり、こうした休日明けのメール確認は、すでにGW中に明けに完了しており、まったく無駄な作業となっているのだ。
一方、GmailやOutlook.comといったWebメールサービスであれば、クラウド上にメールがあるので、いつでもどこでも、どの機器からアクセスしても、既読や返信、処理の履歴まで共有できる。
特定のメールにスマホ経由で返信しておけば、後日、タブレットやノートパソコンでアクセスしたとしても、 “返信済み”のマークが付いて表示される。非常に便利なことこの上ない。
リアルタイム性や効率を優先すれば。アクセスする機器を選ばずに、メール同期でデーターを一元管理できるのは。実に無駄がない。
ここが個人用のメールとして「Webメールが最強」と言える理由でもある。
セキュリティや仕事の関係での制限もあるだろうが、
もし、Webメールの利用が会社や仕事でも許可されているのであれば、Webメール利用をおススメしたい。
小川夏樹（ITライフハック編集長）
