画面1 時間を入れた文章で予定を入力する

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オンラインでスケジュールを管理できるGoogleカレンダー。パソコンだけでなく携帯電話やiPhoneからでも、その日のスケジュールを素早く確認することができるので、利用している人も多いだろう。
今回は、このGoogleカレンダーをより便利に使うテクニックを紹介する。

予定の入力や変更が面倒だと思っている方は、ここで紹介するテクニックをぜひ、試していただきたい。知っているのと知らないのでは大違い。テクニック活用して、操作をより快適に、スピーディに行おう。

■知っ得 No.0109 Googleカレンダー操作術
Googleカレンダーで予定を入力する際に覚えておくと便利な操作方法と、Googleカレンダーに用意されているキーボードショートカットを利用して、スケジュール管理をサクサクこなそう。

●予定時間は文章で入力
予定を入力する際、どのように時間を指定しているだろうか? [日]タブや[週]タブで予定時間のセルをクリックし、スケジュールの内容を書き込んでいないだろうか?

実は[月]タブなら、時間を文字で入力するだけで簡単に設定することができる。予定を登録したい日付をクリックし、表示されるバルーンの[タイトル]に、「13時に定例ミーティング」といったように時間を最初に入れた文章で予定を入力すればいい(画面1)。

画面1 時間を入れた文章で予定を入力する

[予定を作成]をクリックすると、入力した時間を開始時間とした予定が入力される。[日]タブ、[週]タブに切り替えてみると、ちゃんと時間が設定されていることがわかるだろう(画面2)。
画面2 文章で入力した時間に設定されている

なお、このやり方で入力した予定は自動的に1時間の予定となるが、終了時間までを設定したい場合は、「13時-15時新製品発表会」というように、時間を半角のハイフンでつなげて入力する(画面3)。
画面3 終了時間も設定したい場合は、半角のハイフンでつないで入力する

これで開始時間と終了時間を設定した予定を入力できる(画面4)。なお、時間の書き方は「13時」でも「13:00」でもかまわない。
画面4 開始時間と終了時間が設定された

通常、カレンダーは全体のスケジュールを確認するため、日付ごと、週ごとではなく、月ごとに表示させることが多いと思う。この表示のままで、時間を指定した予定を入力することができるので非常に便利だ。

●予定が変更されたらドラッグ&ドロップで移動
予定されていたスケジュールの日にちが変更になるということはよくあること。こういう場合、前の予定を削除して、新たに入力し直していたりしないだろうか。
実は設定されている日にちは、[月]タブで予定をドラッグ&ドロップで簡単に移動することができる(画面5)。

画面5 予定を変更したい日にちのセルまでドラッグ&ドロップする

他の人に予定をメールで知らせている場合は、変更を新たに通知するかどうかのメッセージが表示されるので、[送信]をクリックすればOKだ(画面6)。

画面6 [送信]をクリックすれば、変更されたスケジュールがあらかじめ設定されていた相手にメール送信される

ドラッグ&ドロップは[日]タブや[週]タブでも利用できる。[日]タブならドラッグ&ドロップすることで時間を変更できるし、[週]タブなら日にちと時間、両方を変更することが可能だ。

●キーボードショートカットを利用しよう
Googleカレンダーには、便利なキーボードショートカットも用意されている。これらをすべて覚えている必要はもちろんない。しかし、たとえばカレンダーの表示期間の変更など、よく使うものを覚えておくだけでも、操作が快適になることは間違いないので試してもらいたい。

表1.Googleカレンダーのキーボードショートカット
[c]キー新しい予定を作成
[/]キー検索ボックスにカーソルを移動
[p]キーまたは[j]キーカレンダーの表示期間を前に移動
[n]キーまたは[k]キーカレンダーの表示期間を次に移動
[t]キー現在の日付に移動
[d]キーカレンダーを[日]ビューで表示
[x]キーカレンダーをカスタムビューで表示
[w]キーカレンダーを[週]ビューで表示
[m]キーカレンダーを[月]ビューで表示
[a]キーカレンダーを[予定リスト]ビューで表示
[s]キーGoogle カレンダーの[設定]ページに戻る
[Esc]キーまたは[u]キーデフォルトのカレンダービューに戻る

以上のように、予定を入れるコツやショートカットを知っていれば、Googleカレンダーが今まで以上に使いやすくなる。Googleカレンダーを利用している人は、今回のテクニックを一度使ってみては如何だろうか。

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編集部:池田利夫、篠崎 哲、岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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