日本人が実は理解していない｢完璧主義｣の大問題
効果を最大限に高めるための仕事の「減らし方」を紹介します（写真：Fast&Slow／PIXTA）
加速化するグローバル化にともない、ビジネスの世界ではよりスピード感のある意思決定が求められるようになってきましたが、そうしたスピードについていけない組織やビジネスパーソンにはいったいどんな問題があるのでしょうか。グローバルな市場で勝ち抜くために必要な「無駄な習慣の見直し」や「生産性を高めるための思考法」について、アメリカのマイクロソフトのエンジニア、牛尾剛氏が解説します。
※本稿は牛尾氏の新著『世界一流エンジニアの思考法』から一部抜粋・再構成したものです。
「いかにやることを減らすか？」に頭を使う
一流エンジニアたちは「いかにやることを減らすか？」に頭を使っている。一般的にたくさんの機能を速く実装することはいいことだと思われがちだが、本当は「悪」だ。
なぜなら、統計によると実際はソフトウェアの機能のうち40％ぐらいしか使われないからだ。100％を全力でつくっても60％は使われないし、しかもそこでバグが発生したらその都度直さないといけなくなり、コードベースが多くなるので、変更があったときにコードを読む量が増えてしまう。
つまり、Be Lazy（怠惰であれ）の精神で「やることを減らす」のは大変すばらしいことなのだ。
ところが日本人の感覚からすると、全部やらないのは何となく悪いことのように感じてしまい、現行の手続きやすでに決まっているタスクを「減らす」のがとても苦手だ。
しかし重要なのは、「減らすこと」自体に価値があると、マインドをリセットすること。
例えば、私がマイクロソフトに在籍しはじめてから、すでに2回報告システムが変わっているが、そのたびにどんどん手続きが楽になっていっている。ミーティングも毎週だったものが不要になってきたら2週間に1回になったり、1年に4回あったレビューが少なくなったりするなど、業務上の負荷が減っている。
すると、そこに使っていた時間的・体力的リソースを他のより優先順位が高いことに使えるようになり、「より短い時間で、価値を最大化できる」。
重要なことだけをピカピカに磨く
完璧主義傾向の強い人は、相対的にさほど重要でないものも同じ感覚で「ピカピカ」に磨き上げてしまうため、時間がかかってしまいがちだ。
むろん、これにはいい点も悪い点もある。例えば欧米人は細部までピカピカに磨いて完成度を高める能力が日本人に比べて乏しい。
問題なのは、重要ではないことにまで、過大な工数を使ってしまうことだ（例えば、文章を書くときにExcelの細かいレイアウトまでこだわるとか）。優先順位の低いことはやめ、重要なことだけをピカピカに磨くことで、競争力は飛躍的に高まるはずだ。
プロダクトオーナーからマネージャ、チームメンバーまで、全員がこの意識を共有することで、ストーリーの優先順位づけや、機能のどれを実装するかという場面で合理的な判断がスピーディーにできる。
プロジェクトにかかわる人全員で、本当に必要な機能は何か、不要な機能は何かを見極め、プロセスの改善を実施していかに「楽」をしてより高い価値を生み出せるかをディスカッションする必要がある。
では、その手順を具体的に見ていこう。
��1つだけピックアップする
インターナショナルチームで周りを観察すると、一番実践しているプラクティスだ。私は優先順位をうまくつけるのが本当に苦手で、あれもこれも大切に見えてしまう。だから思い切って、「一番重要なのはどれか？」を考えてそれだけをやるようにした。
最終的に3つピックアップするケースでも、まず最初に1つだけピックアップしてから、あとの2つをピックアップする。残りをスルーするのは最初は恐怖だろうが、結局はユーザー側もたくさんあると理解できない。よく使う機能はせいぜい3つくらいだろう。
まず、一番重要な「1つだけ」をピックアップする癖をつけると、時間がないときも、少なくともポイントを外さない仕事を高速で回せるようになってくる。そうすると、案外「やらないといけない」と思っていたことをやらなくても、問題にならないことがわかってくる。
無論すべてのケースで「1つだけピックアップ」方式が通用するわけではないが、これを3回繰り返せば3つピックアップできる。
重要なのは、10個のうち1〜3個しかやらないことは決して悪ではなく、そのほうが「バリュー」として効果的なことを体感することだ。
時間内に無理なものは諦める
�∋�間を固定して、できることを最大化する
あれもこれも「すべき」というマインドだと、どうしても時間をだらだらと延長してしまいがちだ。海外のチームメイトを観察していると、「すべき」から時間を計算するのではなく、時間は固定して、その中で価値を最大化するという行動をとっている。
例えばロッシェルさんと打ち合わせをするときも、「あれも、これも課題だな」と思っても、時間が延びることはまずなく、この時間でできる範囲の中で、最大限バリューが出ることにフォーカスして、「今日はこの2つだけやろう」といった思考に切り替わる。
時間が最大の制約なので、時間内に確実にできる数に絞って、最大の成果を出せることに集中する。
皆さんも、なんにも準備できていないのに急に明日プレゼンをすることになったら、無理なものは諦めて、バサバサと要素を切り捨てているはずだ。きれいなドキュメントをつくる暇はなく、「やること」の数を減らし、本当に重要なことのみ時間内に伝えられるように意思決定せざるをえないだろう。
「まだ完璧じゃない」と最初は怖くなるかもしれないが、そこで「抜けていく」ようなことはたいていあまり重要ではないし、必要なことならほかの誰かからフィードバックを得られるので、臆せずスピーディーに実施するといい。
��「準備」「持ち帰り」をやめてその場で解決する
日本では、会議というと、事前の準備をし、終わった後に、議事録を書いたりしてさまざまな課題を検討しないといけない状況だった。
インターナショナルチームを観察していると、彼らはつねに「会議の場」だけで完結する。ざっくりしたアジェンダ（検討事項）はあるが、準備に時間をかけて会議に臨むことは一切しない。
議事録もその場で要点だけをノートアプリのOneNoteにとって共有される。プレゼンテーションの会議なら、「後で書き直します」みたいなことはせず、その場で資料を修正する。
そうすれば終わった後に作業時間を取らなくてよく、会議の時間内に必要なことを共有できる。さらに、会議後の「宿題」や「持ち帰って検討すること」も滅多にない。
必要な「意思決定」は、極力その場で行う。つまり、会議に出たら「会議の時間内だけで完結」するよう訓練すると、非常に生産的だ。
「会議の準備をしないでくださいね、無駄だから」
昔、私がコンサルタントをしていたとき、ソニックガーデンの創業者・倉貫義人さんからもらった一言は忘れられない。
「牛尾さん。会議の準備をしないでくださいね、無駄だから。そうじゃなくて、会議の時間を価値の高いものにしましょう」
倉貫さんとの会議はつねに生産的で、その場ですべてを解決するスタイルだった。会議の前にも、後にも時間は不要だった。その潔さが、濃密な価値を生んでいた。
最初どれぐらい準備をしなくてもいいのかがつかめなかったら、いっそ「準備なし」でどこまでできるか試してみるとよいだろう。そして、できるだけ「会議の時間内」のみで完結できるように努める。案外かなりの程度「できる」ことに気づくはずだ。
できない場合は「余計なこと」を頑張りすぎている可能性が高いので、日頃の業務から不必要なものをできるだけ減らしていく練習をするとよいだろう。
�な�理的にやることを減らす
マイクロソフトの開発チームでは「スプリントプランニング」という定例のミーティングがあり、2週間で実施するタスクの整理をマネージャと一緒に行う。
日本の進捗会議といえば、何ができていてどれが遅れているという報告の場であったと思う。マネージャから、予定していた要素を外す話はまずなく、人を投入してどうやって全部やるか？ に頭を使っていた。
どんどん仕事が減っていくし、そのまま二度とやらなくなったタスクもある。みんなが絶対的に重要なタスクにフォーカスできるように気を配ってくれている。
意識的に「Be Lazy」を実践
物理的にできないものは頑張ってもできない。だから、自分の仕事の中で「何をやらないか」をどんどん決めていこう。
計画なんてものは当初の予測であって、正解とは限らない。
予測不能のことは起こるものだし、優先順位は刻一刻と変わっていくもの。仕事は「どれだけやったか？」ではなく、「どれだけ会社にインパクトを与える仕事ができたか？」のほうが重要なのだから。
以上の4つは、いきなり実践するのは簡単ではないだろうし、経験を積まないとさじ加減が理解できないかもしれない。
しかし意識的にBe Lazyの思考法を実践していくとだんだん上達してくるし、限られた時間内での価値の高め方が個人としても組織としてもうまくなっていくだろう。
（牛尾 剛 ： マイクロソフトエンジニア）
