実行できない計画、実行できる計画／フランクリン・ プランナー
「計画は立てた、でも実行できなかった・・・」
よく耳にすることばです。
「どうすれば計画したことがらを実行することができるのか」というテーマに関しては、これまで多くの提言やアドバイスが公表されてきました。目標の問題、計画の問題、スキルの問題、情熱・モチベーションの問題、組織や制度の問題など、様々な切り口で、「こうすれば実行できる」と紹介されてきましたが、ここでは、計画時点で工夫できることはないか、について考えてみます。
ここで注意してほしいのは、実行と単なる行動は違うということです。実行とは完遂することであり、成果を生む行動のことです。とりあえず動くのも、何もしないよりましですが、結果が伴う行動となるよう、意識しておくことが大切です。
よく、1日のタスク・リストを現時点で抱える「To Doリスト」として書き連ねている人もいます。この状態を続けてしまうと、優先順位や本当に今日やるべきことが分からないために、実行できない可能性が高くなります。
1日のタスク・リストには、今日（明日）1日で実行可能なタスクを計画するようにしてください。そして必ず実行しなければならないものを明確にしておきます。
タスクが大きすぎて具体的ではない。タスクに落とし込む際、行動レベルのタスクにする
今日のタスク・リストに「○○イベント」「○○企画」といった、テーマや案件名を書いてしまっている場合があります。やらなければならないのは分かっているものの、具体的に何をすればいいのか落とし込まれていないケースです。
これだと行動が具体的ではないため、動きがとりづらくなります。たとえば「○○イベントの予算計算」や「イベントについて前担当者からヒアリングする」とすれば、より具体的で何をすればいいのか明確になります。さらに、テーマや案件自体が難しい場合、どこから手をつけるか、何から初めていいかわからない場合もありますが、何かひとつ突破口として行うことで、次に進みやすくなります。「○○イベントの予算計算」ができれば、必然的にあげるべき収益も見え、どのような集客活動が必要になるかといった課題にも進みやすくなるように、ひとつ実行ができれば、次のアクションも見えてくることも多いはずです。タスクは行動レベルになっているか、常に注意しておきましょう。
いつ行うかが明確でなければ初動が起きにくい。タスク実行の時間を決める
基本的にタスク・リストは何時にやっても良いものを書くことが多いと思いますが、時間を決めないと人は動きづらいものです。「さあ、やろう」という初動が取りづらくなります。「○○イベントの予算計算」というタスクは、「11時〜11時30分」に行うとスケジューリングしておけば、実行できる可能性は高まります。たとえ、「11時からミーティングできますか？」と突然依頼されても、「11時30分からなら大丈夫ですよ」と調整を依頼することもできるでしょう。
また、時間に落とし込むことで、本当に今日のタスク・リストが時間配分として間違っていないのかの検証にもなりますので、今後の計画に活かすことができます。出来る限りタスクは時間に落とし込みましょう。
責任を感じないと実行しにくい。役割を自覚する
厳しい上司からの指示があったことや、クライアントから依頼されたタスクは実行の確率が高くなります。それは、その人に対する役割としての責任があるからです。
逆に、実行が難しいのは、自分で考えたタスクや自分自身にかかわることです。誰も指示してくれませんし、たとえ実行しなくとも、責められることはありません。
しかし、本当に実行しなければならないのは、後者です。自分がこのタスクを行うことで、どのような自分に近づくのか、また相手をどのように導くことができるのかを主体的に考えることで、自分としての役割が明らかになり、実行への決意が高まるでしょう。
計画を誰も知らないとモチベーションが生まれにくい。目標・タスクを公言する
設定した目標や計画を周囲の人や仲間に伝えるのも効果的な方法です。
「言った手前」「誰かが見ている」という心理も働き、やる気も生まれます。何より、言っていることとやっていることが一致するのは、気持ちいいものですし、周囲からの評価も変わってくるでしょう。
また、プロジェクト内のタスクであれば、公言する相手は、次工程の担当者やプロジェクト・マネージャーにすれば、全体の工程がよりスムーズになります。
リソース不足で実行できないことがある。実行のためのリソースを確認する
タスクには、自分ひとりで完結できるものはほとんどないはずです。誰かに確認したり、手伝ってもらうタスクも多くあります。タスクが実行できない原因のひとつに、いざ実行しようとしたときに、情報不足やスキル不足で完遂できないことに気づくことがあります。
計画を立てる際に、現在の情報と自分のスキルで解決できることなのか、確認したうえで計画を立てるようにしましょう。
