断るべきでも断れない仕事依頼への返答法

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山積みの仕事や、チームの教育、締め切りとの闘いをなんとかやりくりしていたある日、電話が鳴る。相手は上司や顧客といった重要な人物で、内容は毎度ながら、緊急で大事な仕事への支援要請だ。かなりの工数がかかり、高い質も求められる。いったいどうすれば…?

「もちろんです。すぐやります」と快諾することもできるが、そうすることの代償は? こうした非常事態がしょっちゅう起これば、燃え尽きたり、熱意を失ったり、仕事の質が低下したり、締め切りを守れなかったりする。自分自身の最優先事項を放り出さなければならず、シナリオ立案などの長期的な仕事や市場分析などの深い仕事がどうしてもないがしろになってしまう。

かといって「無理です」と突っぱねれば、反感を持たれ、チームプレイが出来ないとか、仕事の緊急性を理解できない人物だと思われかねない。

その瞬間には、イエスと答えて更に仕事を増やすか、ノーと答えて評判や人間関係を犠牲にするかの苦しい二択しかないように思える。しかしありがたいことに、両者の中間に位置する有効な返答方法は多くある。断るべきなのに断れない状況に陥った時には、ぜひこうした返事をしてみよう。

1. 締め切りの交渉

もちろん、時には重要顧客からの要望や予期せぬ市場チャンスを理由に緊急の仕事が入ることもある。しかし締め切りというのはたいてい、恣意的かつ全体像を考慮しないまま設定されている。

そんな場合は、こんなふうに答えてみてはどうだろう。「喜んでお手伝いしたいところなのですが、今週は予定が詰まっていまして。来週でも間に合うようであれば、優先的に対応できます」

2. 自分の役割を定義しなおす

私の義理の母の冷蔵庫には、「私がまたボランティアしそうになったら止めて」と書かれたマグネットがある。仕事ではむしろ、言われたことをやらざるを得ない気がすることが多いが、新たな仕事を受け入れてしまいそうな自分を止めることは可能だ。

それには、寛大かつ適切な代案を提示しよう。例えばこんな具合だ。「運営チームへのお誘いありがとうございます。大切な仕事だと思いますし、最大限お力になります。チームメンバーに加わる余裕は無いのですが、特定の成果物にフィードバックしたり、若手メンバーを指導したりといった関わり方なら喜んで引き受けます」

3. ポートフォリオのバランス調整

「アジャイルソフトウエア開発」という手法では、チームは仕事量を「タスクボード」で管理している。このボードは、チームが何にどれだけ時間を費やすことを決めたかを視覚的に示すものだ。誰かが何か新しい業務を加えようとしたら、チームは単に「新たなスペースを作るために、何を削ればいいか」と問いかければいい。

ほとんどの人にとって、この「タスクボード」は可視化や保持がされていない。もし新たなプロジェクトに参加するよう言われ、余裕がなくなりそうな時は、上司やチームと腰を据えて協議し、業務のポートフォリオを見直して、集中すべきこと、先延ばしにしてよいこと、見直しが必要なこと、削ってよいことを整理しよう。

優秀な人材はいつも需要がある。あなたはいつもあっちこっちに引っ張りだこだろう。燃え尽きたり人間関係を壊したりしてしまう前に、イエスとノーの間にある返答方法を見つけよう。