内定承諾書（入社承諾書）とは？添えや封筒の書き方、メールでの送り方を解説
1.内定承諾書（入社承諾書）とは
内定を承諾し入社を誓約する書類内定承諾書（入社承諾書）とは、就職・転職活動で内定を得た人が、企業に対して内定を承諾し、入社を誓約するための書類です。
一般的に、内定承諾書は採用通知書や労働条件通知書とともに企業から内定者に対して発行されます。内定者が労働条件などを確認し入社を承諾する場合は、内定承諾書に署名や捺印などをしたうえで企業に返送します。
内定承諾書を提出したあとでも内定辞退は可能ですが、注意が必要です。
まず、内定承諾書は労働基準法などにより法的に定められたものではなく、企業が独自に発行する書類で法的効力はありません。しかし、労働契約は使用者（雇用主）と労働者双方の合意をもって成立するため、内定承諾書を介した労働契約自体は成立します（労働契約法第6条）。
一方、労働者には「退職の自由」の権利もあるため、雇用期間に定めがないときは、退職の申し入れから2週間経過すれば労働契約が終了します（民法第627条）。
以上の理由から、内定承諾書を提出したあとでも内定辞退（退職）は可能となります。ただし、内定承諾後の辞退は企業に迷惑をかけるだけでなく、トラブルにもつながりかねないため、安易におこなうべきではありません。内定承諾書は、必ず入社する意思を持って提出するようにしましょう。
内定辞退について詳しくはこちらで解説
＞【例文付き】内定辞退の伝え方
tips｜契約期間に定めがある場合でも内定辞退できる？
契約社員などの契約期間が決まっている雇用（有期雇用）の場合は、労働者からの退職の申し入れは「やむを得ない事由があるとき」と制限されています（民法第628条）。この「やむを得ない事由」が妥当かどうかは個別に判断されるため注意が必要です。
ただし、1年を超える有期雇用契約の場合で、契約の初日から1年を経過した日以降はいつでも退職が可能です（労働基準法第137条）。
2.内定承諾書とほかの書類の違い
入社承諾書 内定（入社）を承諾し誓約する 求職者→企業 なし 内定誓約書
入社誓約書 内定（入社）を承諾し誓約する 求職者→企業 なし 内定通知書
採用通知書 内定（採用）したことを通知する 企業→求職者 なし 労働条件通知書 労働条件を明示する 企業→求職者 あり 雇用契約書 労働契約を締結する 企業↔求職者
（双方合意） なし
内定誓約書・入社誓約書は、その名のとおり内定または入社を誓約する書類です。内定承諾書（入社承諾書）とは名称が違うのみで、基本的には同じ目的・役割で使用されます。
内定通知書・採用通知書との違い内定通知書・採用通知書は、企業から求職者へ内定（採用）を知らせるための書類です。内定承諾書は求職者が内定を承諾し入社を約束するものですが、内定通知書・採用通知書はあくまで“通知”のみを目的としています。
内定通知書には、内定が決定した主旨のほかに、応募に対するお礼や入社までの流れなどについて記載されていることもあります。
労働条件通知書との違い労働条件通知書は、契約期間や就業場所、賃金や休日などの労働条件を企業から内定者へ通知するための書類です。労働基準法第15条により、人を雇う際には労働条件の明示が義務付けられているため、内定とともに通知されることが一般的です。なお、書類の名称には決まりがないため「雇用条件通知書」「就労条件通知書」などと呼ばれることもあります。
詳しくはこちらで解説
＞労働条件通知書とは？ もらうタイミング、ないときの対処法や記載事項を説明
雇用契約書は、企業と労働者が双方に契約内容に合意し、労働契約を結んだことを証明する書類です。2部発行し、企業と労働者それぞれが署名や捺印をしたうえで両者が保有することが一般的です。法律上の作成義務はありませんが、口頭契約などによる「言った・言わない」トラブルを避けるためにも、書面として作成しておくことが推奨されています。また、労働条件を記載することで労働条件通知書と雇用契約書を兼ねることもできます。
詳しくはこちらで解説
＞雇用契約書とは？労働条件通知書との違いや、もらえないときの対処法を紹介
3.内定承諾書の提出方法
内定承諾書を提出する前には、必ず労働条件を確認しておきましょう。労働条件の確認ポイントは次の記事で詳しく解説しています。
＞労働条件とは？ 内定が出たら必ず確認すべきポイントを解説！
内定承諾書は上の見本を見てもわかるとおり、内定者から企業に対して提出する形をとります。ただし内定者自身が文書を作成するわけではなく、企業側が書類のひな型を用意し、内定者は日付の記入や署名、捺印などをおこない返送する流れが一般的です。
添え状の書き方
内定承諾書を郵送する場合、必ず添え状（送付状）も同封します。添え状とは上の見本のように送付する内容物について説明した文書のことです。内定をもらったことに対する感謝の気持ちや働く意欲を書き添えても良いでしょう。
なお、内定承諾書以外に提出する書類がある場合は、添え状にまとめて記載します。
封筒の書き方
返信用封筒が用意されている場合はその封筒を使用します。ない場合は、内定承諾書を折り曲げずに入れられるサイズの封筒（白色推奨）を使いましょう。宛名面の左下には送付内容がわかるように「内定承諾書在中」と朱書きします。
封筒の書き方について詳しくは下の記事が参考になりますので、あわせてご覧ください。
＞履歴書を入れる封筒マナー
企業から内定承諾書のひな型をメールで受け取った場合は、返送もメールでおこなうことが一般的です。署名や捺印が必要な場合は電子ファイル上では扱いづらいため、一度プリントアウトして対応する必要があります。
〈内定承諾書をメールで送る手順〉
・内定承諾書のひな型を印刷する ・印刷した内定承諾書に、署名や捺印など必要事項を記入する ・記入した内定承諾書をスキャナーで読み取り、PDFデータにする ・PDF化した内定承諾書をメールに添付し送信する印刷、書類をスキャンしPDFデータにするには、コンビニなどにあるマルチコピー機で可能です。
内定承諾書をメールで送る際の例文
【件名】
内定承諾書を提出いたします／◯◯◯◯（氏名フルネーム）
【本文】
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様（担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」）
お世話になっております。◯◯◯◯（氏名）です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
謹んで貴社からの内定をお受けいたします。
つきましては内定承諾書を添付いたしますので、ご査収いただければ幸いです。
入社後は一日も早く貴社に貢献できるよう、精進していく所存です。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
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氏名フルネーム
住所
電話番号
メールアドレス
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なお、企業によっては内定承諾書を書面として発行せず、メールの文面だけで意思確認をされることもあります。その場合はメール上で内定承諾の意思をはっきりと示し、お礼の言葉とともに送信するようにしましょう。
メールや電話での内定承諾について詳しくはこちらでも解説
＞【例文付き】内定承諾の伝え方
4.こんな場合はどうする？
Q. 内定承諾書はいつまでに提出すればいいですか？A. 企業によって異なりますが、1～2週間以内を提出期限に設定しているところが多いようです。決められた提出期限がある場合は、必ずその期日までに、余裕をもって早めに提出しましょう。もし期限が決められていない場合は、遅くとも1週間以内には提出できると良いでしょう。
Q. 内定承諾書を提出しないとどうなる？A. 決められた期日までに内定承諾書を提出しなかった場合、企業から確認の連絡が入ることが一般的です。それでも承諾書を提出しなければ、内定を辞退したと見なされ、内定は取り消されます。
Q. 内定承諾の期限に間に合わない場合はどうすればいいですか？A. 他社の選考結果を待っているなどの理由で内定承諾の期限に間に合わない場合は、その旨を採用担当者に伝え、期限を延ばせないか相談してみましょう。メールや電話など、これまで使用していた連絡方法で「後悔のない決断をしたいので、ほかの選考結果を待ちたいと思います。◯月◯日まで回答を待ってもらうことは可能でしょうか」などと尋ねます。なお、選考中の企業名や志望順位まで伝える必要はありません。
内定保留の方法について詳しくはこちらで解説
＞【例文付き】内定保留の伝え方
A. 内定承諾書には、保証人欄が設けられている場合があります。保証人とは、内定者が社会的に問題のない人物であると身元を保証する人のことです。保証人となれる人は企業によって異なるため、指定がある場合はそれに従います。とくに指定がない場合は、両親やきょうだい、配偶者など、成人し独立生計を立てている親族に依頼することが一般的です。
Q. 内定承諾書の郵送後、メールは必要？A. 内定承諾書を郵送で提出した場合、提出期限内であれば必ずしもメールで報告する必要はありません。ただし、ちゃんと届くか不安が残るというときや、より丁寧に対応したいときは、メールで報告を入れても良いでしょう。
