Subject: Appointment Confirmation for **(目的) on **(日時)
○��宛名
Dear Mr. Miller,
○�Ｋ槓犬瞭各�
It was great to finally meet you in person last month.
(先月、念願だった直接のご対面が叶い、うれしかったです。)
○�に槓�(用件)
I’m writing you to confirm your appointment to visit our office next week.
(details: Date, Time, Place, Agenda)
If you need any assistance, please don’t hesitate to contact us.
(来週弊社にお越しいただくお約束についての確認でご連絡しました。)
(詳細：日時、場所、話し合う内容)
(こちらでできることがございましたら、ご遠慮なくお申しつけください。)
○�ニ槓犬侶襪�
I look forward to seeing you soon.
(近日中にお目にかかれますので、楽しみにしています。)
○�δ�めの言葉
Best regards,
○�Ы靆�(会社名、名前など、差出人の情報)
Hanako Tanaka
ABC Company
(details: Address, Telephone number, Email)
○� 峽鑢勝廚砲蓮⇒儼錣鳳�じた単語をいれると伝わりやすい
日本語でメールを書くときと同様に、完結で分かりやすい内容を心掛けることが大切です。例文では「appointment confirmation(アポの確認)」としましたが、目的や時間まで具体的に書くことでスパムと間違われる可能性が減るでしょう。何かについて質問するメールであれば、「Question(質問)」という言葉を使うよりも、「Inquiry(問い合わせ)」という言葉の方がビジネスメールではよく見られます。例えば、Inquiry about the Invoiceとすると「請求書についての問い合わせ」という意味になります。
ビジネスメールであってもフレンドリーなほうが良いですから、「I hope this email finds you well.」(ご健勝のことと存じます。)という書き出しをよく見ます。自己紹介がしたいことを明確に伝えたいのであれば、「Allow me to briefly introduce myself.」(僭越ながら、簡単に自己紹介をさせてください。)と言ってから、「I am Hanako Tanaka, the marketing director at ABC Company.」(ABCカンパニーでマーケティングディレクターをしております、田中花子と申します。)と続けると良いでしょう。ただし、長々と書くのはNG。
名前だけでなく、どの会社のどういうポジションであるのかも、冒頭で伝えておくのがよいでしょう。これまでに相手とのやり取りがあるのであれば、「Thank you for…」と何か感謝のメッセージを伝えられますし、「I hope you are having a great day.」(○○様におかれましては、ご健勝のこととお喜び申し上げます。)などと、相手への気遣いが感じられる書き出しもいいですね。直接会った人には、例文の様に「It was great to finally meet you in person.」(念願だった直接のご対面が叶い、うれしかったです。)と書くと、本当に会えたうれしさを相手に伝えることができます。
○●依頼
It would be greatly appreciated if you could help us with a project in Tokyo.
(東京でのプロジェクトにご協力いただけましたら幸いです。)
○●確認
I’m writing you to confirm your appointment to visit our office next week.
(来週のご来社についてのご確認です。)
Date and Time: 3p.m., Thursday, July 17th (日時：7月17日 木曜日 午後3時)
Place: Conference Room #6, Building 21 (場所：21ビル 第6会議室)
Agenda: Last year’s performance review (議題：前年の人事考課)
Feedback on the new business strategies (新規ビジネス戦略に関するフィードバック)
If you need any assistance, please don’t hesitate to contact us.
(こちらでできることがございましたら、ご遠慮なくお申しつけください。)
○●問い合わせ
I’d like to ask if there are still seats available for the upcoming training session.
Would you please let me know by next week Friday?
(今度開催予定の講習会にまだ空きがあるかをお伺いできればと存じます。)
(来週の金曜日までにお知らせいただけませんでしょうか。)
○●提案
After listening to your presentation, our tech team came up with a couple of new ideas.
（プレゼンテーションをお聞きし、弊社の技術チームでいくつか新しい案をお出ししました。)
1.***
2.***
Could you give us some feedback at your earliest convenience?
(お手すきのときで構いませんので、ご意見を頂戴できますでしょうか。)
○●クレーム
I canceled my monthly subscription on January 17th, but it seems like I was charged a monthly fee last month. Could you please check on this and get back to me?
Thank you very much for taking the time to meet with me yesterday.
I really appreciate all your advice that you have given to me.
(昨日は私のためにお時間を割いていただきまして、誠にありがとうございました。
アドバイスをいろいろと頂戴し、本当に感謝しています。)
○�ァ峽襪咫廖箸干稜Г�ださい”や“ご返信お待ちしています”にあたるフレーズ
メールを受け取った確認が欲しい場合は「Please confirm the receipt of this email.」(このメールの受領をお知らせください。)と書くと良いでしょう。「お返事お待ちしています」という意味で「I hope to hear back from you.」や、例に挙げた 「look forward to(〜を楽しみに待つ)」を使って、「I look forward to hearing back from you.」(ご返信を楽しみにしています。)と結ぶのも良いでしょう。
本題はここで完了しますので、最後まで読んでくれたことに感謝して「Thank you for reading this email to the end.」(最後までお読みいただきありがとうございます。)や、日頃お世話になっていることに関する感謝として「Thank you for your continued support.」(（意訳）今後ともよろしくお願いいたします。) と結ぶのも良いでしょう。
