対応力神。急な案件にも焦らない「余裕のある」働き方をするコツ

今回のお仕事ハックは「感情コントロールができなくなってしまう時がある」とのお悩みについて、コラムニストのヨダエリさんがアドバイス。

落ち着いて仕事ができるようになりたい

自分の中でスケジュールを組んで仕事をしていますが、突然依頼される仕事にイラッとしてしまいます。また、仕事が多いと何から手をつけていいのか分からなくなり緊張（ドキドキ）して焦ってしまいます。落ち着いて仕事をこなすためにおすすめの方法があれば教えてください。（30代／営業職）

分かります。できれば時間に余裕を持って依頼してほしいし、仕事量も多すぎず少なすぎず、がいいですよね。

でも、現実はそうはいかない。というわけで、対応策を講じていきましょう！

まず、「突然の依頼」について。

そういうケースが複数回続き、かつ、もっと早く依頼できるのでは……と感じた場合。「もし可能であれば、もう少しだけ早めに言ってもらえると大変助かります……！」とメールなどに書いてみるのが、まず一つの方法。少し早めに連絡してくれるようになるかもしれません。

ただ、あなたの知らない事情があるのかもしれませんし、場合によっては相手にイラっとされかねません。なので、言わない方がいい場合もあります。

とはいえ、対策はあります。「この人は木曜日に依頼してくることが多い」「月末が近くなると言ってくる」など、突然の依頼にも法則性があったりしませんか？　その場合は、木金は時間を空けておく、月末に仕事をためない、など、あらかじめ調整しておくと、焦らず対処しやすくなると思います。

法則性なぞないです、という場合は、「仕事は進められる時に進めておく！」を心がけましょう。明日やる予定だったのに別件の依頼が入ってパニック……などの事態を避けられます。

続いて、「仕事が増えると何から手をつけていいか分からなくなる件」。

既にやっているかもしれませんが、まずは抱えているタスクを箇条書きにしましょう。それをにらみつつ、手をつける順番を決めます。

基本的には、期日が一番近いものから先にやる。どれも期日が同じか、あまり変わらない場合は、サクサク進められそうなものを先に。時間がかかりそうなものは後にしましょう。

そして、タスクが一つ完了するごとに、横線で消していく。タスク用のメモ帳も売っているので活用するといいですね。可視化するとスッキリします。

この時、書き出したタスクを見て「この期日までにこれ全部終えないといけないのか……」と不安になるかもしれません。分かります。私もそうですが、手をつけていない時ほど緊張するんですよね。

でも実際に作業を始めると、「あれ、心配していたほどじゃないかも」と思うことありませんか？　そうなるためにも、迷わずに進められるものから始めた方がいいんですよね。

あとは“経験”と“慣れ”です。どうにかこうにか終わらせる、を積み重ねることで、仕事が増えても「どうにかなるだろう」と思えるようになります。緊張がゼロになることはなくても。

というか、ゼロにする必要はないんですよね。緊張は責任感を持って仕事に向き合っている証。質の高い仕事をするためには、ある程度の緊張はむしろ必要だと思います。あとは経験を積み重ねれば、程よい緊張に収まっていくはずですよ。頑張って！

Point.

・依頼のタイミングに法則性がある場合、それに合わせて時間を空けておこう
・法則性がないなら、「仕事は進められる時に進めておく」を心がけよう
・複数のタスクは、期日順、もしくは進めやすいものから手をつけよう
・経験を積み重ねることで、「どうにかなるだろう」と思えるようになる

（文：ヨダエリ、イラスト：黒猫まな子）