プレゼンをうまく決めるコツ「導入は最も工夫」「総括はアクション」

●プレゼンは、三部構成で攻めろ
プレゼンで最も大切なのは準備段階。「導入部」、「本論部」、そして「総括部」の3部構成で準備するとスムーズにいく。ではそれぞれの内容は？

●まず本論部をしっかり構築する
ビジネス文章を書くときと同じで、まず本論部から構築するのがコツ。本論部の内容は、結論と、主な理由を述べるなどで組み立てます。主な理由は、漏れなく、重複なく準備します。プレゼンの場合は、3種類以内にまとめるのがコツ。覚えやすく、理解しやすくするため。

●導入部は、最も工夫が必要
本論部が構築できたら、導入部に移ります。導入部で必須なのが「あいさつ」、「聴き手のメリット」、そして「全体概要」の3項目。

あいさつは、手短に相手への感謝の意を伝えます。「お忙しい中、15分という貴重なお時間を有り難うございます」など。次に「この話を聞いて、聴き手である私個人にどういうメリットがあるの？」への答えを示します。ITトラブルの社内向け報告のプレゼンであれば、「システム障害の原因調査の結果と、再発防止の具体策をお伝えします」といった具合に、相手が最も知りたいことを必ず伝えます。これを冒頭で伝えないと、そのあとをしっかり聴いてもらえないと思ってよいでしょう。

そして次に全体概要を示します。全体概要は、例えば、「1.ハード面の問題と対応策、2.ソフト面の問題と対応策、そして3.運用面の問題と対応策を御説明します」など、番号を付けて分かりやすくします。

●総括部は、次にとって欲しいアクションを伝える
プレゼンの総括部では、本論部で伝えた内容の骨子を伝えたあと、相手のとるべきアクションの選択肢を具体的、かつ簡潔に伝えます。骨子の分量は、導入部とほぼ同様でOK。

先のITトラブルの例では、「主な原因である古いハードに関して、わが社のニーズに合致していると思われるハードの候補、そして各社より見積書をとってありますので、ぜひ早急に御検討ください」など次に聴き手にとって欲しい具体的なアクションを伝えます。

その後、必要に応じて質疑応答やあいさつをして終わります。このように「導入部・本論部・総括部」の三部構成でプレゼンを準備して、分かりやすいプレゼンを心がけましょう。

（文：深山敏郎/（株）ミヤマコンサルティンググループ/コミュニケーションズ・スペシャリスト）

著者プロフィール

コミュニケーション改善の請負人として、高級ホテル、外食チェーン、外車ディーラー、IT企業など、20年で延べ4万人あまりを直接指導。夢は、英国でシェイクスピア芝居を英語で上演すること。　http://www.miyamacg.com/　お問合せ先：info@miyamacg.com
執筆協力：石井公一（いしいきみかず　中小企業診断士）