【Gmail】ミュート機能の設定・解除方法！アーカイブとの違いは？
iPhoneやAndroidスマホを使っているユーザーにとって「ミュート」とは、音声が出ないようにする機能のことを意味します。
Gmailアプリにも「ミュート」機能があることを知っていますか？
Gmailアプリで「ミュート」が意味するものは何か、また、どのようにGmailアプリで「ミュート」の設定を行うのかをこの記事で詳しく解説します。
【Gmail】ミュート機能とは？
Gmailは15GBという大容量のストレージを利用できるため、過去のメール履歴を全てサーバー上に保存できるというメリットがあり、また強力なフィルタリング機能でほとんどのスパムメールを遮断してくれるセキュリティの高さも証明されているため高く評価されています。
ビジネスの世界では、メールの管理ができるかどうかは業務効率に大きな影響を与えるため、Gmailのメール管理をどう行うかはとても重要なことです。
Gmailにはそうしたユーザーのニーズを満たす管理ツールがたくさんありますが、その中にこの記事で紹介する「ミュート」機能があります。
Gmailの「ミュート」機能では何ができるのでしょうか。
受信トレイからメールを非表示にする機能
Gmailの「ミュート」機能を使うと、送信されたメールを受信トレイに表示させないようにできます。
送信されるメールの中には、いつでも参照できるようにキープしておきたいものと、もう必要がなく別のトレイに移動させたいと思うものの2種類があります。
ただ受信トレイから取り除きたいと思うものの後日参照するかもしれないので、消去をせずにキープしておきたい時は「ミュート」機能を使えばメールを消去することなく、受信トレイから隠すことができます。
必要な通知だけを受け取ることができて便利！
Gmailの特徴の1つは、メール送信者が送ってきたメールの件名を変更せずに相手とメールで連絡を取り合うと、一連のすべてのメールがスレッドになって表示されることです。
件名を変えない限りスレッドはどんどん続いていきます。
そのため、必要のないメールが送られてくる度に削除するのはとても面倒です。
でも「ミュート」機能を使えばスレッドで紐付けられているすべてのメールが表示されなくなるだけでなく、「ミュート」にした後に送られてくるすべてのメールも表示されなくなります。
「ミュート」と「アーカイブ」は何が違うの？
「ミュート」機能によく似た機能に「アーカイブ」があります。
「アーカイブ」とは、必要のない電子メールを「すべてのメール」フォルダや他のフォルダに移すためのものです。
「ミュート」で表示させないようにしたメールも「すべてのメール」フォルダに移されます。
全く同じ機能のように聞こえますが、1つ大きな違いがあります。
「アーカイブ」で「すべてのメール」フォルダなどに移したメールに返信メールが送られてきた場合、返信メールも返信の対象になっている「アーカイブ」されたメールも共に受信トレイに表示されます。
でも「ミュート」で表示されないようにしたメールの場合は、返信メールが送られてきても受信フォルダに表示されることは一切ありません。
注意！iOSのメールアプリでは操作できない！Gmailアプリを使おう
iOS端末であるiPhoneにGoogleアカウントを同期させれば、iPhoneの「メール」アプリでGmailを確認できるようになりますが、「ミュート」機能は利用できません。
「ミュート」機能を利用するには、「Gmail」アプリをインストールする必要があります。
【Gmail】ミュートを設定してみよう
では実際に、Gmailで「ミュート」機能を使って特定のメールを受信トレイで表示させないようにしてみましょう。
「Gmail」アプリをまだインストールしていない場合は、「App Store」または「Google Store」からインストールしましょう。
《手順?》Gmailにログインする
アプリがインストールできたら開きましょう。トップ画面が表示されたら「ログイン」をタップしましょう。
「アカウントを管理」画面が立ち上がるので、アクセスするGoogleアカウントを「ON」に設定し「完了」をタップしましょう。
《手順?》ミュートさせたいメールを選択する
「Gmail」アプリのトップ画面が立ち上がります。トップ画面には受信されたすべてのメールが表示されているので、「ミュート」にしたいメールを選びタップしましょう。
《手順?》上部アイコン一覧から「…」をタップする
選択したメールが表示されます。画面の右上に「…」が表示されているのでタップします。
《手順?》「ミュート」をタップする
メニューがポップアップされます。表示されている項目の中に「ミュート」があるのでタップしましょう。これで選択したメールは「ミュート」されます。
【Gmail】ミュートさせたメールを表示させる方法は2つ
Gmailの「ミュート」機能で表示させないようにしたメールは削除されたわけではないので、参照したければGmailアプリ内で表示させることができます。
どのように表示させるかこれから説明します。
検索ボックスに「in:muted」と入力する
「Gmail」アプリのトップ画面に戻りましょう。画面の上にある検索フィールドに「in:mute」と入力しましょう。
候補が表示されますが、無視してキーボードの「search」キーをタップします。
メールの検索結果が表示されます。「ミュート」にしたメールがすべて表示されるので、閲覧したいメールをタップすればメールが開きます。
【Gmail】ミュートを解除する方法は？
ここからは、Gmailで設定した「ミュート」を解除する方法をご紹介していきます。
《手順?》ミュートメールを表示する
「ミュート」したメールの解除を行う方法は2つあります。
先ほどの検索フィールドに「in:mute」を入力して「ミュート」にしたメールを表示させる方法と、「Gmail」アプリのメニュー画面にある「すべてのメール」フォルダから「ミュート」にしたメールを探し表示させる方法の2つです。
ここでは先ほどの「in:mute」を使って表示させた画面から作業を続けていきます。「ミュート」を解除したいメールを選びタップしましょう。
《手順?》上部「…」をタップし「ミュートを解除」を選択する
選んだメールが表示されます。画面の右上に2つ「メニュー」アイコンがあります。上に表示されている「メニュー」アイコンをタップしましょう。
ポップアップメニューが画面の下に表示されるので「ミュートを解除」をタップしましょう。これで「ミュート」のキャンセルが行われます。
ミュートフォルダから消えたメールはどこに表示される？
この記事で紹介したように、「ミュート」機能で表示させないようにしたメールは「すべてのメール」フォルダに移されます。
先ほど説明した「in:mute」を忘れてしまった場合は、「すべてのメール」フォルダを開けば見つけられます。
【Gmail】ミュートしたメールを受信トレイに戻す方法は？
「ミュート」に設定したメールの設定をキャンセルしましたが、メールはまだ受信フォルダに移されていません。
戻すにはもうワンステップ踏まなければなりません。
操作手順を説明します。
《手順?》「ミュートされたメール」を表示する
「Gmail」アプリのトップ画面に戻りましょう。画面の左上に「メニュー」アイコンが表示されているのでタップしましょう。
「すべてのメール」を選択しタップします。
「すべてのメール」フォルダには、いろいろなメールが保存されています。この中から「ミュート」をキャンセルしたメールを探しタップしましょう。
選んだメールが表示されます。画面の右上に2つの「メニュー」アイコンが表示されているので、上の「メニュー」アイコンをタップします。
《手順?》「受信トレイに移動」をタップする
メニューがポップアップされます。表示されている項目の中に「受信トレイに移動」があるのでタップしましょう。
「ミュート」をキャンセルしたメールが受信フォルダに戻りました。
「すべてのメール」でミュートの解除と受信トレイへの移動ができる
この記事では、検索フィールドで「in:mute」を入力して「ミュート」したメールを表示させて「ミュート」を解除し、その後「すべてのメール」フォルダから受信トレイに戻すという手順を説明しました。
実は「すべてのメール」フォルダで直接「ミュート」にしたメールを表示させれば、同じ画面で「ミュートの解除」と「受信トレイに移動」の両方を行えます。ワンステップ少なくなるのでとても便利です。
ミュート機能を使って受信トレイを綺麗に見やすく整理しよう！
Gmailの「ミュート」機能を使えばメールを削除することなく受信トレイの整理が行えます。
ぜひこの記事を参考にして、Gmailの「ミュート」機能を活用してみてくださいね。
