【Google ドライブ】スマホ・PCでファイルを検索する方法！
ほかの人とファイルを共有したり、万が一のためのバックアップとして利用している人が多いのではないでしょうか。
とても便利なGoogle ドライブですが、たくさんのファイルを保存していると目的のファイルが見つからないこともしばしばあります。
そこで今回は、PCやスマホでGoogle ドライブに保存されたファイルを検索する方法をご紹介します。
【Google ドライブ】ファイルを検索する前に！《基礎知識》
ファイル検索の方法を見ていく前に、まずはGoogle ドライブの基礎知識について再度確認していきましょう。
Google ドライブとはどのようなものなのか、検索できるファイルの種類など基本的なことを確認していきます。
スマホはアプリから・PCはブラウザから検索できる
Google ドライブは、スマホだとアプリから、PCだとブラウザからファイル検索が可能です。
ドライブの利用期間が長いと保管するファイルの数も多くなりがち。ファイルが多くなると、古いファイルなどを見つけにくくなってしまいます。
そんなときに便利なのが検索機能です。
Google ドライブではドライブ内に保存されているファイルの検索が可能なので、どんどん活用していきましょう。
検索は、スマホはアプリから、PCはブラウザから行えます。
検索できるファイルの種類は？
Google ドライブで検索可能なファイルの種類は、以下の通りです。
POINTスプレッドシート
プレゼンテーション
ドキュメント
PDFファイル
写真と画像
動画
プレゼンテーション
ドキュメント
PDFファイル
写真と画像
動画
これらの種類を指定して検索が可能。
また、ファイル名でも検索できるので、どの形式のファイルかわからないという場合に使っていきましょう。
「マイドライブ」に保存されているファイルは検索できる
Google ドライブで検索できるのは、マイドライブに保存されているファイルだけです。
マイドライブには、自分でアップロードした、もしくは同期しているアイテムが保存されます。
そのため、一度もアクセスしたことのないドライブのファイルは検索できません。
ドライブの画面から検索したい場合は、URLを教えてもらうなどして一度アクセスする必要があります。
仕事でアイテムを共有する場合などは、まずはアクセスする方法から確認していきましょう。
自身が閲覧できるファイルのコンテンツ・タイトルを検索する
自分でアップロードしたファイルやコンテンツだけでなく、自身が閲覧可能なものも検索可能です。
職場で共有しているスプレッドシートなどに一度でもアクセスしたことがあれば、タイトル名などで検索できるようになります。
なので、普段はPCから閲覧している職場のファイルをスマホで閲覧するということも可能です。
ただし、スマホとPCで同じアカウントを使う必要があります。
基本的なGoogle ドライブの使い方を知りたいときには
Google ドライブの基本的な使い方は、こちらの記事でもご紹介しています。
ドライブを使っていてわからないことがあった場合は、ぜひ参考にしてみてください。
【Google ドライブ】スマホでファイルを検索する方法は？
Google ドライブは、スマホでもPCでも利用できます。
また、どちらの端末からでもファイルの検索は可能です。
最初に、スマホでドライブ内のファイルを検索する方法について見ていきましょう。
【基本】キーワード・ファイルで検索をする
ドライブ内のファイルを検索するには、2つの方法があります。
1つはファイルの種類、もう1つはキーワードです。写真や動画など、ファイルの種類で検索したい場合はこちらのアイコンを選択してください。
キーワードで検索したい場合は、検索ウィンドウに入力して実行します。
フィルタで検索をする
検索結果をフィルタにかけると、より目的のファイルにたどり着きやすくなります。
まずファイルの種類を指定して検索し、次にキーワードでフィルタをかけてあげます。
すると、指定した種類の中で該当するキーワードを含んだファイルだけが導き出せるのです。
このフィルタ検索はとても便利です。
目的のファイルをいち早く探し出したい場合は、ぜひ覚えておきましょう。
検索結果を保存したいときには
Google ドライブにアーティスト別で音楽が動画を保存している場合など、検索結果を保存したいですよね。
Google ドライブでは検索結果を保存できるので、同じ単語で何度も検索する場合は結果を保存しておきましょう。
検索結果を保存するためには、「ウェブとアプリのアクティビティ」をオンにする必要があります。
「Google アカウントの管理」を選択します。
タブの中にある「データとカスタマイズ」へ進みましょう。
アクティビティ管理の中の「ウェブとアプリのアクティビティ」をオンにしてください。
これで検索結果が保存されるようになりました。
この機能はいつでもオンオフが可能なので、必要ないと思ったら同じ手順でオフにしてみてください。
【Google ドライブ】PCでファイルを検索する方法は？
ここからは、PCからGoogle ドライブのファイルを検索する方法を見ていきます。
PCからでもアクセスできるのは、Google ドライブの大きな魅力の1つです。
PCで保存した画像やPDFファイルを外出先などでも閲覧できるので、どんどん活用していきましょう。
【基本】キーワード・ファイルで検索をする
PCでのファイルの検索は、検索ウインドウをクリックすることから始まります。クリックするとファイルの種類の一覧が表示されるので、希望する種類を選択してください。
もちろん、キーワードを入力しての検索にも対応しています。
PCでの操作やGoogleでウェブサイトを検索するのに慣れている人なら、戸惑うことなく利用できるでしょう。
フィルタで検索をする
検索結果をさらに絞り込みたい場合は、フィルタを利用しましょう。フィルタ機能を利用したい場合は、検索ウインドウの右側のマークをクリックしてください。
ファイルの種類やオーナーの名前、含まれる語句などでフィルタできます。
細かく指定ができるので、より詳しくファイルを検索したいときに便利です。
ドキュメントなどに対する提案を見逃してしまうことが多いという人は、ぜひフィルタ機能を活用してみてください。
サイズで検索をする
Google ドライブでは、保存されているファイルのサイズからも検索可能です。やり方はとても簡単です。左下の使用容量が表示されている項目をクリックするだけです。
これでファイルサイズが大きい順番に並べ替えることができました。小さい順に並べ替える場合は、画面右側の使用容量と矢印の部分をクリックしてください。
この検索方法は、動画や画像ファイルを検索するときに便利です。
基本的にこれらのファイルはテキストファイルよりも容量が大きいので、容量でソートするとまとめて表示させられたりしますよ。
【Google ドライブ】PCでファイルを検索するときに使える！《絞り込み》
ドライブ内のファイルは、絞り込み用の演算子を使うと効率的に検索できます。
ここからは、Google ドライブのファイル検索で使えるコマンドをご紹介していきます！
少しでも効率化を図りたいときはぜひ参考にしてみてください。
「-（ハイフン）」や「""""""""（引用符）」を使う
まずご紹介する演算子は、「-（ハイフン）」と「""""""""（引用符）」です。
ハイフンは、特定の単語を含まないファイルを検索したいときに使います。
引用符は、完全に一致する語句が含まれているファイルのみを摘出するので、状況にあわせて使っていきましょう。
「creator:」や「owner:」を使う
creator:（クリエイター）の後にユーザー名を指定して検索すると、指定したユーザーが作成したドキュメントが探せます。
owner:（オーナー）の後ろにメールアドレスを指定して検索すると、その人が作成した、その人がオーナーのアイテムを摘出可能です。
仕事などで活躍する場合があるので、この検索方法も覚えておくことをおすすめします。
「from:」や「to:」や「sharedwith:」を使う
特定のユーザーや自分が共有しているドキュメントを検索したい場合は、「from:」という演算子を使いましょう。
また、自分と共有しているドキュメントを検索したい場合は「to:」を使用します。
「sharedwith:」という演算子を使うと、指定したユーザーが利用できるドキュメントが検索できます。
例として、sharedwith:meと検索したとしましょう。
すると自分が利用可能なファイルが出てきます。
「is:trashed」や「is:starred」や「app:」を使う
「is:trashed」と「is:starred」はそれぞれ、ゴミ箱に移動したファイル、スター付きのファイルを検索するときに用いる演算子です。
普通に検索しても出てこない場合は、これらの演算子で検索してみると発見できる可能性があります。
「app:」はApps Script ファイルを検索する演算子です。
スプレッドシートなどにドライブに保存したApps Script を埋め込みたいという場合などに使ってみてください。
「followup:」や「title:」を使う
演算子「followup:」を使うと、自分に向けられたアクションを確認できます。
見逃した提案がないかどうか確認したい場合などに便利です。
「title:」では、文字通りファイルのタイトルを検索します。
「type:」や「before」や「after」を使う
「type:」という演算子では、ファイルの種類を指定できます。
PDFやvideoなどのキーワードが対応しているので、ファイルの種類別にソートしたい場合に便利です。
また、編集した日付による検索も可能です。
指定した日付より前に編集されたファイルを検索したい場合は「before」、指定した日付より後に編集されたファイルを検索する場合は「after」を使用します。
たとえば、2021年の3月20日以前に編集されたファイルを検索したいとしましょう。
この場合は「before」の演算子を使用します。
入力方法は「before:2021-03-20」となります。
実際に入力する際は、西暦を使うこと、「/（スラッシュ）」ではなく「-（ハイフン）」で区切ることに気をつけましょう。
これは、「after」の演算子を使用する場合も同様です。
【Google ドライブ】検索をするときに知っておくと便利な方法
Google ドライブでファイルを検索するときには、いくつか知っておきたいことがあります。
これらを知っていると、より正確に、そして簡単に目的のファイルを見つけられるでしょう。
では、ドライブ内のファイルを探すときに知っておきたい便利な方法を見ていきます。
ファイルの中に含まれる「単語」で検索をする
演算子などで指定をせず単語で検索した場合、ファイル内に含まれている単語も検索の対象となります。
たとえば、「なります」とウインドウに入力して検索したとしましょう。
この場合は、ドキュメントや画像など、ファイルの中に「なります」という単語が含まれたファイルすべてがソートされます。
特定の人物の署名が記されているファイルを検索する場合などに便利なので、どんどん活用していきましょう。
PDFの中身を検索する
同じ方法でPDFファイルの中身も検索できます。
この場合も、タイトルに単語を含んでいる必要はありません。
中身に該当する単語があれば結果が返ってきます。
ファイル名は忘れてしまったけれど、中身は覚えているという場合や、調べたい単語が含まれているファイルを検索したいという場合に役に立つでしょう。
PDFファイルだからといって特別な操作や演算子を使わなくてもよいのは、Google ドライブを頻繁に使う人には嬉しいポイントです。
Word・Excelを検索する
WordやExcelで作成したファイルも、中身に含まれている単語で検索可能です。
こちらも特に演算子などを使う必要はありません。
なので、WordやExcelをドライブに保存するときに、検索しやすいようにファイル名を変更しなくてもよいのです。
ファイル名を変更するのって面倒ですよね。
1つや2つならともかく、たくさんのファイル名を変更しなければならないとなると非常に手間がかかります。
そんな面倒な作業を省略してくれるというだけでも、Google ドライブを利用する価値がありますよ。
【Google ドライブ】共有ドキュメントを検索したいときには
複数人で共有しているGoogle ドライブのドキュメントでも、ファイルの検索が可能です。
ここからは、共有ドキュメントを検索する方法について詳しく見ていきます。
検索をする方法
Google ドライブは、一度でもアクセスしたことのあるドライブは自動的に認識してくれます。
なので、すでにアクセスしたことのある共有ドキュメントのファイルは、特別な設定をしなくても検索可能です。
また、共有ドキュメントのファイルのみを検索したい場合は、左側メニューの「共有アイテム」を選択します。
共有できていないドキュメントを検索する方法
共有できていないドキュメントを検索する場合は、左側メニューの「マイドライブ」をクリックしてください。
マイドライブには、自分がアップロードしたファイルが保存されています。
共有設定やダウンロードが可能なので、必要な設定をしていきましょう。
検索方法を覚えてGoogle ドライブを使いこなそう！
気軽に使えて便利なGoogle ドライブは、違う端末間でのファイルのやり取りやバックアップ、仕事仲間や友達とファイルを共有する際にとても便利です。
しかし、数百、数千というファイルの中から目的のものを見つけるのは大変です。
そんなときこそ、今回ご紹介した検索方法を活用してみてください。
特にPCで使える絞り込みコマンドは便利なので、よく使いそうなものは覚えておくのもおすすめです。
ぜひこの記事を参考にして、Google ドライブの使い方を工夫してみてくださいね。
