ペーパーレス化と人件費削減を実現する「moreNOTE」
1970年の創業以来、常に「お客様にとってのベストは何か」を追求し、トップレベルの開発力と技術力で先進的なソフトウェアづくりに取り組む独立系ITソリューションベンダー、富士ソフト株式会社。画期的なペーパーレスシステム「moreNOTE」と、現代のハイブリッドワークに対応するシステム「FAMoffice」について開発担当者に話を伺った。
「moreNOTE」は会議などに使う資料をサーバーに保存して、タブレットやPCで安心・安全・簡単に持ち出して活用できるペーパーレスシステムで、現在までに約5000社が導入している。開発のきっかけは2012年、世の中にiPadが登場し始め、ビジネス現場での活用が検討され始めたことによる。「出張や外出先でもiPadを用いて安全に資料を持ち歩くことができ、会議にも参加できるようなシステムを考えようというのが始まりでした」と担当者。「2016年には働き方改革によって多くの企業が働き方を見直し始めました。これもひとつの大きな転換となりました」。
「moreNOTE」によるペーパーレス化のメリットはさまざま。まずは時間や人件費、コストの削減だ。「moreNOTE」の導入で紙資料や印刷コスト、会議準備時間を大幅に削減できる。またファイルを共有することで、紙の紛失リスクや紙の保管スペースの削減も可能になった。
これらペーパーレス化について、効果を見える化する「グリーンアクション」の機能も大きな特徴のひとつだ。実際に削減できた紙の枚数、それによって守ることができた森林の本数やCO2の削減量、削減できたコスト料金などを数字で確認できる。「とある大学で使っていただいていますが、ペーパーレスの費用対効果を目で確認、実感することができ、職員の意識が変わってきたというお話をいただきました」と担当者は話す。
こうした「グリーンアクション」による取り組みが認められ、国の「脱炭素チャレンジカップ2020」で奨励賞、「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2022 支援業務系ASP・SaaS部門」で環境貢献賞を受賞している。
「moreNOTE」は遠隔地からでもリアルタイムな会議や情報の共有が可能である。また発表者がページをめくると画面が同期されて参加者にも同じページが表示され、手書きメモや拡大縮小などの操作も同期できる。同期を外して、見たいページを自由に見ることもできる。こうした資料は暗号化され、閲覧権限の設定や管理者による端末認証などセキュリティも万全だ。役員会議など、企業の重要会議にも多く利用されている。
こうした「moreNOTE」をベースに、2023年3月には介護認定審査会専用のパッケージ「moreNOTE介護認定審査会デジタルパック」もリリースした。「介護認定には膨大な事務手続きが必要であり、病院、医院など関係機関との調整や申請内容の確認にも時間がかかります。これらをよりシンプルに、よりわかりやすく安心して使用していただけるシステム開発に取り組みました」と担当者は言う。より便利なシステムを開発するとどうしても仕組みが複雑になりがちだが、誰でも利用できるシンプルなシステムや画面にすることに試行錯誤しながら開発したという。
「moreNOTE介護認定審査会デジタルパック」を導入することで、これまで時間を費やしていた資料作成や事前送付に必要な人件費や紙のコストを削減。また各審査委員が審査会資料を見ながら、各申請者に対する事前判定を入力でき、審査の質の向上や審査時間の短縮が図ることができる。現在、約40の介護認定審査会が導入し、作業の効率化やコスト削減を実感している。
また富士ソフトでは、出社する社員とテレワークをする社員が混在することで浮き彫りになるコミュニケーション課題に着目し、「FAMoffice」を開発。「FAMoffice」とは仮想オフィス空間のことで、社員は一人ひとりがアバターとなって仮想オフィス空間に出社し、自分の席に着席。話しかけたい相手にアバターを重ねるとビデオ通話が始まり、気軽に社員同士でコミュニケーションできる。また仮想オフィス空間の会議室に移動するとビデオ通話が始まり、画面や資料を共有することも可能だ。さらにチャット機能やつぶやき機能もあり、より密なコミュニケーションができるのも特徴。導入した企業からは「離れていてもストレスなく、すぐに連携ができる」「在宅勤務でも出社している気持ちになり、相手の様子もよく見える」という声が届くという。これからのハイブリッドワーク時代に、ますます注目されそうなシステムだ。
こうした「FAMoffice」と同様のシステムを活用した「FAMcampus」も開発した。コロナ禍に広がったオンライン教育の支援もさることながら、「自治体様向けに、不登校のお子さんにも新たな学びの場を提供できる不登校支援パッケージもあります」と担当者。卓越した技術力と開発力で、環境資源を守り、社会や教育現場に貢献する富士ソフト株式会社。サステナブルな未来に対する新たなソフト開発はこれからも続く。
