同時進行ができない！ 要領が悪い人の改善方法
こんにちは、キャリアカウンセラーの中谷充宏です。最近「生産性」という言葉をよく耳にしませんか？ 労働力人口が減少の一途を辿る中、この先の日本経済を支えていくのは、この「生産性」を向上させること。仕事において「要領がよくない」と生産性は上がっていきません。そこで今回は、仕事における「要領のいい、悪い」について解説していきます。要領がいい人の特徴から、仕事の生産性を上げるコツを探っていきましょう。
■要領がいいってどんな意味？
まず「要領がいい」という言葉ですが、実は下記のとおり2つの意味があります。
（1）物事をうまく処理する方法を心得ている。手際がいい
（2）巧みに立ち回るすべを心得ている
わかりやすく説明すると、「あの人は仕事の処理スピードが早い」というのは、前者の（1）に該当します。一方、「あの人、大して実力がないのに、上司に気に入られているよね」のように、人に取り入ったりするのがうまいのは後者の（2）になります。
この「任された仕事の処理が早いこと」と「人に取り入るのがうまいこと」の2つは、仕事ではどちらも重要なポイントになるため、「要領がいい」に越したことはありません。ただ、（2）は下手をすると、周囲からずる賢い奴と見なされ、総スカンを食らってしまう危険性も。したがって、ここはやはり（1）のスキルを磨いていくのが、「要領のいい人」になるコツだと考えてください。
■要領がいい人、悪い人の差って？
では、要領がいい人と悪い人のあいだには、どのようなちがいがあるのでしょうか？ その差から仕事の効率をUPするスキルを紐解いていきましょう。
◇要領がいい人の特徴5つ
（1）の「物事をうまく処理する方法を心得ている。手際がいい」に絞って、要領がいい人の5つの特徴を説明していきます。
☆いきなり仕事に取りかからない
たとえば上司から「営業課のプレゼン資料が溜まってきたから、整理しておいて」と、仕事を振られたとします。そうすると「はい、わかりました」と優先順位をつけることなく、その振られた仕事に取りかかってしまうこと、ありませんか？
当然のことですが、仕事を進めるにあたっては時間もマンパワーも限られています。普段からたくさんの仕事を抱えている訳ですから、ちゃんと優先順位づけをして、順位の高いものから取り組んでいかなければなりません。この場合、上司にきちんと納期を確認することが重要。たとえば「特に急ぎではないから、来月末くらいで大丈夫だよ」と回答があったのなら、いますぐではなく手が空いた時にやればいいということになります。
☆なんでもかんでも引き受けない
上記と少し似ていますが、頼まれごとをつい軽い調子で引き受けてしまう人も要注意。仕事を任されるのは、あなたを信用・信頼してのこと。決して悪いことではありませんが、なんでもかんでも引き受けていたら、パンクしてしまいます。
頼まれごとをされた際には、安易に受けるのではなく、受けられる状況なのかどうかを判断し、引き受けざるを得ないのならば、条件をつけ加えておきましょう。たとえば、資料作りを頼まれたとします。そこで「私はいま、今週末開催のセミナー準備で手が離せない」と現状を説明し、「来週以降ならば」と条件をつけて回答するのです。余計な頼まれごとを引き受けて、自身の任務が疎かになってしまうのは本末転倒だと考えてください。
☆集中する（環境を整える）
まわりと談笑しながら、パソコン作業を進めても効率は良くないですよね。またスマホが気になったり、ネットニュースに目をやったりと、作業に集中できていない人が目立ちます。
最近、作業に集中できるよう個室や個別ブースを用意している会社もあるようですが、こういった集中できる環境に身を置いて作業に専念するのも有効です。
途中で作業が中断される代表的な事例といえば、電話対応。この対処方法として、職場内で事前に電話番を決めておく、というやり方もおすすめです。自身が電話番でない時は、目の前の作業に集中できますからね。
☆効率が上がるものを徹底活用する
ガジェット、ツール、アプリなど、仕事の効率を上げるために使えるものは使い尽くします。例えば、古くから活用されているエクセルの関数やマクロの機能はその代表的なものですし、今だとわざわざ自分のパソコンを立ち上げなくても、スマホでメールのやり取りができるといった、アプリも非常に充実していますよね。新しいものは慣れるまでが少々面倒ですが、後々のことを考えて、積極的に導入し使いこなすようにしてください。
☆複数の仕事を同時進行させる
担当している仕事が終わるまで、なかなか次に取りかからないという人もまれに見かけます。ただ、これではほかの仕事が全然進みません。マルチタスク、つまり複数の仕事を同時進行させるようにしないと、終わるものも終わりません。
このマルチタスクを進めるには、既述のように期限を念頭に置いて優先順位づけをすることが必須です。たとえば、ある任務が終わって上司の確認待ちだったら、それまでの間、次に優先順位の高い仕事に取りかかっていきましょう。一秒たりとも時間を無駄にしない意識が求められます。
◇要領が悪い人の特徴って？
一方で、要領が悪いとされる行動もなかにはあります。端的にいうと、上記に挙げた5つの特徴の逆を行く人は、要領が悪い人に当てはまります。
・後先考えず、とりあえず目の前にある仕事から取りかかる人
・頼まれごとを断れず、安易に引き受けてしまう人
・仕事に集中できない人
・便利なツールがあるのに使おうとせず、使いこなせず、効率の悪いやり方を続けている人
・目の前の仕事を終わらせないと次の仕事をはじめられない人
これらの特徴に思い当たる部分があったら、ぜひ仕事のやり方を見直してみてください。
■仕事上、「要領がいい」は自己PRになる？
要領がいいことは、仕事を進めるにおいて重要な部分。「要領がいい＝仕事ができる」という点につながりますので、十分セールスポイントになります。ただ、既述したとおり「要領がいい」という言葉には2つの意味があり、後者と捉えられてしまうと、マイナスな印象になりえます。したがって、面接時には前者のほうに絞ってアピールすべきです。
具体的には、誤解を生まぬよう「要領がいい」という言葉をそのまま使うのではなく、「周囲よりも早く仕事を完遂することができる」や「効率的に仕事を進めるための創意工夫ができる」といった具合に、できるだけ具体的な内容に改良して表現します。その後、既述した5つの特徴を意識した、具体的なエピソードやエビデンス、データを用いてこの強みを持っていることを証明します。
たとえば「文書作成時のために複数のテンプレートを事前に用意しておき、TPOに合わせてすぐに使えるよう工夫している。これを部署内でも共有するようにしていて、各々で作成するよりも約50％も効率を向上させた」など。何をして、結果どうなったのか、具体的に伝えるようにしましょう。
■この先ますます「要領がいい人材」が求められる
どの企業も生産性の向上が喫緊の課題ですから、この先「要領がいい人」がますます求められてきます。そのため、日常業務に漫然と取り組むのではなく、無駄な作業はないか、改善できることはないか、という視点を持って、主体的に仕事に臨むようにしてください。そうすれば自身のキャリアも磨かれていき、社会から必要とされる人材になっていくことでしょう。
（中谷充宏）
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