【知っ得！虎の巻】会社で受信したメールを自宅でも読みたい

本人に直接連絡ができてパソコンに履歴が残ることから、社内の連絡事項や取引先との連絡にメールを使う場合が多い。メールは便利な道具だが、何らかのトラブルでパソコンが壊れてしまえば、それまでにやりとりしたメールがなくなってしまうことも考えられる。

また仕事に熱心な人の中には、スケジュールや業務内容を確認するため、社内で受信したメールを会社のセカンドパソコンや自宅のパソコンにも残しておきたい人もいるだろう。

そこで今回はWindows XPにプレインストールのOutlook Expressを例に、会社で受信したメールを自宅のパソコンでも読みたい場合に役立つ方法を紹介しよう。

■知っ得 No.0058　仕事のメールを自宅でも確認できる便利な設定
仕事のメールを自宅のパソコンでも確認したい場合に役立つ方法を2つ紹介しよう。
1つめの方法は、会社で受信したメールを自宅のパソコンでも同じメールアカウントを使って受信する方法だ。この方法を利用する場合、会社と自宅のパソコンのメールソフトで受信する際に「メールをサーバーに残す」設定にしておく必要があるが、自宅のパソコンのメールソフトを使って、会社のメールソフトに設定しているメールアカウントにアクセスして同じメールを受信することができる。

2つめの方法は、会社で受け取ったメールを自宅のパソコンで利用しているメールアドレスに転送する方法。会社のパソコンで利用しているメールソフトで、ルールの設定を行うだけで自宅のメールアドレスをそのまま利用して受信できるので、お手軽である。


●会社で利用しているメールアカウントにアクセスする
会社で利用しているメールアカウントに、自宅のパソコンからもアクセスして受信するには「メールをサーバーに残す」設定を行う必要がある。会社と自宅でどちらでも常に受信するには、両方のパソコン環境で以下の設定を行う。

Outlook Expressを起動し、［ツール−アカウント］を選択する（画面１）。［インターネット アカウント］ダイアログボックスが開いたら、［メール］タブを選択する。対象のメールアカウントを選択し、［プロパティ］をクリックする（画面２）。
画面１［ツール−アカウント］を選択画面２［プロパティ］をクリック
［アカウント名のプロパティ］ダイアログボックスが開いたら、［詳細設定］ダフを選択し、［サーバーにメッセージのコピーを置く］のチェックボックスをオンにする（画面３）。
画面３［サーバーにメッセージのコピーを置く］のチェックボックスをオン
［サーバーから削除する］のチェックボックスをオンにし、○日後の日数を設定する（画面４）。
※ここのチェックを入れない場合、メールサーバーにメールが溜まり続けるので、なるべく設定し、一定の日数が経過すると削除するように設定したほうがよい。
［OK］をクリックする（画面５）。
画面４ ○日後の日数を設定画面５［OK］をクリック
この方法は、会社と自宅のパソコンどちらか片方だけの設定だと、設定されていない方が先に受信してしまうとサーバーからメールが削除されてしまうので両方で設定しておく必要がある。また、あらかじめ自宅のパソコンには、会社で使っているメールアカウントを設定しておく必要がある。

メールサーバーが会社内に設置されている場合、会社のネットワーク管理者に相談してアクセスできるか確認する必要がある。プロバイダのメールサーバーを利用している場合でも、同じ設定では接続できないことがある。自宅で利用しているプロバイダが別のプロバイダ場合、各プロバイダが行っているセキュリティの設定で、そのままでは接続できないこともある。このような場合は、プロバイダのホームページで設定方法を確認してみよう。


次のページでは、会社で受信したメールを転送する技を紹介しよう。
●会社で受けたメールを転送する
会社のパソコンで受信したメールを、自宅のパソコンのメールアドレスへ自動的に転送するルールを設定することで、自宅のパソコンでも同じメールを確認することができる。会社のメールソフトで設定するだけで、自宅のパソコンで使っている個人のメールアドレスで受信することができる。

Outlook Expressを起動し、［ツール−メッセージ ルール−メール］を選択する（画面６）。［新規のメール ルール］ダイアログボックスが開いたら、［1.ルールの条件を選択してください］の項目から、［すべてのメッセージに適用する］のチェックボックスをオンにする（画面７）。
画面６［ツール−メッセージ ルール−メール］を選択画面７［すべてのメッセージに適用する］のチェックボックスをオン
続いて、［2.ルールのアクションを選択してください］の項目から、［指定したユーザーに転送する］のチェックボックスをオンにする（画面８）。続いて、［ルールの説明（下線をクリックすると編集できます）］の項目で、下線の付いた［指定したユーザー］のテキストをクリックする（画面９）。
画面８［指定したユーザーに転送する］のチェックボックスをオン画面９ 下線の付いた［指定したユーザー］のテキストをクリック
［ユーザーの選択］ダイアログボックスが開いたら、アドレスの枠に自宅のパソコンで利用しているメールアドレスを入力し、［OK］をクリックする（画面10）。
画面10 メールアドレスを入力
［4.ルール名］にルールの名前を入力し、［OK］をクリックする（画面11）。メッセージルールに設定したルールが追加されたことを確認し［閉じる］をクリックする（画面12）。
画面11 ルールの名前を入力画面12［閉じる］をクリック

なお、この方法で自宅のパソコンのメールへ転送するように設定した場合、いちど会社のパソコンで受信作業をしないと転送できない。Outlook Expressでは、オプションの設定で［新着メッセージをチェックする］のチェックボックスをオンにすることで自動受信ができる。これにより、帰宅後も自動的に受信・転送させて自宅で確認することができる。ただし、会社のパソコンの電源を切って帰ってしまうと受信や転送ができないので、大事なメールの受け取りを待って、引き続き自宅で確認したい場合などは、会社のパソコンの電源を切らないようにするなどの注意が必要だ。


前述は、アカウントを分けて個人で利用しているメールと会社で利用しているメールを分けて受信できるが、２個所で設定しないといけないほか、会社やプロバイダのセキュリティにより設定に手を加えないといけない場合があり、上級者向けといってよい。
後述の設定は、メッセージルールの設定だけで簡単にできるが、自宅のパソコンのメール宛に届くため個人のメールと一緒になってしまう欠点がある。

自分の利用環境を考えて、どちらの方法を活用するかを決めて設定するとよいだろう。


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編集部：篠崎 哲（ジャムハウス）
制作編集：エヌプラス
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