ネットブックにも最適！スケジュール帳はオンラインに【知っ得！虎の巻】

新年を迎え、スケジュール帳を新調する人も多いだろう。普段ネットブックを持ち歩いているのなら、いっそのことスケジュール帳もオンラインのものを活用してはどうだろうか？　分厚いスケジュール帳でカバンが膨らむこともないし、ついうっかりスケジュール帳を忘れてきてしまったという失態も防げる。スマートな"できる"社員になれること間違いなしだ。

■知っ得 No.0078　オンラインのスケジュール帳を利用する
オンラインのスケジュール帳は、ブラウザが見られる環境ならどのパソコンからも利用することができるので、個人のネットブックと会社で使っているメインのパソコンで、データの同期をとる手間が掛からないのも魅力だ。
今回は、数あるオンラインのスケジュール帳の中から使いやすさで定評がある、「Googleカレンダー」を取り上げてみる。

●「Googleカレンダー」を始める
まずは「Googleカレンダー」のサイト（http://calendar.google.com/）にアクセスしよう（画面１）。
Googleカレンダーを利用するには、Googleのアカウントが必要となる（無料）。まだ持っていない人は、［アカウントを作成］をクリックして作成しよう。アカウントを持っている人は、［メール］と［パスワード］を入力して［ログイン］をクリックする（画面２）。
画面１「Googleカレンダー」のサイトにアクセスしよう画面２［メール］と［パスワード］を入力して［ログイン］をクリックする
Googleカレンダーが起動する（画面３）。なお、カレンダーの表示は、右上のタブで日、週、月単位、4 日間に切り替えることができる（画面４）。
画面３ Googleカレンダーが起動する画面４ カレンダーの表示は、右上のタブで切り替えることができる

●予定を入力する
それではカレンダーに予定を書き込んでみよう。書き込みたい日付のセルをクリックし、［タイトル］に内容を入力し、［予定を作成］をクリックする（画面５）。これでカレンダーに予定が書き込まれた（画面６）。
画面５［タイトル］に内容を入力し、［予定を作成］をクリックする画面６ これでカレンダーに予定が書き込まれた
同様にしてどんどん予定を書き込んでいこう（画面７）。なお、右上の［予定リスト］タブをクリックすると、入力した予定を一覧で表示することができる（画面８）。
画面７ 同様にしてどんどん予定を書き込んでいこう画面８ 入力した予定を一覧で表示することができる

●予定の詳細を設定する
細かい予定の内容を設定することもできる。予定を入力する際に、［予定を作成］をクリックする前に［予定の詳細を編集］をクリックするか、入力された予定をクリックする（画面９）。表示される画面で、時間を設定したり、説明を追加したりしよう（画面10）。［保存］をクリックすれば、内容が確定されてカレンダーに戻る。
画面９［予定の詳細を編集］をクリックするか、入力された予定をクリックする画面10 表示される画面で、時間を設定したり、説明を追加したりしよう
なお、この予定を同僚など他の人にメールで知らせることもできる。［ゲスト］の［ゲストを追加］をクリックし（画面11）、相手先のメールアドレスを入力するだけだ（画面12）。通知された相手は、Googleカレンダーを使用していなくても、出欠確認などのメールを返信することができる。
画面11［ゲスト］の［ゲストを追加］をクリックする画面12 相手先のメールアドレスを入力するだけだ

●リマインダ機能を使う
スケジュールに入力しておいたものの、ついうっかり忘れていた、なんていうことがないようにするために便利なのが、リマインダ機能だ。あらかじめ設定した時間に、予定が入っていることを知らせてくれる。先ほどの予定の詳細を設定する画面で設定できる。［オプション］の［通知］で、［メール］か［ポップアップ］を選び、時間を設定する（画面13）。これで予定時間の前に、メールやポップアップ表示で予定が入っていることが通知されるようになる（画面14）。
画面13［メール］か［ポップアップ］を選び、時間を設定する画面14 メールやポップアップ表示で予定が入っていることが通知されるようになる

●他の人とカレンダーを共有する
カレンダーは他の人と共有することもできる。同じ部署の仲間同士でカレンダーを共有しておけば、相手にどんなスケジュールが入っているかも一目でわかる。
カレンダーを共有するには、［他のカレンダー］で［追加］をクリックし、［［友だちの］カレンダーを追加］を選択する（画面15）。共有したい相手のメールアドレスを入力し、［追加］をクリックする（画面16）。
画面15［［友だちの］カレンダーを追加］を選択する画面16 共有したい相手のメールアドレスを入力し、［追加］をクリックする

相手先にアクセスを依頼するメッセージを送る。必要に応じてメッセージを書き換えて［リクエストを送信］をクリックする（画面17）。相手側が了承すると、カレンダーにその人のスケジュールも表示されるようになる（画面18）。
画面17 必要に応じてメッセージを書き換えて［リクエストを送信］をクリックする画面18 相手側が了承すると、カレンダーにその人のスケジュールも表示されるようになる

これまで見てきたように、オンラインで管理できるスケジュール帳には、自動的にスケジュールを通知してくれたり、何人かで共有できたりといった、紙のスケジュール帳にはない便利な機能がいろいろあるので、ぜひ活用してみよう。

以下にオンラインスケジュール帳サイトを少しピックアップした。サイト選びの参考にするとよいだろう。

サイト名特徴Googleカレンダー他のカレンダープログラムからのデータインポートも可能。Yahoo!カレンダー携帯からも操作可能。天気や占いなどの情報を一緒に表示できる。

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編集部：池田利夫＋岡本奈知子（ジャムハウス）
制作編集：エヌプラス
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