長時間の会議を集中して行うにはどうすればいいのか。400以上の企業や官公庁に組織変革支援を行ってきた沢渡あまねさんは「1時間ごとに10分程度の休憩を挟むといい。その際、会議のパフォーマンスを高めるために5つの方法を意識してほしい」という――。

※本稿は、沢渡あまね『話が進む仕切り方』(技術評論社)の一部を再編集したものです。

写真=iStock.com/Terminator3D
※写真はイメージです - 写真=iStock.com/Terminator3D

■月曜朝イチ、午後イチの会議は極力避ける

会議や講義を進めるとき、どうしても集中しにくく進捗(しんちょく)しにくい“魔の時間帯”があります。たとえば、午後イチ。昼ご飯を食べた直後で眠くなりやすい。とはいえ、昼休み前は空腹でイラついたり、タイミングを逃すと社員食堂や近所のレストランが混雑してしまい、会議に集中できないことも。

曜日の設定も重要です。たとえば、月曜朝イチの会議。休み明けで気分がのっていない人が多かったり、通勤ラッシュや交通トラブルで出社した時点でヘトヘトになっていたり、子どもの急な体調不良の対応で遅くなったり、なにかと落ち着かない。

このような「魔の時間帯」の会議は、なるべく避けたいものの、そうもいかないことが多いでしょう。そんな場合の小技を紹介します。

● 午後イチはグループワークやディスカッションから入る

午後イチの会議で、偉い人の講話や通達から入るのはちょっと待った! 催眠効果抜群ですよね。ドラクエで言うところの「ラリホー」です。

午後イチに会議を設定する場合は、グループワークやディスカッションを取り入れましょう。頭と口を動かすことで眠気覚ましになりますし、冒頭にインタラクティブ(双方向)な取り組みをおこなうことで場の雰囲気が和らぎ、発言しやすくなり、会議が活性化します。私も午後イチの講義をするときは、冒頭の解説や自己紹介もそこそこに、いきなりブレークアウトセッションをおこなうことが多いです。

● 昼休み前は5分早く終わる

昼休み前の会議は、できれば5分程度早めに終わるようにしましょう。12時から昼休みなら、11時55分目標で終了する。かつ、事前にアナウンスしておくといいでしょう。

「11時55分には終わりたいと思います」

このひと言があるだけで、食堂の混雑が気になってヤキモキしがちな人も安心して会議に集中することができます。

午後にまたがる会議の場合、昼休み前に議題やテーマを解説し(かつ11時50分〜55分には終え)、午後イチはそのテーマのグループディスカッションから開始してみるのも一考です。午後イチの眠気覚ましも解消することができます。

■昼休みから30分置いたほうがいい

● 午後イチの会議は13時30分以降に開始する

午後イチの会議は、13時ではなく13時30分開始にする。30分ずらすだけでも眠気覚ましの効果がありますし、その30分の間でゆっくりトイレに行ったり、昼寝をしたり、メールをチェックして返したりすることができ、メンバーもファシリテーターも午後の会議に集中することができます。

● 月曜朝イチの会議はアイスブレークから入る

月曜朝イチの会議は、いきなり本題や重要事項の連絡から入るのではなく、アイスブレークから入る。気持ちもほぐれますし、やむをえない事情で遅れてくる人の救済にもなります。

ただし、「朝礼で持ち回りで何か話す」といった取り組みは、人によってはプレッシャーに感じるので要注意。「自分の番が回ってくると思うと、土曜日から緊張して、週末ゆっくり休めない」という人も実際にいます。

■1時間に5分〜15分の休憩を入れる

● 休憩やストレッチを挟む

疲れてきたと思ったら、休憩を。5分や10分の休憩でもリフレッシュできます。あるいは、手軽にできるストレッチ体操を皆でやってみるのもアリですね。心も体もほぐれます。

写真=iStock.com/AndreyPopov
※写真はイメージです - 写真=iStock.com/AndreyPopov

「休憩を制する者は場を制する」と言っても過言でありません。私の持論ですけれども(苦笑)。休憩は場の空気や流れを変えたり、その後の進め方をいったん検討したりと、その場を建設的に進めていくための大事なツールです。適度に休憩を挟みながら、場の進行をしていきましょう。

休憩の取り方は、時と場合によりますが、「50分〜60分に一度、10分程度の休憩をとる」くらいの塩梅で考えてみてはいかがでしょうか。人が集中して話を聞いたり、議論に集中できるのは40分〜50分程度ともいわれています。その意味では、小学校の45分授業は合理的な時間設定と考えることができます。

50分ないし60分+10分休憩のサイクルで会議や講義を進めるのでは休憩が多すぎると思われる場合は、90分おきにし、合間にペアワークやグループディスカッションなど、景色が変わるインタラクティブな場を入れることで、気持ちを切り替える――そのようなアレンジがいいと考えます。

休憩の所要時間ですが、オンライン会議の場合はさておき、対面の場合は、会場のトイレの数や距離、喫煙所の距離などを考慮して、10分がいいのか、15分がいいのか決めましょう。特に昼食後、午後の1回目の休憩はトイレ需要が高くなるため(ミニワークやエクササイズなど眠気覚ましを兼ねて体を動かすアクティビティを盛り込む場合は特に)、早めのタイミングかつ10分〜15分程度の休憩を挟むことをおすすめします。

■短い休憩時間にすべきこと

休憩を戦略的に使いこなすための観点

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最も根源的、かつ人間的な目的です。ものごとに集中するには、適度なリフレッシュが必要。一定の休憩を挟むことで、場に一定のリズムをもたせることができ、出席者にテンポいい思考や行動を促せるメリットも大きいです。

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講義を聞いて→休憩を挟んで→ディスカッション。このように休憩を挟むことで、直前に得たインプットを意識的ないし無意識的に脳内で咀嚼および整理させることができ、その後のディスカッションがスムーズかつ活発におこなわれる効果も期待できます。

進め方の戦略を練る
ファシリテーターにとってのメリット。意見がまとまらない、ゴールが見えない時など、休憩を提案して(理由は「ちょうど1時間経ちましたので」でも「のどが渇いた」でもなんでも結構)、その後の進め方の戦略を練ります。
メンバーにグループワークをしてもらって、その間にその後の進め方を練るのもありです。

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場を荒らす人がいた時、反対意見が飛び交って炎上しそうな時。コンフリクトを治めるときも、いったんクールダウンすると効果的です。

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緊急事態発生。すみやかに休憩を提案して、トイレに行ってください。ファシリテーターだって体調を崩すことがあるさ、にんげんだもの。
と同様に、グループワークをしてもらって、その間にしれっとトイレに行く方法もあります。

■早く会議が終わった場合は参加者に礼を言う

“10 minutes back (to you).”

「10分をあなたにお返しします」という意味。外資系企業のマネージャーや、欧米のビジネスパーソンがたびたび発する定型フレーズです。私もグローバル企業に勤務していた時、ロサンゼルスやパリのマネージャーから何度もこのフレーズを聞きました。たとえば、1時間を予定していた会議が50分で結論が出て終了したとき、このひと言で時間を相手に戻します。

このフレーズは、メンバーの時間に対する意識を変えます。

「相手の時間を奪わない」
「会議を予定時刻より早く終えるのはいいことである」

この認識が浸透すると、スムーズかつ効率のいい進行に意識が向きますし、コミュニケーション手段そのものを疑って改めるようになります(対面ではなくオンラインミーティングでおこなう、チャットで済ますなど)。そうして、組織カルチャーが変わってきます。

■「皆さんのおかげで予定より早く進行できました」

ファシリテーターは、できればものごとが予定より早くスムーズに終わった事実に、感謝のひと言を添えましょう。その際、どんな行動がよかったのかをつけ足すとなおいいです。たとえば、2時間の会議が、1時間30分で終わったとしましょう。

沢渡あまね『話が進む仕切り方』(技術評論社)

「みなさんの活発なアイデア出しのおかげで、予定より30分早く進行することができました。ありがとうございました」

このように伝えると、一体感を高めることができますし、メンバーの「自分も場を共に創る一員である」当事者意識が高まり、メンバーの意識の向上や行動の改善を促すことができます。なにより、場の空気がよくなります。

飛行機の客室乗務員は、このファシリテーションを意識的におこなっています。定刻より早く現地に到着したとき、客室乗務員は次のようなアナウンスを流すでしょう。

「皆様の速やかなご搭乗のおかげで、当機は福岡空港に定刻より10分早い11時50分に到着いたしました。定時運航にご協力をいただきましてありがとうございました」

定刻より早く到着した事実。

それが乗客の速やかな行動と協力の賜物である事実。

そして、感謝のひと言。

これらを伝えることで、乗客は自分も定時運航を左右するステークホルダーであり、今後も迅速な行動を心がけようと意識するようになります。このアナウンスには、乗客への期待役割を伝える効果もあるといえるでしょう。実際、ある航空会社では、客室乗務員がこのひと言をアナウンスするようにしてから、乗客の行動が変わり、定時運航率が大幅に向上したそうです。

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沢渡 あまね(さわたり・あまね)
作家/ワークスタイル&組織開発専門家
1975年生まれ。あまねキャリア株式会社CEO/株式会社NOKIOO顧問/浜松ワークスタイルLab所長/国内大手企業人事部門顧問ほか。「組織変革Lab」主宰、DX白書2023有識者委員など。日産自動車、NTTデータなどを経て現職。400以上の企業・自治体・官公庁で、働き方改革、組織変革、マネジメント変革の支援・講演および執筆・メディア出演を行う。『問題地図』シリーズ(技術評論社)をはじめ、『新時代を生き抜く越境思考』(同社)、『職場の科学』(文藝春秋)、『チームの生産性をあげる。』(ダイヤモンド社)、『仕事は職場が9割 働くことがラクになる20のヒント』(扶桑社)など著書多数。
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(作家/ワークスタイル&組織開発専門家 沢渡 あまね)