急務に追われると逆にダラダラ時間が増える心理
やらなければならないことがあるのに、つい怠けてしまうと嘆くあなたへ（写真：Ushico／PIXTA）
「英会話を習いたい」「ダイエットをしたい」など夢や目標はあるのに、なかなか手を付ける時間がない、と嘆く人は少なくないでしょう。本稿はタイムコーディネーター・吉武麻子さんの著書『目標や夢が達成できる 1年・1カ月・1週間・1日の時間術』より一部抜粋・再構成して、“目標を先送りにせず、時間に追われない優先順位付けの5つのポイント”についてお伝えします。
時間に追われない優先順位の付け方
目標は早く達成するに越したことはありません。なぜなら、時間がかかればかかるほど、成果を感じられずに行動が止まる可能性が高くなるからです。もしそうなれば、それまで積み重ねてきたものが、台無しになってしまいます。
目標や夢のために、24時間すべてを注ぎ込めたらもちろん最高ですが、皆さんも仕事や子育て、家事、介護など、さまざまなやることを抱えながら、限られた時間の中でその実現に向けてがんばっているはずです。であればなおさら、優先順位をつけることに着手しなくてはなりません。
効果の高いことを優先的に取り組むことで、効率的に結果を出すことができるのは当然です。ところが、感情のある人間は、理論上だけで優先順位をつけても、そのとおりになかなか動けないのです。
また、人間の脳は未完のものに意識が行くので、終わってないものがあると目の前のことに集中できなくなってしまいます。だからこそ、優先順位付けは、目標や夢にかけられる時間だけを切り取るのではなく、1日の時間の使い方、特に仕事の時間でも気をつけていかなければなりません。
本稿では、タスクを先送りにせず、時間に追われない優先順位付けの5つのポイントをお伝えします。
優先順位付けの5つのポイント
〈優先順位付けのポイント� 啅杁淦�と重要性
スティーブン・R・コヴィー博士が『7つの習慣』で提唱した方法は、「緊急性」と「重要度」を軸に、4領域に分けて優先順位を決めていきます。
第一領域：緊急であり、重要であること
第二領域：緊急ではないが、重要なこと
第三領域：緊急であるが、重要でないこと
第四領域：緊急でもなく、重要でもないこと
書き出したタスクの横に、領域の番号1〜4を振ってみましょう。
優先順位を決める軸として、最も優先順位が高いのが第一領域で、順に番号が大きくなるほど優先順位が低くなります。
カギとなるのは第二領域です。
第一領域が重要なのはもちろんですが、毎日この第一領域に追われている状態というのは、つねに時間に追われていることを指します。緊急で重要だからこそ、つねに締切ギリギリで焦っている状態です。
そして、重要なタスクの中で緊急ではなかった第二領域のタスクが、結局は緊急で、重要な第一領域に昇格してしまうのです。これでは、心理的にも負担になります。
また、第一領域に追われていると、反動で第四領域のタスク時間が比例して増えてしまうのです。第四領域とは、SNSや動画などをダラダラ見てしまう時間です。
とある企業研修で、1日の時間をどのように使っているのか書き出してもらうと、「ダラダラと何をしているわけでもない虚無の時間が多い」と気づきのシェアをした方がいました。
その方に確認してみると、ちょうど仕事で「緊急で、重要なこと」に追われている時期で、家に帰ってくると何をする気力もなく、つい何時間もダラダラとSNSを見てしまっていたとのことでした。
第一領域のタスクをこなしていくことは大事ですが、第二領域のタスクも遂行していかなければ、無駄な第四領域の時間が増えてしまいます。したがって、意識して、第二領域のタスクも前倒しで進めていくことが重要です。
未来のための時間を4割確保する
〈優先順位付けのポイント�◆咫�3：3：4 」の時間バランス
優先順位は「緊急性」と「重要度」を軸に決めていくことがもちろん基本となります。しかし先述のとおり、それだけだと今すぐやらなければならないタスクの対応だけに追われてしまいます。
そこで大切になってくるのが、時間配分の視点をプラスすることです。
「3：3：4」＝「今やるべきことの時間：人とかかわる時間：未来のための時間」です。未来のための時間というのは、つまり「緊急ではないが、重要である」第二領域のタスクがメインとなります。
例えば、スキルアップや長期的な成長のための勉強など、目標や夢に向けた時間は、限られた時間の中で行動していく人にとっては、何よりも死守しなければいけない時間だということです。
目の前のことをこなすことで時間が過ぎていってしまう現状を打破したいのであれば、目標や夢に向けた時間を優先的に確保しましょう。
「緊急性」と「重要度」の軸、「3：3：4」の時間配分の両方の視点を踏まえて優先順位を決めていくと、着実に目の前のタスクも、先延ばしにしがちだった未来の大切なタスクも、しっかりと取り組むことができるようになります。
〈優先順位付けのポイント��〉所要時間と気軽さ
目標達成をするために効果が高いことは、たとえ時間がかかるものであっても、もちろん取り組むべきです。
ただし、何事も最初はエネルギーを要しますので、初めに時間のかかるものを持ってきてしまうと、ほとんどの場合が出鼻をくじかれます。ですから、リズムをつかむためにも、さっと取り組めるものから始めるのもおすすめです。自分にとって負担度の低いもの、つまりは気軽にできることから取り組んでみるのです。
まずは、初動で軌道に乗せていくことを意識してください。かかる時間とかかる負担を加味して、最初はハードルを下げてスタートしましょう。
例えば、営業の電話をかけることを「お客様と話せるから楽しい！」と考える人もいれば、「ある程度の台本を考えていないと電話は難しい」と考える人もいると思います。
前者の場合は、自分にとって負担度が低く、気軽にできることなので、すぐに取り組めるでしょう。後者の場合は、自分にとって気軽にできることではないので、どうすれば負担を感じず取りかかれるかを考えていきます。
まずは台本を考える、ご挨拶のメールを送りながら対面で話せないか、もしくはオンラインで話せないか提案してみるなど、自分にとって「これならすぐに取り組める」という方法を模索します。
モチベーションというのは、始めてしまえば上がってくるものです。その助走時間も、優先順位付けに組み込むのは、意外に大事です。
〈優先順位付けのポイント�ぁ嗟ダ莉膂未鬚弔韻襪世韻任覆�スケジューリングまでやる
タスクを書き出して、優先順位をつけたならば、いつ取り組むのか、具体的にスケジュールに落とし込んでいきましょう。時間ができたら取り組もうと思うと、いつまで経っても取り組めません。せっかく目標や夢があっても、取り組まなければ夢は夢のままです。
まずは、目標や夢の実現に向けて使える時間を確保したうえで、優先順位の高いものから、スケジュールに落としていきます。
がちがちに分単位でスケジュールを決める必要はありません。例えば1日に3時間、目標に向かって使える時間があるのなら、余裕を持って2時間半ほどのタスクを用意しておきましょう。
使える時間の枠に対して、やることをリストアップしておくということまでは最低限しておくと、どのタスクをやるか悩むという無駄な時間を費やさずに済みます。タスクを実行する順番も決めておくと、さらにスムーズになります。
なかなか朝起きられない人にも有効な方法
〈優先順位付けのポイント�ァ喞�時間を有効に使う
「仕事から帰ってきてから、資格試験の勉強をしようと思うけど、疲れきっていてできない」「仕事の流れで食事に行くことになって、帰りが遅くなり、そのまま寝てしまった」という相談も、よく受けます。
限られた時間で目標や夢を実現させていくためには、時間を生み出して活用していくこと以外にも意識を向けなくてはなりません。それは、時間の価値を上げる意識です。
精神科医の樺沢紫苑先生の『神・時間術』（大和書房）では、脳のパフォーマンスを最大に引き出し、24時間を科学的に2倍にする時間術が書かれています。
1日の中で集中力が高まる時間帯は朝です。特に、目覚めてからの3時間は「脳のゴールデンタイム」と呼ばれ、集中力が最高レベルに達します。朝の1時間は、夜の1時間の4倍の価値があると言います。
この朝の時間をメールチェックやSNS徘徊に使うのではなく、目標や夢実現のために使ってほしいのです。目標が仕事と直結している場合なら、早目に出社し、ひと仕事したあとにメールチェックをしましょう。
これを言うと、「朝時間の活用がいいということは知っているし、早起きを何度もチャレンジしてはみるものの、二度寝してしまいます」という言葉が返ってきます。
でも、それは当たり前で、いきなり早起きしようと思ってもなかなか難しいのです。
人間はもともと怠け者
人間はもともと怠け者だということを、ここでも思い出してください。
早起きをしたいのであれば、当然早寝が基本です。寝るのがもったいないという気持ちは捨て、しっかり睡眠時間を確保しましょう。また、寝る1時間前からはスマホを見ない、深酒をしないなど、睡眠の質を上げる習慣も取り入れてください。
そして、ひとりではどうしても怠けてしまうという人は、朝活コミュニティーを活用するのもいいでしょう。最近は、オンラインで活動する朝活コミュニティーもたくさんあります。自分に合った時間帯に開催している朝活コミュニティーを探してみるのもいいと思います。
私も5時50分から10分間、朝活でしたことをシェアし合う「5時からのアウトプット朝活」というコミュニティーを主宰し、早3年が経ちました。各自好きな時間から活動し、5時50分にZoom で集まって、朝活でしたことをシェアし合うだけのコミュニティーです。
積極的に朝時間を活用しているメンバーもいれば、5時50分に合わせて起きるメンバーもいます。ひとりでは早起きも三日坊主になりがちですが、こうした場や仲間の力があることで、朝の時間を有効活用できるものです。
中には、この3年間1日も欠かすことなく、5時からオンライン英会話を世界中の講師から受講しているメンバーがいます。彼女のこの3年間の時間価値は、ちりも積もって、とんでもないことになっているのです。30分×365日×3年＝32850分。素晴らしい財産ですね。
（吉武 麻子 ： TIME COORDINATE(株)代表取締役、タイムコーディネーター）
