オンライン会議で顔を隠すと会議が長引く理由
顔を隠すことは相手に不安感を与える（写真：sasaki106／PIXTA）
社内のオンライン会議などで、カメラオフやミュートがデフォルトになっていませんか？ しかし、カメラオフやミュートは気楽に思えて、実はメンタルを疲労させたり、会議の時間を長引かせたりする原因にもなるといいます。『直接会わなくても最高の成果が出る オンラインコミュニケーションの教科書 （一般社団法人オンラインコミュニケーション協会）』を一部抜粋・編集のうえ、スムーズに会議を進行させるためのカメラオンの重要性をお伝えします。
カメラオフはメンタルを疲労させる
あなたは、フルフェイスのヘルメットを被った人と普通に話すことができますか?「ちょっと怖い」という人が大半だと思います。実は、あなた自身がこれと同じことを意図せず行っている可能性があります。
それは、オンライン会議中にカメラをオフにすることです。自分の顔が映っていないほうが気楽だとか、家のなかが見えてしまうから嫌だとか、女性であれば、化粧をしていない顔で映るのが嫌だとか……。なかには、メールを返信したり、資料作成をするなどの「内職」をしているのがバレるから、という人もいるかもしれません。
しかし、カメラオフの会議は、フルフェイスのヘルメットを被った人と話をしているような状態です。つまり、相手の表情がまったく見えず、相手がどんなふうに自分の話を受け止めているのか、喜んでいるのか、悲しいのか、困っているのか、なんの手がかりもない状態だということです。
映画やゲームの悪役は、マスクを被っていることが多いですよね。マスクで表情を隠すと、得られる情報が少なくなり、相手に恐怖心を与えることができるからです。
映画『スター・ウォーズ』の悪役、ダースベイダーが怖いのは、マスクのデザインだけでなく、その裏でどんな表情をしているかがわからないからです。
実際、私たちの調査によれば、「相手の顔が見えない状態で会議を行うのは、相手の感情がわからず心理的疲労を感じる」という人が5割にのぼりました。
『直接会わなくても最高の成果が出る オンラインコミュニケーションの教科書P.46より
また、会議中にカメラをオフにすることは、相手のメンタルだけでなく、会議の成果にも悪影響を与えます。よく、「人は表情で会話している」と言われますが、私たちは日常的に言葉以外の要素も使いながらコミュニケーションをとっています。そのため、相手の表情や身振り手振りが見えないと、受け取れる情報量が格段に減ってしまうのです。
このように、カメラをつける習慣をつけないと、情報が少ないなかで会議を進めなければならず、伝えたいことがうまく伝わらなかったり、間違って伝わってしまったりと、ミスコミュニケーションにつながり、会議の生産性が著しく低下します。
私たちが行った調査では、カメラをオフにすると、カメラをつけたときに比べ、会議の時間が延びることと、合意形成の質が落ちることが確認されています。
ただし、ネット回線が不調で、画像が乱れて声も聞こえにくいようなときは、カメラをオフにしたほうがいいでしょう。そうすることで、音声がクリアになることがあるからです。
そんな場合は、「ちょっと通信が重いので、カメラ切りますね」と断りを入れるといいでしょう。あるいは相手が重そうなときは、「カメラをオフにすると調子がよくなりますよ」と言って、こちらからカメラオフを提案するのも必要な配慮です。
相手がカメラオンにしてくれるマジックワード
カメラオンが大切とはいえ、最近は「リモハラ（リモート・ハラスメント）」という言葉もあるそうですから、「何がなんでもオンにしなさい」と強制すると、ハラスメントだと言われてしまう懸念もあります。相手もナーバスになっているかもしれませんから、無理強いは禁物です。
特に、会議の参加者が全員揃ってから急に「カメラをオンにしてください」というのは避けたほうがいいでしょう。その状態でオンにするのが最も心理的ハードルが高いからです。
それよりも、ファシリテーター自身が誰よりも先にルームに入って、カメラをオンにしておき、会議室に入ってきた人から順に声をかけ、カメラをオンにしてもらうように促していくといいでしょう。
最初にきたメンバーのカメラがオンになっていると、後から参加した人は、「今日はカメラをつけるんだな」と思って、オンにしてくれる可能性が高くなります。
また次のような、「ひと言で相手がカメラをオンにしてくれるマジックワード」があります。代表的なものは次の3つです。
� 峪笋里弔燭覆は辰�伝わっているかどうか不安なので、よかったらカメラをオンにしてくれませんか」
�◆嶌Ｆ�はカメラオフですか? 私だけ顔が映っていると恥ずかしいので、よかったらつけてくれませんか」
��「うまく話せているかどうか不安なので、もしよかったらカメラをオンにしてくださいませんか」
�△砲弔い討蓮�普段からカメラをオフにしている相手に対しても、「今日は」と言ってかまいません。「今日はたまたまつけていないんですよね」というニュアンスを加えることで、伝わり方を和らげる効果があります。
「私だけなのは恥ずかしいので」というのも、「私が恥ずかしいので、助けてくれませんか」という意味になり、「カメラをつけてください」という強制的なニュアンスを薄めることができます。
また、「最初だけでいいので、カメラをつけてくれませんか」「久しぶりにお顔を拝見したいので、最初のうちだけカメラをつけてくれますか」という言い方もおすすめです。
「会議の間、ずっとつけていてください」ではなく、「最初だけ」と相手に譲歩するかたちをとることで、心理的なハードルを下げることができます。
このような言い方でお願いすると、比較的カメラをオンにしてもらいやすいでしょう。最初にカメラをつけると、その後もだいたいつけ続けてくれるものです。
ミュートを解除し相づちを打つと会議が早く終わる
以前、ある会社の方からこんな話を聞きました。1on1のミーティングをしているとき、相手の後輩が毎回ミュートにしているため、話のテンポが悪くなって困っているというのです。
先輩が、なぜミュートにしているのかと尋ねたところ、後輩は、「オンライン会議ではマイクをミュートにするのがマナーじゃないんですか?」と答えたそうです。新型コロナウイルスが流行し始めた当時、ウェブのニュースやSNSで、「オンライン会議では、発言時以外マイクをミュートにすべし」と、盛んに言われたのを覚えているでしょうか。
そこに書かれていたのは、「人数が多い会議やセミナーでは、ミュートにしておくのがマナーです」ということでした。なぜなら、人数が多ければ多いほど雑音の発生や発言のかぶりが起きやすくなるからです。そのため、「人数の多い会議では、ミュートにしよう」という記事が出たのだと思います。
ところが、「人数の多い会議では」の部分が抜け落ちてしまって、「オンライン会議ではミュートにするのがマナーです」という、間違った認識が広がってしまいました。そのせいで、人数が少ない会議や、1対1の打ち合わせでも発言時以外マイクをミュートにする人が増えてしまったのです。
また、「オンライン会議では相づちを打たなくていい」と思っている人もいますが、これもやはり、「人数が多いときは」という前提条件が抜け落ちてしまっています。参加人数が少ないときは、相づちを打ったほうがいいのです。何人以上を「人数が多い」とするかと言うと、およそ6人以上です。ですから、それ未満の人数で行うオンライン会議であれば、全員がミュートを解除して、相づちが聞こえるようにしたほうが、会議が早く終わります。
話している側からすると、対面の会議のときと同様に参加者から相づちが聞こえたほうが、自分の話が伝わっていることが実感できるからです。「うんうん」「ああ、なるほど」と言ってくれることによって、「ああ、ちゃんと伝わったな。じゃあこの話はもうここで切り上げていいな」と判断できます。意思疎通がきちんと図れるので、自然と会議が短くなるというわけです。
ところがマイクがミュートになっていると、相手が理解しているのか、していないのかが、いまひとつわかりません。そうなると、「伝わっていないみたいだから、補足したほうがいいかな」というように、不安のあまりつい余計な情報までどんどん話してしまう。だから会議が長引くのです。
なお、自分がいる場所の周辺が工事中で騒音がうるさい、犬が吠えている、まわりに人がいて会話をしているというようなときは、少人数の会議であっても発言時以外はミュートにしておきましょう。
ただ、よく「まわりが騒がしいのでミュートにしているんです」という人がいますが、そもそも騒がしい場所からオンライン会議に参加することは、極力避けるのが基本です。子どもやペットが飛び入り参加するのを微笑ましくていいと思う人もいる一方、そうは思わない人もいます。
また、会社の執務室などから会議に入ると、周囲の会話から情報が漏洩する恐れもあります。「取引先のA社、〇○な噂があるらしいよ」という同僚の会話を、A社との会議中のあなたのマイクが拾って、相手に聞こえてしまうかもしれません。「オンラインの会議だから、ネットにつながればどこでもいいや」という考えは改めたほうがいいでしょう。
（一般社団法人オンラインコミュニケーション協会）
